エクセル管理にはデメリットがある。対策法や業務システムでの解決を事例つきでご紹介
エクセル管理に限界を感じている企業も多いかもしれません。エクセルは大変便利なソフトですが、自由度や汎用性が高い反面、いくつかのデメリットも存在します。
この記事では、エクセル管理によるデメリットやその対策法。そして、エクセル管理に替わる業務システムの活用事例を合わせてご紹介します。
エクセル管理によるデメリット
エクセルで管理業務を行うと、下記のようなデメリットが生じます。一つずつ見ていきましょう。
独自フォーマットの製作や管理が必要
エクセル管理で業務を遂行するためには、まず専用のフォーマットを作成する必要があります。エクセルの便利なところは各セルやシートに数式や関数を入力すれば、業務を自動処理してくれる点です。
エクセルで管理業務を行うには、まずその数式や関数の入れ込み、そして適切なデザインを施す必要があるわけです。フォーマットの作成は一度行えばすむ話ですが、作成したフォーマットを適切に管理する手間も生じるでしょう。
具体的には、「製作者がいなくなった場合はどうするか」「時代が変化し条件や前提が変わった際のアップデート」などを解決する必要があります。当たり前かもしれませんが、自分達で製作したものは自分達で管理しないといけないわけです。
データの一元管理が難しい
エクセルのデメリットとして、データの一元管理が難しい点も挙げられます。データの一元管理ができないと、下記のような問題が生じます。
- 全てのシステムで更新された値を入力しないといけないため、データのリアルタイム性が乏しくなる
- 同じデータを複数回入力する手間がかかる
- 更新し忘れた古いデータを分析に活用してしまい、現実と乖離が生じる
やり方次第ではエクセルでの一元管理も可能なのですが、制限が伴うケースも多いでしょう。基本的に、ファイルベースでデータが管理されるエクセルは一元管理には不向きです。
リアルタイムでの共有に難がある
エクセル管理シートのデータを最新のものにするためには、誰かがシートを更新する必要があります。更新されたものが適切に配布されればよいのですが、場合によっては古いファイルをそのまま活用してしまうケースもあるでしょう。
たとえば、「社内サーバーに最新のファイルが置かれているが、自身の端末にダウンロードしていた旧バージョンを使ってしまった」などが考えられます。「社内サーバーのファイルを直接開くようにする」というやり方で防ぐこともできますが、これはこれでファイルの同一性保持の問題が生じるでしょう。
エクセルのようなファイルベースで管理されるものは、基本的にリアルタイムでの共有に難があります。
エクセルのデメリットを解決するにはどうする？
では、それらのデメリットをどのように解決すればよいのでしょうか。続いて、エクセルのデメリットを解決する方法をご紹介します。
フォーマットのマニュアルを整備する
作成したフォーマットのマニュアルを整備することで、管理の手間を省くことができます。前述の通りエクセルを管理業務に用いる際にはまず専用のフォーマットを作成する必要があるのですが、どのような意図を以てどこでどのような処理をしているのかは製作者にしか分かりません。
そのまま放置すると、フォーマットの製作者が現場から離れたり退職した際に大きな穴が生じてしまいます。作成したフォーマットのマニュアルを用意しておくことで後任の担当者が引き継ぎやすくなり、時代の変化に応じたアップデートもしやすくなるでしょう。
常に最新のファイルを共有する
常に最新のファイルを共有することで、「リアルタイム性に乏しい」というエクセル管理の欠点を補うことができます。常に最新のファイルを共有するためには、それなりのルールを設ける必要があるでしょう。
たとえば
- ファイルの更新時間を定め、その後にダウンロードするようにする
- ダウンロードではなく、サーバーのファイルを直接開く（閲覧のみ）
などが挙げられます。
ファイルの更新時間を決めるやり方は管理業務をルーチン化することにも繋がり、業務生産性の向上に繋がるかもしれません。一方、その時間にならないとデータを更新することができないため、突発的な事態には対応できないでしょう。
また、サーバーのファイルを直接開く方法はリアルタイム性こそ優れているものの、ユーザーによるファイルの編集が難しくなります。複数人がほぼ同時にファイルを編集することで、データの同一性が保たれなくなるからです。
システムを導入する
エクセルのデメリットを解決するための強力な方法として、業務システムの導入が挙げられます。業務システムはエクセルほどの汎用性はありませんが、特化した分野においてはエクセルを凌ぐ利便性や効率性を得ることができるでしょう。
業務システムには、顧客改善システムであるCRM（Customer Relationship Management）や、営業支援のためのSFA（Sales Force Automation）などが存在します。CRMで勤怠管理を行うのは難しいところですが、本来の「顧客管理」という分野では大きな力を発揮してくれます。
システムを活用して管理業務を効率化した事例
それでは、最後にシステムを活用して管理業務を効率化した事例をご紹介します。
年間1万時間のバックオフィス工数削減：サイバーエージェントグループ
サイバーエージェントグループは、インターネット広告を始めとする各事業で成長を続ける大手グループ企業です。同社では、小会社が手掛けている事業が急速に成長するケースが多く、その際に膨れ上がったバックオフィス業務に忙殺されるという問題を抱えていました。
そこでkintoneをベースにしたオリジナルのバックオフィス効率化ツールを開発し、グループ内で活用。業務が標準化および効率化された結果として、全体で1万時間の工数削減に成功しました。
RPAや自動化処理で月あたり1200時間の業務時間を削減：三井住友海上火災保険株式会社
三井住友海上火災保険株式会社は、国内の大手損害保険会社です。同社では、業務効率化のためにRPAやエクセルVBAを活用し、労働時間の削減に取り組みました。
結果、月当たり1200時間の業務時間削減に成功。そして、同社の取り組みは厚生労働省が実施した2017年働きやすく生産性の高い企業の最優秀賞に選ばれています。
SFAで営業活動の定量的な管理が可能に：istyle
istyleは、美容系総合サイトである@cosmeの運営を手掛けている会社です。同社では、元々顧客管理や営業管理にExcelを使っていたのですが、活用が限界を迎え、情報共有に難が生じていました。
そこでExcelからSFAに移行を検討し、導入及び運用を開始。結果、営業活動の定量的な管理が可能となり、売上との相関やマネージャーによる的確な指示など、さまざまな恩恵を受けることができました。
まとめ
エクセルは大変優秀なツールですが、自由度や利便性が高い反面デメリットも生じます。エクセルでの管理業務に限界を感じた場合は、マニュアルを用意したり共有方法を工夫することで難を逃れることができます。
また、業務システムを導入することでエクセルでは得られなかったさまざまなメリットが得られるでしょう。業務システムはエクセルほどの汎用性はありませんが、特化した分野に大きな強みを持つのが特徴です。