業務の属人化とは？属人化を防ぐ対策やシステムを活用した事例をご紹介
「業務の属人化」という言葉をご存知でしょうか？業務の属人化が進んでしまうと効率化とは逆の方向に向かってしまい、多くの業務で滞りが発生することになります。
この記事では、「業務の属人化とは何か」から始め、属人化を防ぐための対策やシステムによって解決を図った事例をご紹介します。経営者や管理職者にとっては頭を抱える問題ですが、早い内に対処を行い、業務の滞りを防止しましょう。
業務の「属人化」とは？
「業務の属人化」という言葉があります。一般的にあまり良い意味では使われないのですが、まずは「業務の属人化」について詳しく見ていきましょう。
「属人化」とは、特定の従業員のスキルや知見に業務が依存してしまうこと
「業務の属人化」とは、特定の従業員のスキルや知見、経験などに業務が依存してしまうことを指します。仕事をしていると特定の担当者に案件の情報が集中したり、職人に技術のイロハが集約してしまうことも少なくないでしょう。
それはある程度当然のことであり、「属人化＝悪」という単純な図式にはならないことは言うまでもありません。しかし、属人化が激しくなればなるほど業務の進捗が阻害される可能性も高いため、あまり好ましくないことであるのも事実です。
業務が属人化してしまう原因
何故業務の属人化が起こってしまうのでしょうか。一般的には、下記のような原因が考えられます。
現場がとにかく忙しい
現場がとにかく忙しく、手の早い人に仕事が集約してしまうと自ずと業務が属人的になってしまいます。この場合、特定の個人に情報やノウハウが集中してしまうだけでなく、それをマニュアル化する余裕が取れないのも問題です。
故意でない場合は然るべき手順を踏めば属人化を解消する手段もありますが、多忙極まるような現場ではそれを望むのは難しいでしょう。なるべく、業務に余白が生じるような仕事の割り振りを考えたいものです。
自身の地位を守るため
担当者が故意に業務を属人化している場合、自己の保身を図るためという理由も考えられます。業務に関する情報を自分のみが知っている状況であれば、自ずと自分の価値を上げられるからです。
この場合、会社としては特定の個人に仕事を依存させたくないが、個人としては自分の評価を上げるために業務を依存させたいという思いが働きます。すなわち、担当者と会社の間で利益が相反していることが大きな問題になります。
業務が属人化することによるリスク
業務が属人化することにより、どのようなリスクが生じるのでしょうか。一般的に、業務の属人化により、下記のような点が懸念されることになります。
特定の従業員が欠勤・退職してしまうと業務の滞りが生じる
業務の属人化が進むということは、上述した通り、特定の人間がいないと仕事が回らなくなってしまうことを意味します。そして、その特定の従業員が欠勤したり退職したりしてしまうと、業務の著しい滞りが生じるリスクがあります。
それだけでなく、個人の力が強くなってしまうことにより、会社の立場が弱まってしまうことも懸念されるでしょう。そうなると、担当者が退職するというような際に、会社はなんとか引き止めないといけなくなるかもしれません。
特定の従業員の負担が増えてしまう
業務が属人化するということは、特定の従業員に仕事が集まってしまうということを意味します。すなわち、特定の個人の負担が増えてしまい、業務における公平性を欠いてしまうリスクがあるでしょう。
そうなると、どのようなことが起こるのでしょうか。まず考えられるのは多忙により心身の健康が阻害され、下手をすると病気になってしまう可能性がある点です。そこまではいかなくとも、不公平さによる不満を感じ、退職を検討されてしまうかもしれません。
業務の属人化を防ぐには？
では、業務の属人化を防ぐには、一体どのような対策を施したら良いのでしょうか。
業務の可視化・マニュアル化を促す
属人化を防ぐ対策としては、業務の可視化・マニュアル化を促すことが大切です。当人に集約された情報や知見、ノウハウを誰もが見られる状態にまとめておけば、ある程度属人化を防ぐことができるでしょう。
その際に重要なのは、「マニュアルを作成して下さい」と依頼するのではなく、マニュアルの作成を業務の一環として組み込んでしまうことです。そうすれば情報やノウハウが個人ではなく会社に集約されることになり、業務の平準化に繋がります。
専用システムを導入し、業務効率化を図る
業務の属人化を防ぐ対策として、専用システムやツールの導入も効果的です。現代ではネットワークやテクノロジーの発展により、さまざまな業務をシステムがサポートしてくれるようになりました。
それらを活用することで情報共有が容易になり、属人化を防ぐ効果が見込めるでしょう。ただ、「どのようなシステムを導入するか」に関しては、しっかりと考えておく必要があります。
システムの導入を失敗した場合、逆に業務の属人化が進んでしまう恐れがあるのではないでしょうか。そうなってしまっては本末転倒なため、事前にしっかりとチェックすることが大切です。
PDCAサイクルを回す
PDCAサイクルを回すことも業務の属人化を防ぐ対策になります。この場合、個人でPDCAサイクルを回すというよりは、組織的に行い、その結果を会社にフィードバックすることが重要になるでしょう。
PDCAサイクルを回すことにより、プロセスの改善を図れるだけでなく、改善の経過も記録できます。それを他の分野に活かせばスピーディーに結果を得られるケースもありますので、有効に活用しましょう。
