製造業が情報共有を行うためには？システム導入のメリットや注意点
製造業において「情報共有」とは、一体どのような意味を持つのでしょうか。現在はテクノロジーやインターネットの発展により、非常に多くの情報を得られるようになりました。
しかし、得た情報をどのように管理・共有すればよいかという点に悩んでいる会社も多いのではないかと思います。この記事では、情報共有（システム）について、そして情報共有システムのメリットや導入の際の注意点について解説します。
情報共有（システム）とは？
情報共有（システム）とは、一体どのようなものなのでしょうか。
情報共有とは、「業務に必要な情報を滞りなく共有する」こと
「情報共有」とは、業務に必要な情報を滞りなく共有することを意味します。業務を行うにあたっては、さまざまな情報を参照する必要があります。その中には、個人が知っているだけでよいものもあれば、複数人が知っていた方が好ましいものもあるでしょう。
後者の情報を複数人で共有することが「情報共有」です。そして、2〜3人で共有するだけで事足りるものもあれば、全社的に共有すべきものもあるのが一般的です。
情報共有システムとは、情報共有をサポートするためのシステム
情報共有システムとは、そういった情報共有をサポートするためのシステムです。情報共有をアナログ的な手法で行うことも可能ですが、システムを活用すれば容易に共有することができます。
現代では仕事にPCやネットワークを活用することが多いため、そこに情報共有システムを追加するというイメージです。情報共有システムをうまく使えば、必要な情報を必要な時に瞬時に取り出すことが可能です。
情報共有がうまくいかない場合、業務に支障が出ることも
情報共有がうまくいかない場合、業務に支障が出る可能性もあります。製造業の場合、たとえば下記のような例が考えられるでしょう。
- 資料を作成する際に必要な情報を知らない
- プロモーション企画を考える際、元となるデータがない
業務に支障が生じてしまうと工程が滞り、最終的に売上や生産性の減少という結果に繋がってしまうかもしれません。情報が流れる速さは経営のスピードにも直結します。
情報共有システムを導入するメリット
では、次に情報共有システムを導入するメリットについて触れたいと思います。製造業が情報共有システムを導入すれば、一体どのような恩恵があるのでしょうか。
部署や事業所を超えての情報共有が可能になる
情報共有システムを導入すれば、部署や事業所を超えての情報共有が可能になります。システムを導入せずにアナログライクな方法で情報を管理している場合、遠く離れた事業所のデータを見るために最悪現地に赴かなければならないケースもあるでしょう。
しかし、情報共有システムを介せば、距離も部署も関係なく情報の受け渡しを行えます。それにより、従業員の無駄な移動を抑制することができ、コストの削減にも繋がるのではないでしょうか。
製造業の場合、拠点が全国各地、また海外にあるケースも多いため、システムの導入による恩恵は大きいと思います。
必要な時に必要な情報を瞬時に取得でき、業務効率化に繋がる
必要な時に必要な情報を瞬時に取得できるのも、情報共有システム導入のメリットです。情報共有システムには各部署や事業所が入力したデータが蓄積されていますので、システムにアクセスさえすればそれらを必要に応じて取得可能です。
製造業においても基本的な運用がなされていれば、情報の取得に誰かの許可も不要なので、余計なプロセスも省けるでしょう。情報取得の容易さ、およびプロセスの簡略化による業務効率化が期待できます。
情報が蓄積されやすくなる
これまでは蓄積された情報の管理が容易になるという面をご紹介しましたが、情報そのものが蓄積されやすくなるという点もシステム導入のメリットです。情報共有システムは情報共有の容易さを提供するシステムでもありますが、同時に情報の入力の容易さも兼ね備えています。
情報共有システムはPCだけでなくスマホやタブレットに対応しており、またインターネットに接続していればどこでも利用可能な製品が多いです。すなわち、外出時の空き時間でも日報などの情報を入力できるため、その分情報が蓄積されやすくなるというわけです。
製造業がスムーズに情報共有システムを導入するには？
続いて、製造業がスムーズに情報共有システムを導入するための方法について解説します。情報共有システムを導入する際は、下記のような点に注意して行いましょう。
事前に運用シミュレーションを行おう
情報共有システムを導入する際は、事前に運用シミュレーションを行うことをおすすめします。システムを導入すると通常ワークフローに変化が生まれるため、事前にシミュレーションしておかなければ現場の混乱を招いてしまう可能性があります。
現場の混乱が発生した場合、ただでさえ忙しい現場側からシステムの運用を拒否されてしまうことも考えられるでしょう。それでは導入コストが無駄になってしまいますので、事前のシミュレーションを行い、現場の理解を得ておくことが重要です。
必要な機能を見極め、適切な製品を選ぼう
情報共有システムには、非常に多くの製品があります。どのような機能が搭載されているか、またどのような点に特徴があるかは各製品によって異なるため、自社のニーズとマッチするものを選ぶのが大事です。
たとえば、下記のような点が挙げれられるでしょう。
- 使いやすさを重視したいので、簡易的なUIや操作感で決める
- コミュニケーションを重視したいので、チャット機能のあるものを選ぶ
自社がどのような点を重視すべきかは、情報共有システムに何を求めるかによって代わります。そのため、製品を導入する前に、自社が情報共有システムをどのように活用するか、という点を明確にしておきましょう。
運用ルールや目的を明確化しよう
最後に挙げられるのは、「運用ルールや目的の明確化」です。前述の通り、新しいシステムを導入するとワークフローに変化が生じるのが一般的です。
しかし、現場によっては元のワークフローに無理やりシステムを押し込めてしまうようなケースもあるかもしれません。それでうまくいく場合もあるかもしれませんが、せっかくシステムを導入するのであれば、やはりその恩恵を最大限活用したいところです。
そのためには現場での運用ルールを明確化すると共に、システム導入の目的も周知させることが大事です。「何のためにシステムを導入したのか」がしっかりと共有されていれば、自ずと効果的な運用がなされていくのではないでしょうか。
まとめ
製造業において、「情報共有」は非常に重要な地位を占めています。テクノロジーの発展によりさまざまな情報を得られるようになったため、それらをどのように共有し活用するかが焦点になるでしょう。
そのために活用したいのが「情報共有システム」です。情報共有システムを導入すれば、下記のようなメリットがあります。
- 場所や部署に左右されないスムーズな情報共有
- 必要な時に必要な情報を得られることによる業務効率化
- 情報が蓄積されやすくなる
運用のルールや目的、そして自社が情報共有システムに求める役割を明確化し、最適な製品選びを行いましょう。