上司の評価を上げる社内文書の書き方は？メリットや方法を解説
社内文書を分かりやすく書くことで、上司や同僚からの評価がアップするかもしれません。この記事では、社内文書を分かりやすく書くことのメリットや具体的な書き方、そしてそのために活用したいMarkdownについて解説します。
社内文書を分かりやすく書くメリット
社内文書を分かりやすく書くことで、下記のようなメリットが生じます。
論点が伝わりやすくなる
分かりやすい社内文書を書くことで、文書が述べたい論点が上司や同僚など読み手に伝わりやすくなります。文書は原則的に誰かに何かを伝えるために書かれるものなので、本質的な役割を果たしやすくなるとも言えるでしょう。
論点が伝わりやすい文書は、一般的に「読みやすく分かりやすい文書」として認識されます。そういった文書を書ければ、上司を説得したり自分の意見に協調してもらいやすくなることが期待できます。
評価が上がり、チャンスが増える
分かりやすい文書を書けるようになればその分上司からの評価が上がり、チャンスが増える可能性があります。現代は業務のデジタル化が進んだため、文章によるコミュニケーションの重要度が高まっています。
オンラインを活用すれば音声や動画でのコミュニケーションも可能ですが、その分ファイルサイズが大きくなります。大きなファイルを送受信するには高速な通信網が必要であり、場合によっては遅延が発生することもあるでしょう。
文字であれば、通信速度に依存せずリアルタイムコミュニケーションが可能です。また、文書としてクラウドストレージなどに保管しておけば、誰もが必要なタイミングで閲覧できます。
分かりやすい文章を書くには
では次に、分かりやすい文章の書き方について解説します。どのような書き方がベストかはケースバイケースですが、一般的には下記のようなやり方が有効です。
文章の繋がりを意識する
文章の繋がりを意識することで、テンポがよく読みやすい文書を作製できます。具体的には、下記のような点に気を配ることです。
- 正しい接続詞を用いる
- 文章が論理的に繋がるようにする
- 結論や論拠の位置を工夫する
正しい接続詞を用いることで、読みやすい文書の書き方に繋がります。接続詞によってその後に続く文をある程度想像させられ、読み手の労力を省けるからです。
文書の論理的な繋がりを意識すれば、書かれてある主張を伝えやすくなるでしょう。加えて、結論や論拠をどこに記載するかにより、強く訴えたいところを強調できます。
要点をまとめ構造化する
分かりやすい文章は、要点がまとまり適切に構造化されているという特徴があります。要点が適切に構造化されていればどこに何が書かれているかが分かりやすくなりますし、読み手は確認したいところだけをピックアップして読むこともできるでしょう。
要点を適切に構造化するには、事前に文書に記載する情報をまとめることが大事です。主題は何か、結論は何か、そして根拠は何かなどを先にまとめて構造化することで、書き手にとっても文書作成効率アップというメリットがあります。
レイアウトを施し見やすくまとめる
文書を構造化することで多くのメリットがありますが、せっかく構造化するのであればレイアウトにも気を配りましょう。先鋭的なデザインを施すという意味ではなく、視覚的に見やすいものを作るのが目的です。
見出し部分のフォントを大きくしたり、強調したいところを太字にするなどが挙げられるでしょう。適切なレイアウトを施せば、正しく構造化された文書がさらに読みやすくなります。
文書の構造化にはMarkdownを活用しよう
構造化された文書の記述には、Markdownがおすすめです。続いて、Markdownの特徴やメリットについて解説します。
簡単な記述で見やすいレイアウトを作成できる
Markdownは文書記法の一種であり、活用することで簡単に見やすいレイアウトを作成可能です。レイアウト作成用フォーマットにはさまざまなものがありますが、中には「見栄えはよくなるけど記述が難しい」といったものも存在します。
レイアウトデザインを専門にするのであればそれらを活用するのも手ですが、そうでない場合はなるべく学習コストが低いものを採用しましょう。基礎学習や情報のキャッチアップにリソースが取られてしまうのは本末転倒だからです。
社内用の文書であれば、それほど多くの機能や性能は求められません。Markdownであればそういったニーズに応えられるのに加え、構造化された文書作製の学習に役立つことも期待できます。
汎用性が高く環境依存が薄い
Markdownは汎用性が高く環境依存が薄いのも特徴です。それにより、下記のようなメリットがあります。
- どのようなエディタや環境でも扱える
- 他フォーマットとの連携がしやすい
汎用性の高さは、複数のメンバーが異なる環境で業務遂行している時に特に有効です。現代ではテレワークなどにより、メンバーがさまざまな環境下で仕事を行うスタイルが一般化しました。
もし汎用性が低く環境依存が高いフォーマットをメインで使っている場合、全てのメンバーが環境を揃える必要があります。それはそれでメリットもありますが、業務の柔軟性や利便性は低下するでしょう。
Markdownであれば、各々が好きな環境で閲覧可能です。もちろん限度はありますが、多くの場合普段使っているブラウザやエディタをそのまま活用できます。
さまざまなエディタがある
Markdownはよく使われている一般的なフォーマットなので、各所からさまざまなエディタがリリースされています。エディタやビューワーを選ばないことがMarkdownのメリットですが、より高機能なエディタを導入すれば数多くのメリットが生じます。
たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 記述サポート機能による文書作成効率化
- 完成レイアウトをリアルタイムに反映
高機能エディタには、さまざまな記述サポート機能が搭載されています。タグ部分を自動的に色分けしてくれたりインデントを揃えてくれたり、定形文を自動的に記述してくれるなどです。
また、Markdownを作製する際には編集と確認を別のソフトで行うケースも多いですが、高機能エディタであれば同一ソフトで行えます。複数のソフトにまたがるのを防ぐことで、分かりやすさや管理のしやすさが得られるでしょう。
特に、Markdownの書き方や使い方が分からない場合に重宝します。
クラウドツールを活用すれば、共有や共同編集も容易
クラウドツールを活用すれば、Markdownを複数人で共有および共同編集が可能です。現代では非常に多くの情報を得られるようになったため、それらをいかに早くメンバーと共有できるかが重視されています。
多くのクラウドツールでは、作成した情報をワンクリックで他人と共有可能です。また、共同編集が可能なツールを活用することで、文書作成効率を大きく向上させられるでしょう。
複数人で一つのファイルを作製すれば、リソースが増える分時間短縮に繋がります。加えて、文書を確認するメンバーを加えて共同編集すれば、作製と確認、修正プロセスを同時に行え、その分効率化が可能です。
まとめ
社内文書を分かりやすく書くことで、多くのメリットを得られます。分かりやすい社内文書の書き方を学び、上司や同僚からの評価をアップさせましょう。