業務をシステム化すれば何が変わる？そのメリットとポイントをご紹介
業務効率化のためには、業務をシステム化することが重要です。この記事では、業務をシステム化することによるメリットやポイントについて解説します。
業務をシステム化するとこんなメリットが
業務をシステム化することにより、下記のようなメリットが生じます。それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
データの柔軟な管理が可能
業務をシステム化することにより、各種データの柔軟な管理が可能になります。現在はテクノロジーやインターネットの進歩により、一昔前では考えられないほどのデータを取得したり扱うことが可能になりました。
今や、データ抜きでの事業経営は考えられません。そのデータの柔軟性を高め、扱いやすくするシステムに関しても同じことが言えるでしょう。
システムによるデータ管理の有用性は、一般的に下記のようなものが挙げられます。
複数の拠点間やシステム間で一元管理ができる
1つ目は、複数の拠点間やシステム間でデータを一元管理できるという点です。既に、社内で複数の業務システムを活用している会社も多いのではないかと思いますが、旧来のものを使っている場合、システムごとにデータが独立しているケースも少なくありません。
その場合、Aというシステムではデータが更新されているにも関わらず、Bというシステムにリアルタイムで反映されないというケースもあります。それでは、誤ったデータを元にさまざまな判断を行ってしまう危険性があり、あまり好ましいことではありません。
かといって、AシステムにもBシステムにも同じデータを入力するとなると二度手間になってしまいます。データを一元管理できるシステムであればその心配はなく、基幹部分に一度入力すれば各システムや機能間で共有されるため、業務の効率化に繋がるでしょう。
データを様々な形で抽出し、仕事に役立てられる
システムに入力されたデータはさまざまな形で抽出でき、仕事に役立てることができます。時期や条件などの汎用的な検索ができるのはもちろん、キーワードやその他特殊な条件のデータを抽出することもできるため、非常に幅広い活用が考えられるでしょう。
また、抽出したデータは自動的に見やすい形（グラフなど）に整形されるため、一目で状況把握が可能です。ビジネスというのは多くの判断をスピーディーに行わなければならない局面も多いため、一目で情報や状況を掴めるのは大きなアドバンテージになるでしょう。
ペーパーレス化を促進できる
システムを活用すれば、ペーパーレス化を促進できます。ペーパーレス化とは文字通り職場から紙を除外するという意味を持つ取り組みですが、ペーパーレス化を行うことにより業務効率化に繋がると言われています。
紙の資料を減らし電子システムで補えば、書類の柔軟な管理が可能です。デジタルデータで保管されるためスペースを取りませんし、配布や共有の手間も大きく削減できるでしょう。
また、プリントアウトする必要がなくなるため、資源やコストの節減にも繋がります。
きめ細やかな対応が可能になる
業務をシステム化することで、顧客に対してきめ細やかな対応が可能になります。従来は顧客を担当している営業パーソンのコミュニケーション能力や勘などに頼って相手のニーズを探り、そこに向けてセールスを行っていたのではないでしょうか。
システムを活用すれば、顧客のオンライン上の行動や購買履歴などから潜在的なニーズを測定することができます。それらを参考にキャンペーンやプロモーション、提案を行うことで、今まで以上に顧客に寄り添った対応が可能になるでしょう。
それにより、顧客単価やリピート率の向上が見込めます。
業務の属人性を排除できる
業務をシステム化すれば、属人性の排除に繋がります。従来の業務スタイルでは顧客にまつわる情報は担当者のみが把握しており、それ以外の従業員では対応が難しかった面もあるのではないでしょうか。
システムを導入することで、顧客にまつわる詳細な情報がサーバーに蓄積されます。そこを見れば顧客との商談や問い合わせ履歴を見ることができるため、ある程度誰でも顧客対応ができるようになるわけです。
もちろん顧客対応だけでなく、営業やマーケティングなどさまざまな面に適用可能です。売れている営業パーソンとそうでない営業パーソンの違いをデータから判別したり、より効果的なマーケティング施策を模索するといったこともできるでしょう。
多くの面で業務効率化に繋がる
このように、システムを活用すれば多くの面で業務効率化が促進されます。上記で紹介したもの以外にも、たとえば下記のような効率化が考えられます。
- 場所や時間を問わず仕事に着手できる
- ナレッジデータベースを構築し、情報共有に役立てる
- 手軽かつ効率的なコミュニケーション
非常に利便性が高いため、今や業務システムを活用しないオフィスは珍しいと言えるでしょう。業務効率化を行う場合は、まず業務システムの導入を検討するのがよいかもしれません。
システム化に向けて検討すべきポイント
では、次にシステム化に向けて検討すべきポイントについて解説します。業務をシステム化する際は、一体どのような点に気をつければよいのでしょうか。
「何故システム化を行うのか」を明確にする
まず大事なのは、「何故システム化を行うのか」という点を明確にすることです。「なんとなく流行っているからシステム化を行う」というのも間違いではないのですが、ニーズをしっかりと深堀りしておかないとシステムの効率的な活用が難しくなってしまう可能性があります。