システム導入のメリット
システムを導入することで、一般的に下記のようなメリットが生じます。
業務を平準化できる
システムを導入し適切に活用すれば、業務を平準化することができます。従来、業務に関する知識やノウハウは担当者個人に蓄積するのが一般的でした。
そのやり方だと担当者個人のスキルやキャリアが向上するというメリットがある反面、担当者がいないと業務が滞ってしまうというデメリットがあります。システムを導入し業務知識やノウハウを個人でなくシステムに集約させられれば、特定の個人に依存せず業務を回すことができるでしょう。
対応していればクラウドで作業できる
クラウドに対応しているシステムであれば、オフラインでなくオンライン上で作業を完結させられます。クラウド対応のシステムはソフトウェアやストレージがオンライン上で運用されているため、作業もファイルの保管もオンラインで行う形になります。
クラウドのメリットとしては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。
- デバイスのストレージを圧迫しない
- 共有や共同作業が容易
- インターネットに繋がっていればどこからでもアクセス可能
オンライン上のストレージにファイルを保存することになるため、デバイスのストレージを節約することができます。また、オンライン上で作業が完結するため、作ったものを誰かと共有したり、誰かと一緒に共同編集することも容易です。
情報や知見がシステムに集約される
システムを導入すれば、業務に関連する情報や知見が個人ではなくシステムに集約されるようになります。これによるメリットは前述の「業務の平準化」がありますが、それ以外にも下記のような点が挙げられるでしょう。
- データを一元的に管理できる
- 集約したデータや知見を元に経営判断ができる
システムを適切に活用すれば大元のデータベースが統合され、データを一元管理できるようになります。参照元が複数ありそれぞれが独立管理されている場合、同じものを表すデータでも値が異なってしまっているかもしれません。
データを一元管理することで常に正しい値を参照できるため、さまざまな経営判断にも役立ちます。合わせて、時間が経てば経つほど多くのデータが集約されていくため、それらを元に再現性の高い成功モデルを作成することもできるでしょう。
情報集約のためのおすすめツール
では、次に情報集約のためのおすすめツールをご紹介します。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogle社が開発リリースしている文書作成アプリです。Googleアカウントさえあれば無料で活用でき、有料ソフトウェアにも劣らない豊富な機能が搭載されているため、簡単な文書であれば問題なく作成可能です。
クラウドで運用されているアプリなので、作業もファイルの保存も基本的にはオンライン上で行います。作成した文書を誰かと共有するのも、文書を誰かと一緒に共同編集することも可能なため、適切に活用すれば文書作成や情報共有のスピードを大きく向上させられるでしょう。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブ上でマークダウンを扱えるようにするためのサービスです。マークダウンというのは記法の一種であり、簡単な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できるのが特徴です。
また、汎用性が高く閲覧デバイスを選ばないため、異なる環境から見てもレイアウトが崩れにくいのもメリットでしょう。複数人が異なる環境から一つのデータにアクセスするような状況、たとえばテレワークなどで効果を発揮します。
システムの導入によって属人化を防いだ事例
それでは、最後にシステムの導入によって属人化を防いだ事例をご紹介します。そのままそっくり真似るのは難しいかと思いますが、施策の参考になれば幸いです。
グループウェアで山ごもり休暇の日程を共有：株式会社ロックオン
株式会社ロックオンは、マーケティングプラットフォームを提供しているIT企業です。同社には山ごもり休暇というユニークな制度があり、その9日間の連続休暇を利用して業務の属人化を防いでいます。その際の情報共有や業務引き継ぎの際には社内のグループウェアが活用されています。
「経理業務標準セット」を活用して属人化を防止：神戸製鋼
神戸製鋼は、鉄鋼や溶接などの部門を持つ大手製鋼メーカーです。大企業故に国内外問わずグループ組織が多く、特に海外子会社の属人化を懸念していました。そこで「会計基準」や「業務プロセス」を標準化するためのクラウドERP/CRMシステムを導入し、解決を図りました。
まとめ
業務が属人化してしまうと、多くの面で効率化とは逆の方向に向かってしまいます。特定の担当者がいないと仕事が回らなくなってしまったり、個人に業務が集中し多大な負担をかけてしまうようなこともあるでしょう。
それを防ぐ対策として、「業務の可視化・マニュアル化」「専用システムの導入」「PDCAサイクル」などの手法が有効です。特に、各業務に対する専用システムを導入すれば情報共有の活発化が期待でき、自ずと属人化を防ぐ効果が見込めるのではないでしょうか。
それだけでなく、蓄積されたデータは経営判断や商品企画・販促など広い範囲で活用できます。業務の属人化を防ぎ、風通しの良い組織づくりを目指しましょう。