円滑なチームワークには効率的なドキュメント作成が重要。鍵は「情報共有」
チームワークを円滑にするためには、スムーズな情報共有が重要です。現代ではテレワークなどにより、各メンバーが異なる環境で仕事をすることも多くなりました。
そういった環境で情報の偏りが起きてしまうと、チームが正常に機能しなくなってしまう恐れがあります。この記事では、情報共有の重要性やそのために必要となるドキュメント作成の効率化について。
そして、ドキュメント作成を効率化するためのMarkdownやエディタについて解説します。
円滑なチームワークには情報共有が必須
チームワークを円滑にするには、情報共有が必須です。まずは、その理由を解説します。
テレワークなどにより、メンバーが異なる環境で仕事をするようになった
従来、チームメンバーが全員オフィス内で勤務することも多かったのではないでしょうか。その場合はフェイストゥフェイスで円滑に情報をやり取りできるため、情報共有にそれほど神経を使わずにすんだかもしれません。
しかし、現代ではテレワークなどにより、各メンバーが異なる環境で仕事をするケースも多くなりました。それだと直接顔を合わせての情報共有が難しくなるため、他の方法を用いる必要があります。
情報共有を工夫しないと、プロジェクトの進捗に不備が生じる可能性
円滑な情報共有に支障が生じると、チームワークやプロジェクトの進捗に不備が生じてしまうでしょう。リモート下での情報共有は簡単ではありませんが、難しいからといって怠るわけにはいきません。
情報が偏れば偏るほど、特定の人員に対する負荷が高まります。また、情報が円滑に共有されないことで阻害感や不満感を抱くメンバーが生じる恐れもあるでしょう。
それを放置すると、プロジェクトの進捗が停滞し、チームワークが悪化してしまう可能性も生じます。
情報共有ツールがあればさまざまな活用が可能
情報共有ツールを用いることで、リモート下での情報共有を円滑化することができます。議事録の共有や社内Wiki、日報の管理まで幅広く活用でき、各メンバーが異なる環境にいても滞りなく情報を共有・管理できるでしょう。
情報共有ツールでは、主にドキュメントを使って情報共有を行います。音声や動画を使って共有する方法もありますが、ファイルが重たくなるためあまり現実的ではありません。（場合によっては有効です）
そのため、情報共有ツールを活用する場合は、いかにドキュメントを効率的に作成するかが肝要です。
ドキュメント作成を効率化するには？
それでは次に、ドキュメントを効率的に作成する方法について解説します。一般的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。
クラウドサービスを活用する
クラウドサービスを活用することで、ドキュメントの作成・管理を効率化できます。クラウドサービスはオンラインに繋がっていればおよそどのような環境からでもアクセスでき、作業を効率化できるのが強みです。
たとえば、自宅やオフィスからはPCを使い、出先からはスマホを使ってアクセスするといった形です。外出時のスキマ時間を作業に充てられるため、製作効率の向上が見込めます。
共同編集を行う
共同編集を行えば、効率的なドキュメント作成に繋がるでしょう。共同編集とは複数人が同じファイルを編集することであり、共同編集を行えば手が多い分製作スピードがアップするわけです。
それだけでなく、チャットなどでコミュニケーションを行いながら共同編集することも可能です。チェック者を混じえて共同編集を行えば、文書をチェックしながら作成できるため、製作プロセスを簡略化できるでしょう。
その場合は、コミュニケーション機能が豊富なサービスを活用することをおすすめします。
Markdownを活用する
Markdownを活用することで、効率的な文書作成に繋がります。Markdownとは文書記法の一つであり、簡単な記述で汎用性の高いレイアウトを作成できるのが特徴です。
記法の中には、見栄えのよいレイアウトを作成できるものの、記述が複雑になってしまうものも少なくありません。プロが見栄えを追求するような場合はそれも構わないのですが、社内で効率的に文書を作成したい場合はあまり向いていないでしょう。
Markdownを使えば、誰でも簡単に見やすいレイアウトを作成可能です。学習コストもさほど高くなく無料で使えるエディタも多いため、導入のハードルが低いのも特徴です。
Markdownのメリット
続いて、Markdownのメリットをもう少し詳しく解説します。Markdownを活用することで、下記のような利点が得られるでしょう。
簡易的な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できる
Markdownを使えば、簡易的な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できます。一例を挙げると、#の数で見出しを表現し、**で文字を囲むことで強調表現が可能です。
最初は覚えるのが少々大変かもしれませんが、慣れればスムーズに記述できるようになるでしょう。タグではなく記号で表現を指定することにより、生の記述が比較的見やすいのもメリットかもしれません。
汎用性が高い
Markdownは、汎用性が高いこともメリットです。一般的な記号を駆使してレイアウトを作成するためプレーンテキストで作成でき、完成したレイアウトはさまざまな環境から閲覧が可能です。
各人がさまざまな環境で仕事をする現代において、汎用性の高さがより重要視されています。特定の環境下からしか閲覧できないものは、閲覧者に環境構築の手間をかけさせることになるからです。
もしかしたら、それがセキュリティホールに繋がるかもしれません。そこまでではなくとも、各人が利用する環境はなるべく一般的なラインに沿った方が好ましいでしょう。
エディタを使うことで効率化が可能
Markdownの記述は、エディタを使うことで効率化が可能です。Markdownは汎用性の高い記法ゆえにさまざまな活用がされており、それだけにエディタの選択肢も豊富です。
エディタを活用することで、下記のようなメリットが生じます。
- 記述サポート機能が得られる
- リアルタイムにレイアウトを確認できる
- 共有や共同編集が可能になる
エディタを活用することで、さまざまな記述サポート機能を得ることができます。それらを使えば、効率よくMarkdownの記載が可能です。
また、エディタを使えば編集ビューと確認ビューを統合的に扱うことができます。そして、クラウドサービスを使えば、ファイルの共有や共同編集も容易になるでしょう。
クラウドでMarkdownを扱えるサービスとして、Type.mdがあります。Type.mdを使えばGoogleドライブ上でMarkdownが書けるようになるため、より汎用的な運用が可能です。
既に業務にGoogleドライブを活用している人も多いかと思いますので、一度利用してみてはいかがでしょうか。
まとめ
チームワークを円滑にするには、情報共有が必須です。現代では、各メンバーがそれぞれ異なる環境で仕事をすることも多くなったため、クラウド的な情報共有が重視されています。
自社に合った情報共有ツールを導入し、情報共有の効率化を目指しましょう。