【テレワークを導入したい方向け】おススメのコミュニケーションツールをご紹介

テレワークを成功に導くうえで一番重要となるのが「コミュニケーション」になります。

この記事では、テレワークで活用のできるコミュニケーションツールをご紹介します。

• 1. テレワークに必須なツール
  • 1.1. テレワークに必要な機能を網羅したグループウェア
  • 1.2. Web会議ツール
  • 1.3. チャットツール
  • 1.4. タスク管理ツール
• 2. 円滑なコミュニケーションには社内SNSも有効
• 3. まとめ

になります。

上記で色々とツールを列挙しましたが、結論から言ってしまうとグループウェアを導入すれば基本的な業務は事足りてしまうことが多いです。

ただし、「色々なツールの特性を知って自社にマッチしたツールを利用したい」という方もいらっしゃると思いますので、本記事ではグループウェアの他に機能ごとのツールもご紹介しています。

では、テレワークで利用できるツールには具体的にどのようなものがあるのでしょうか？

テレワークに必要な機能を網羅したグループウェア

• チャット機能
• Web会議機能
• ファイル共有機能
• タスク管理機能
• ドキュメント作成機能

G Suite

• メール(Gmail)
• ファイル共有(GoogleDrive)
• ドキュメント作成(Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム)
• Web会議機能(Googleハングアウト/ハングアウトMeet)

Office365

• メール(Outlook)
• ファイル共有(OneDrive)
• チャット、ビデオ会議(Teams)
• ドキュメント作成(Excel,word,PowerPoint,OneNote)

ExcelやWordは誰しも使ったことがあるのではないでしょうか。

Web会議ツールとはその名の通り、Web上で会議をする際に利用するツールになります。

必要となるのはツールとマイクとスピーカー、それとカメラになります。

今回紹介するのはツールのみになりますが、マイクとスピーカーはノートPCであれば標準装備されていることが多いです。

カメラに関しては、ノートPCに埋め込まれているケースが多いですが無い場合は外付けのWebカメラを購入する必要があります。

「Zoom飲み」という言葉が流行っていますが、Zoomという言葉を一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。

Zoomとは、アメリカのZoomVideoCommunications社が開発したツールです。

Web上での会議と聞くと、「難しそうだな…」と感じる方もいると思います。

しかし、Zoomで会議の主催者だけがアカウントを持っていれば、参加者はアプリをインストールだけしておけば簡単に会議に参加できます。

簡単な操作で誰でも気軽にWeb会議が出来るということを考えると、「Zoom飲み」が流行ったのも納得が出来ます。

また、録画も簡単に出来るので、会議の内容を見返して議事録として使うことも可能です。

GoogleMeetは、誰しも知ってるあのGoogleが開発したWeb会議ツールです。

現在ではZoomとGoogleMeetがWeb会議ツールの2強と言ったところでしょうか。

もともと、GoogleハングアウトというWeb会議ツールがありましたが、このGoogleMeetはその進化版になります。

Googleは今後、ハングアウトは全てMeetに移行するという内容を発表しています。

また、今まではgSuiteという有料のGoogleアカウントでないとGoogleMeetは利用できませんでしたが、2020年9月30日までであれば、誰でもWeb会議を主催することが可能となります。