「どの業務のどのようなプロセスでシステムを活用したいのか」などの部分を明確化しておきましょう。
洗い出されたニーズに基づいてシステムを選定する
次に、洗い出されたニーズに基づいてシステムを選定します。「業務システム」と一口に言っても非常に数多くの種類や製品が存在するため、選ぶにもある程度の指針が必要です。
その一つとして、「自社のニーズ」が挙げられるでしょう。「どのような業務でどのようにシステム活用したいのか」という部分が明確になっていればいるほど選ぶべきシステムが絞り込まれ、検討しやすくなります。
同時に、導入後のスムーズな運用にも繋がるでしょう。
システムを最大限活かせるワークフローを構築する
システムを十分に活用するためには、最適なワークフローを構築する必要があります。システムのためのワークフローを構築するのか、それともワークフローのためのシステムを導入するのかは諸説ありますが、システムを最大限活かしたいのであれば前者をおすすめします。
ワークフローが先に存在し、それに沿ったシステムを導入するやり方も悪くはありません。システムに対するニーズが明確になるため選定に迷うことがなく、ワークフローが大きく変化することもないので現場の混乱を最低限に抑えられるでしょう。
しかし、そのやり方ではシステムによるイノベーションを期待することはできません。ワークフローをシステムのために組み替えることにより、従来から大きく飛躍した成果を得られる可能性が生まれるわけです。
既存のシステムとの相性を考える
新しいシステムを導入する際は、既存システムとの相性を考えましょう。製品によってはデータタイプなどの関係で連携が難しいケースもあるため、他のシステムを検討したりワークフローを組み替える必要が生じます。
企業によっては、古いシステムを現役稼働させているケースもあるでしょう。古いものと新しく導入するものがうまく噛み合えばよいのですが、一般的にレガシーなものと新しいものは組み合わせが悪いことが多いです。
仕様上は同じデータタイプを扱え連携が可能なように見えても、データの送受信にえらく時間がかかるなどのトラブルが起きる可能性もあります。本稼働の前に、一度テストしてみることをおすすめします。
現場の理解を得る
現場の理解を得ることで、システムの効能をより発揮することができます。実際にシステムを活用するのは現場になるため、現場の従業員がシステムのメリットを理解したり運用に積極的に取り組んでくれることが大事です。
そのために重要なのは、「現場目線でシステムの利点を啓蒙する」という点です。全社的なメリットももちろん大切なのですが、現場にスムーズに馴染ませるためには、やはり現場でのメリットを強調するのが好ましいでしょう。
「システムを活用することで業務時短に繋がる」「ミスが減り確認の手間が減る」といった具合です。
システムコンサルティングを活用するのも手
システムの選定が自社のみでは難しい場合、システムコンサルティングを活用するのも手です。業務システムを選ぶためにはITの専門的な知識が必要な場合もあるため、必ずしも自社のみで行うのが正解とは言えません。
システムコンサルタントは、いわばシステムのプロと呼べる存在ですので、さまざまな面で大きな助けとなってくれるでしょう。
システムコンサルティング活用のメリット
では、最後にシステムコンサルティング活用のメリットについて解説します。システムコンサルティングを活用すれば、下記のような恩恵が期待できるでしょう。
自社で補いきれない専門的な知見が得られる
1つ目は、自社では補いきれないレベルの専門的な知見が得られる点です。前述の通り、システムコンサルタントはいわばシステムのプロとも呼べる存在ですので、どのようなシステムがどのような業務に合致するかなどの情報を実例込みで有しています。
業務システムを一社で何度も何度も導入することは少ないため、経験値という観点ではコンサルタントには及ばないでしょう。実務に即した経験が多い専門家に相談することで道が開けるケースも多いものです。
自社に適したシステムの選定ができる
システムコンサルティングを活用すれば、自社に適したシステムの選定が可能です、上述の通りシステムコンサルタントはシステムのプロであり、システム導入経験も豊富なので、自社にどのようなシステムが相応かを見極めてくれるでしょう。
業務システムというのは種類によっても役割が異なりますし、製品によっても有する機能が違います。そのため、選定を誤るとせっかく導入しても活用が難しくなってしまうケースもあるため、自社に適したものを選ぶことが非常に重要です。
スムーズな運用が可能になる
システムコンサルティングを活用すれば、システム導入後のスムーズな運用が可能になるでしょう。システムというのは導入して終わりというものではなく、ワークフローに取り入れて業務を効率化し、なるべく長期的に運用するのが本旨です。
システムについての理解が浅い場合、導入したはいいものの効率的な運用方法が不明確になってしまうかもしれません。「どのようなシステムをどのように活用したいのか」という部分を明確にしコンサルタントに相談すれば、そのようなミスマッチは避けられるでしょう。
まとめ
業務をシステム化すれば、多くの面で効率化を図れます。自社に合ったシステムを見極め、生産性の向上に努めましょう。