markdownを使って社内wikiを作れば情報共有がスムーズになる
社内wiki作成にmarkdownを活用すれば、さまざまなメリットがあります。この記事では、markdownで社内wikiを作成するメリットや流れ、おすすめツールなどをご紹介します。
markdownで社内wikiを作成するメリット
markdownで社内wikiを作成すると、一体どのようなメリットがあるのでしょうか。
汎用性の高さ
markdownのメリットとして、汎用性の高さが挙げられます。記述手法の中には「簡単に見栄えのよいデザインができるが閲覧環境が限定される」ものも多いです。
markdownであれば、閲覧する環境によって意図したレイアウトが大きく崩れるようなことはないでしょう。もちろん100％というわけにはいきませんが、基本的にマルチデバイスからの閲覧に適しています。
簡易的な記述
markdownのメリットとして、記述が簡易である点も挙げられます。いくら綺麗で見やすいレイアウトが可能でも記法が複雑であれば覚えるのも大変ですし、タグの管理も容易ではありません。
markdownは簡易的な記述でさまざまなデザインを表現できるため、その心配はないでしょう。最初にある程度の記法を覚える必要はありますが、学習コストは比較的軽微ですみます。
人によっては、一通りさらったらすぐに記述を始められるかもしれません。
見やすさ、分かりやすさを重視できる
markdownを使えば、見やすく分かりやすいドキュメントを作成できます。「見やすさ」や「分かりやすさ」といったファクターは社内wikiの肝になるため、可能な限り重視するのが望ましいでしょう。
ただし、見やすさや分かりやすさを重視するあまり、作成コストが膨れ上がってしまうのは本末転倒です。そういった意味でも、学習コストが低く気軽に導入・活用できるmarkdownは社内wikiの作成に適しています。
社内wikiを作成する際のポイント
それでは、次に社内wikiを作成する際のポイントを解説します。
情報をカテゴライズする
社内wikiを作成するにあたり、まずは情報を適切にカテゴライズしましょう。カテゴライズというのは「どの情報をどこに記載するかをまとめる」といった作業です。
業務に関する知見やノウハウは多岐に渡るため、ある程度階層化しないと目的の情報に辿り着きにくくなってしまいます。同時に「どのようにカテゴライズするか」によっても社内wikiの使い勝手が変わるため、なるべく閲覧者の立場になって行うことが求められます。
一つの考え方として、社内向けではなく外部に公開するサービスと仮定して作成するのもよいでしょう。社内向けのものだとデザインやレイアウトの手間を惜しんでしまう傾向があるかもしれません。しかし、外部に公開するとなると「より良いもの」を作る意欲も湧いてくるのではないでしょうか。
もちろんケースバイケースなので、自社に合ったやり方を模索することが大事です。
状況に合わせて内容を更新する
社内wikiは一度作ったらそれで終わりというわけではなく、状況に応じて内容をアップデートする必要があります。業務に関する知見やノウハウは環境や時代が変わるごとに新しくなるため、それを社内wikiに反映させることが大事です。
もし、いつまでも古い情報が記載されたままだとどうなるでしょうか。断言はできませんが「社内wikiを見ても求めてる情報に辿り着かない」という状況が繰り返し起きることで信頼性が落ち、徐々に使われなくなっていくかもしれません。
そうなってしまうと、作成した労力が無駄になってしまうことも考えられます。環境や時代に合わせて情報をアップデートすることで社内wikiの信頼性を向上させ、なるべく多くの人に使ってもらう必要があります。
同時に、業務に対する知見やノウハウが社内に蓄積することにもなるでしょう。個人ではなく組織に知財が集約されることで、教育コストの低下や再現性の向上といったメリットが期待できます。
アクセス権を正しく設定する
社内wikiの運用にあたっては、アクセス権を正しく設定することが大事です。アクセス権というのは「誰がどの情報にアクセスでき、どの情報に関する編集権限を持つのか」という概念です。
たとえば、アクセス権が適切に設定されておらず誰もがあらゆる情報の編集権限を有している場合はどうでしょうか。各人が自己の責務や全体像を捉えて行動できれば問題ないのですが、そうでない場合は多くの人が編集した見づらく分かりづらい情報が至るところで見受けられるようになるでしょう。