という使い分けをしているところが多いようです。

会社生活では、日常の些細な会話によって社員同士のコミュニケーションができたり、新しいビジネスアイデアが生まれるものです。

しかし、テレワークではお互いに離れている為、気軽な会話が発生しません。

そのため、チャットツールという気軽に連絡が出来るツールを利用することで、日常的なコミュニケーションを図ります。

また、チャットツールではチームメンバーのステータスが確認できます。

今、世界中で大流行しているチャットツールになります。

Slackではチャンネルというグループを作成し、チャンネルの中でチャットをします。

また、誰かがチャットした内容に対してスレッド形式でチャットをすることが可能です。

ですので、チャンネル内が沢山のチャットで埋め尽くされることが有りません。

基本的にチャットはテキストのみでのやり取りとなります。

例えば、「今はどういう状況？」という文言をチャットで送るとします。相手からしたら「怒っているのかな？」とか「単純な質問なのかな？」と色々と捉えられてしまいます。

詳細な内容をテキストで打ち込めばいいだけの話ですが、それだとチャットツールのメリットを失ってしまいます。

しかし、Slackでは多数の絵文字が利用できるため、言葉にすることが難しい感情表現などを絵文字で利用することで円滑なコミュニケーションが可能となります。

Teamsは、マイクロソフト社が提供しているチャットツールです。

このTeamsはSkypeのビジネス版であるSkype for Businessの進化版となっています。

Teamsはグループウェアと呼ばれるツールとなっています。

グループウェアとは、ネットワーク間で情報共有するためのツールで、チャットのみならずファイル共有機能やビデオ通話機能など、テレワークに必要な機能を網羅しています。

マイクロソフトも、今後はSkype for BusinessをTeamsに移行していくと発表しています。

Chatworkは、Chatwork株式会社が開発、運営しているチャットツールです。

これまで紹介してきたツールは基本的に海外製となっていますが、Chatworkは日本の会社です。

このツールの機能としてはSlackとあまり変わらないのですが、この国産ツールというところが強みでもあります。

テレワークをする上での課題として上位に上がってくるのが「社員の成果が見えなくなる」ということです。

会社にいたときは社員が目の前にいるので、誰が何をやっているのかある程度見えましたが、テレワークだとそうはいきません。

TimeCrowdはラフノート株式会社が提供している時間管理ツールです。

このTimeCrowdではタスクを管理することが出来、そのタスクの開始時と終了時にボタンを押すことでどのタスクにどれくらいの時間が掛かったのかを一目で把握することが出来ます。

このようなタスク計測ツールを利用することで社員のスキルなどの観点から人事評価を行うことも可能です。

ということが挙げられます。

Asanaは、Facebookのエンジニアが自社のタスク管理の為に開発したツールです。

もともと、自社のタスク管理のみに利用していたのですが、Asanaのタスク管理機能があまりにも優秀だった為、別会社を興してAsanaをサービス化しました。

日本企業ですとSoftbankやJALなど計1000社以上の会社がAsanaを利用してタスク管理を行っています。

Asanaではまずプロジェクトを作成し、そのプロジェクトに対してリスト方式、またはカンバン方式でタスク管理をすることが可能です。

リスト方式はタスクに対してチェックを入れるだけでタスクが完了するのに対し、カンバン方式ではタスクの状況をステータス毎に管理が出来るので、複雑なタスクを行う際に活用できます。

また、多数のツールと連携することが可能です。

これまで色々なツールを紹介してきましたが、社員とのコミュニケーションは非常に重要です。

例えば、会社にいるときでは「〇〇の部署にいくついでに〇〇さんと雑談をする」ということができましたが、テレワークではそれが難しくなります。

一見、仕事に関係なさそうなこのような会話が人と人とのコミュニケーションを形成していく上で非常に重要な役割を果たします。

もちろん、このような会話はSlackなどのチャットツールで行うことも可能ですが、業務以外の連絡はしにくいものです。

そんな時は、社内用のSNSを利用することをおススメします。

社内用のSNSでは業務外の連絡(オンライン飲み会や雑談など)のみをやりとりする場所とすることで、実際の会社生活と変わらないコミュニケーションがとれます。

実生活では無口な人も、社内SNS上では流暢になったりすることもあります。

社内SNSは無料で簡単に作成できるものあります。

また、ユニークなSNSを利用して社員のモチベーションをあげたい場合などはシステム開発会社に依頼をして自社独自のSNSを構築するのも良いでしょう。

いかがでしたでしょうか？

世の中には膨大な数のテレワークに使えるツールがあります。
自社の業務に合わせた最適なツールを利用することが、テレワークを成功させる近道といえるでしょう。

テレワークを導入する上でツールを選定するのは簡単に思えても、労力が掛かります。

色々なツールを利用してみるのも良いですが、ツールが頻繁に変更となることで社員の負荷にもなります。

そうならない為にも、コンサルタントに依頼をしてテレワーク導入の相談をしてみるのも良いでしょう。