通常業務を一瞬で高速化する仕事効率化アプリ。すぐに試したい優れものアプリ
アプリを活用することで、大幅な仕事効率化が見込めます。しかし、「どのようなアプリを使えばいいのか分からない」「おすすめのアプリは？」といった疑問を持っている人もいるかもしれません。
この記事では、仕事効率化に役立つアプリをいくつかご紹介します。合わせて、なぜアプリを使えば仕事の効率化に繋がるのか、といった部分も解説します。
適切なアプリを導入し、業務効率化を目指しましょう。
アプリを使って仕事効率化
適切なアプリを活用することで、仕事効率化に繋がります。まずは、アプリと仕事の関係性について見ていきましょう。
適切なアプリを使えば仕事を大幅に効率化
自分の業務内容や特性に合ったアプリを使うことで、仕事を大幅に効率化できます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- スケジュール管理をアプリに任せることで、アラートや期限の可視化・共有化が可能
- グループワークのアプリを活用することで、不在時の情報を得られる
- 経路検索アプリを活用し、最適な経路や万一の際の予備経路を調べられる
既に、さまざまなアプリを駆使して仕事やプライベートを効率化している人も多いのではないでしょうか。携帯が容易なスマホから活用が可能なため、利用法によっては大幅な効果が見込めます。
クラウド対応のものを選べばPCでもスマホでも
昨今、アプリのユーザーデータはクラウドに保存されることも多くなってきています。クラウド対応アプリの利点としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- データはベンダーのサーバーに保存されているため、複数端末での共有が容易
- インターネットに繋がっていればどこからでもアクセス可能
- 機種変など端末を変更した際の引き継ぎが比較的容易
クラウド対応型アプリのユーザーデータはインターネットのサーバー上で管理されているため、インターネットにアクセスする感覚で活用することができます。ものによってはアプリのダウンロードすら必要のないものもありますので、状況に応じて利便性の高い活用が可能です。
セキュリティに注意
クラウド対応型のものでもそうでないものでも気をつけなければいけないのは、セキュリティです。クラウド型アプリの場合はサーバーにアクセスするのにIDとパスワードを要求されるのが一般的ですが、これらの管理はしっかりと行っておく必要があります。
もしIDとパスワードを第三者に知られてしまった場合、他人が自分のデータにアクセスできるようになってしまうでしょう。特に仕事で活用している場合は重要な情報を記載していることもあるかと思いますので、より一層のセキュリティ管理が必要です。
すぐに試したい優れものアプリ
それでは、次に無料ですぐに試せる優れものアプリをご紹介します。どれも使いこなせれば大変便利なアプリですので、積極的に活用していきましょう。
Evernote
Evernoteは、クラウド型ノートブックアプリです。インターネットにさえ繋がっていればどこからでもアクセス可能なノートブックに、思いついたアイデアや必要な情報などを簡単にメモできます。
また、作成したノートを他人と共有できるため、情報のやり取りなどにも役立つでしょう。ノートには文字情報だけでなく画像やボイスメモの貼り付けもできますので、インタラクティブな情報メディアとしても活用できます。
プランは複数ありますが、基本的な機能を搭載しているベーシックプランであれば無料で活用が可能です。有料プランに申し込めば月間アップロード容量やノートサイズの拡張が可能なため、必要に応じて検討してみてはいかがでしょうか。
Dropbox
Dropboxは、スタンダードなファイル管理・共有アプリです。IDを発行することで規定のストレージ容量が与えられ、自由に活用することができます。必要なファイルをアップロードすることで誰かと共有することもできますし、自分の作業データをクラウドストレージにバックアップするといった使い方も考えられるでしょう。
無料プランでは2GBのストレージが与えられますので、人によってはこれでも十分ではないでしょうか。もし足りない場合は有料プランに移行することでストレージ容量の増加、およびファイルのバージョン管理や巻き戻しといった利便性を高める機能を得ることもできます。
OneNote
OneNoteは、Microsoftが開発リリースしているデジタルノートアプリです。さまざまな機能が搭載されているため、非常に幅広い活用が可能であり、かつ無料で利用できるのがメリットです。
通常のノートアプリのように文字情報を保存することもできますし、音声や映像を挿入することも可能です。作成したノートは第三者との共有も可能なため、個人での利用もチームでの利用もどちらも幅広く対応できるでしょう。
その他の仕事効率化アプリ
上記で紹介したもの以外にも、仕事効率化のためのアプリは数多く存在します。それぞれ見ていきましょう。
ToDo管理アプリ
仕事効率化のためにToDoリストを作って管理している人も多いかもしれませんが、ToDo管理アプリを使うことでやるべきことがより明確になります。ToDoをリストとして管理できるのはもちろん、アプリによっては期限やアラートなどの設定も可能です。
また、クラウド対応のものであればPCからでもスマホからでもToDoリストを確認することができ、やるべきことを見失わずにすむでしょう。ToDoに目を通すハードルを下げておくことで、ちょっとしたスキマ時間に作業をこなすといった効果も得られます。
スケジュール管理アプリ
スケジュール管理アプリを活用すれば、日々や月間のスケジュールを一目で確認することができます。こちらもクラウド対応のものであればPCでもタブレットでもスマホでもスケジュールの確認および編集を行うことができ、高い利便性を得られます。
従来、スケジュール管理は手帳で行っている人も多かったのですが、アプリで管理することで編集が容易になるといった利点があります。スケジュール変更の際に新しい内容を書き込むにも、手帳の場合はスペースが限られているため非常に見づらくなってしまう可能性があるでしょう。
いつでもどこでも容易に編集・確認が可能であり、決まった時間になるとアラームを鳴らしてくれるのがスケジュール管理アプリを使うメリットです。
名刺管理アプリ
名刺管理アプリを活用することで、関係者の情報を一元管理することができます。こちらもクラウド対応のものであれば、インターネットにさえ繋がっていればいつでもどこでも情報を確認することが可能です。
アプリを使わず名刺管理する場合、貰った名刺を綺麗にファイリングする必要があります。それはそれで利点もあるのですが、整理するのが面倒くさい、必要な情報を参照しづらいといったデメリットもあるでしょう。
一方、名刺管理アプリを活用すれば、物理的なスペースをとらずに情報を管理できます。また、必要な情報を容易に抽出することも可能なため、使い方次第で業務の効率化が可能でしょう。
まとめ
適切なアプリを活用することで、仕事を大きく効率化することができます。自身が手掛けている業務内容や特性を把握し、相性のよいアプリを導入・活用しましょう。