それでは、情報プラットフォームとしての意味が薄れてしまいます。では逆にごく狭い範囲の人にのみ編集権限を与えればよいのかというと、必ずしもそうではありません。
特定の人にのみ編集権限を与えると、どの情報も同じ人が編集しまとめることになります。それだと個人の主観を排除することができず、独りよがりな情報が散見される恐れがあるかもしれません。
アクセス権は、必要最低限かつ最低限の客観性を保持できる人に付与するのが望ましいでしょう。もちろんケースバイケースで特定の人にのみ付与した方が望ましい場合、もしくは全員に平等公平に付与した方が望ましい場合もあります。
絶対的な正解はないため、自社の特性を鑑みて決めるのがベターです。
markdownで社内wikiを便利に作成するためのツール
では、最期にmarkdownで社内wikiを便利に作成するためのツールをいくつかご紹介します。
Googleサイト
Googleサイトは、検索エンジンで有名なGoogle社がリリースしているWebサイト作成サービスです。Googleサイトを使うことで、誰でも簡単にWebサイトを作れるのが特徴です。
「社内wikiとWebサイトに何の関連が？」と疑問に思う人もいるかもしれませんが、両者は「情報を閲覧者に届けること」を目的としています。すなわち、Webサイトの構成やレイアウト、考え方などはそのまま社内wikiの作成に使えるということにもなるでしょう。
Googleサイトを使い情報が見やすく整理されたサイトを作れば、そのまま社内wikiとしての活用が可能です。もちろん外部に公開する必要はありませんので、特定メンバーのみ閲覧できる形にすることを忘れないようにしましょう。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブ上でmarkdownを利用できるようになるサービスです。markdownのメリットは前述の通りですが、Googleドライブで管理すればさらなる利便性の向上が見込めるでしょう。
一般的に、クラウドサービスのメリットとしては下記のようなものが挙げられます。
- インターネットに繋がればどこからでもアクセスが可能
- 共有や共同作業に向いている
- 自前のストレージを圧迫しない
クラウドは常にオンラインで運用管理されているため、インターネットが繋がる環境であればどこからでもアクセスが可能です。加えて、オンライン上で作業する形になるため共有や共同作業も簡単に行なえます。
そして、作成したファイルはサービス提供者側のサーバーに保存されるため、オフラインのストレージを圧迫しないといった利点もあるでしょう。
AIを活用し質の高いコンテンツ生成を実現する
markdownを使った社内wikiの作成は、情報共有をスムーズにするための一助となります。
markdownの特長はその汎用性の高さにあります。
GitHubやBitbucketなど、多くのプラットフォームがmarkdownをサポートしており、どの環境でも同じ書き方で文書を記述することが可能です。
また、記述自体も簡単であり、見た目に反映されるため、情報を直感的に理解することが容易です。
社内wikiを作成する際のポイントとしては、まず情報をカテゴライズすることが挙げられます。
関連性のある情報をまとめて整理することで、情報を探す手間が省けるだけでなく、新たに情報を追加する際の基準も明確になります。
次に、状況に合わせて内容を更新することが大切です。
社内の状況は日々変わりますので、常に最新の情報を提供し続けることで、wikiの信頼性と有用性を保つことができます。
また、アクセス権を適切に設定することにより、情報が必要な人だけがアクセスできるようにする絞り込みが可能になります。
さらに付け加えると、AIの一つである「ChatGPT」の活用も有効でしょう。
「ChatGPT」はAIによる文章生成技術で、特定のテーマに対する質の高いコンテンツ生成が可能で、それによって、社員一人一人が情報を共有する労力を軽減し、他の重要なタスクに集中することが可能になります。
結論として、markdownを活用した社内wiki作成は情報共有の効率化に大いに寄与し、その実現に向けて、適切なツール選択とAIの活用が有効な手段であることが確認できました。
その操作の簡易さと見た目のわかりやすさで、継続的な情報共有を支え、組織全体での生産性向上に役立つことでしょう。
まとめ
markdownを活用することで、社内wikiの効率的な作成が可能です。自社に合った方法を模索し、見やすく分かりやすい社内wikiを作りましょう。