業務効率化にはどのような手法が有効か。効率化が求められる背景やシステムのメリットも合わせて解説
業務効率化を達成することで、多くのメリットが得られます。この記事では、業務効率化が求められる背景や効率化を達成するための手法、そして業務効率化の強い味方となるシステムについて解説します。
業務効率化が求められる背景
まずは、業務効率化が求められている背景を解説します。
働き方改革における残業抑制
最初に挙げられるのは、働き方改革による残業抑制です。従来の日本社会では労働時間が長ければ長いほど好ましいという価値観が一部存在し、それによってさまざまな弊害が生じていた面もあるのではないでしょうか。
たとえば、労働者が健康を害して働けなくなってしまった場合、当人にも社会にも大きな損失です。残業が全て悪というわけではありませんが、ある程度規制することにより「時間でなく生産性で評価しよう」という流れが形成されつつあります。
働き方改革では残業時間に上限規制が設けられたため、原則的にその範囲内に収める必要があります。業務量が減らない場合は、時間あたりの業務効率を上げるしかないわけです。
（労働）人口減社会への対応
現在日本は出生率が2を下回っているため、人口減に向かっています。出生率が高く人口が増える社会であれば労働人口も確保しやすいですが、人口減社会ではそうはいきません。
労働人口が減るということは、人材確保が難しくなることを意味します。今までより少ない人数で同じ量の生産を行わなければいけないケースも考えられるため、業務効率向上が課題として挙げられるわけです。
テクノロジーの積極的活用
現代社会では、テクノロジーの進歩がとどまるところを知りません。PCやインターネットを皮切りに、携帯電話やスマホ、タブレット、電子決済に高速回線といったさまざまなファクターが日々生み出されています。
今や、ITテクノロジー抜きで業務を進めるのは困難と言えるでしょう。ITテクノロジーを上手く活用できればできるほど業務効率が向上し、少ないリソースで多くの成果を上げられるようになります。
逆に、ITテクノロジーが活用できない企業は、他社にシェアを奪われやすい環境になっているとも言えます。テクノロジーを積極活用して業務効率を上げ、少ないリソースで多くの結果を出すことが求められているわけです。
業務効率化を達成する具体的手法や考え方
では次に、業務効率化を達成するための具体的手法や考え方をいくつかご紹介します。
ワークフローを見直す
ワークフローを見直すことで、業務効率化に繋がります。ワークフローの中には多くのタスクがあり、一つ一つの重要性をあらためて定義することで無駄を排除したり、より効率的な方法を生み出せるかもしれません。
その際に大事なのは、なるべく俯瞰的な視点から判断することです。一見無駄に見えるタスクを排除したところ全体として整合性が取れなくなってしまった、というようなことになると本末転倒です。
一見無駄に見えるタスクも、もしかしたら重要な役割を担っているかもしれません。排除のハードルを上げすぎるのは問題ですが、下げすぎることでも非合理的に陥る可能性があります。
情報を可能な限り共有する
情報を可能な限り共有することで、業務効率化に繋がります。情報の価値は年々上昇しており、一昔前では取得が難しかったような情報やデータが頻繁に業務活用されるようになりました。
情報を業務活用する際に大事なのは、正確さとスピードです。誤った情報を用いることで総合的な判断を誤ってしまっては意味がないので、情報の正確さを常に担保するように心がけましょう。
また、正確性の高い情報でも共有に時間がかかってしまうようでは問題です。変化の激しい現代では環境が移り変わりやすく、少し前に得た情報の価値が消失してしまうようなケースもあるかもしれません。
情報をスピーディーに共有できれば、そのような心配は無用でしょう。正確かつスムーズな情報共有を行うことで、業務効率の向上が期待できます。
システムを導入する
システムを導入することで、大幅な業務効率化が見込めます。テクノロジーの進歩はとどまるところを知らず、利便性の高い業務システムが数多くリリースされています。
一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 進捗管理システム
- グループウェア
- 勤怠管理システム
- 営業支援システム
いずれも、特定分野に特化した多機能なシステムです。従来人の手で行っていた作業を自動化したり気軽なコミュニケーションを促進したり、業務の利便性を向上させることで効率化を達成します。
自社に合ったシステムを導入・活用できれば、業務効率化を大きくサポートしてくれるでしょう。
システム活用のメリット
続いて、システム活用のメリットについて解説します。システムを業務活用することで、下記のような利点が生じます。
業務効率化に繋がる
システムを正しく活用すれば、業務効率化に繋がります。作業の自動化や情報の集約などシステムによって機能や手法は異なりますが、いずれも業務効率を大幅に上げてくれるでしょう。
システムをうまく活用するポイントとして「自社に合ったものを選ぶ」が挙げられます。システムを選ぶ際は多機能なものや高性能なものに目が向きがちですが、いくら優れたシステムでも自社の課題を解決できなければ意味がありません。
顧客管理を効率化したいのにマーケティング自動化システムを導入するのは良い手段とは言えないでしょう。場合によってはその選択肢もあるかもしれませんが、一般的にはチーム管理のためのシステムを導入するのが得策です。
情報共有がスムーズになる
システムを活用することで、情報共有をスムーズに行えるようになります。現代ではクラウドをベースに構築されたシステムが主流なため、基本的にはインターネットを通してシステムを利用する形になるでしょう。
クラウド型のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
- 利便性の向上
- コストの削減
- 情報共有や共同作業のやりやすさ
クラウドベースのシステムは、インターネットに繋がればどこからでもどのような端末からでもアクセスできるものが多く、利便性の向上に繋がります。また、自社で専用機器を購入するオンプレミスなどに比べると、比較的安価でシステムの利用が可能です。
そして、メンバーがそれぞれインターネットを介してシステムにアクセスすることで、情報共有や共同作業を容易に行えるようになるでしょう。ワンクリックで必要な情報を必要な人と共有できるようになったり、同じファイルを複数人で共同的に作成することが可能です。
業務の属人性を排除できる
システムを活用すれば、業務の属人性を排除しやすくなります。システムを活用しない業務遂行だと知識やノウハウが担当者個人に集約してしまい「特定の個人がいないと仕事が回らない状態」が生まれる恐れがあるのではないでしょうか。
それはいわゆる「（業務の）属人性が高い」状態であり、安定性や持続性の面から好ましくないこととされています。システムを導入・活用すれば業務ノウハウや知見がシステムに集約されるようになるため、ある程度属人性を下げた上で業務遂行が可能です。
まとめ
業務効率化を達成することで、さまざまなメリットがあります。業務効率化の強い味方となるシステムを正しく導入・活用し、業務効率の向上を目指しましょう。