自社システム導入は費用対効果が成功の鍵。費用の内訳と費用対効果の上げ方
現代は業務が複雑化し、人の手で業務改善を行うには限界があります。しかし、近年発展が目覚ましいテクノロジーの恩恵を受けられれば、大幅な業務効率化も可能となりました。
今は数多くの専用システムがリリースされており、導入すれば数々のメリットをうけることができます。しかし、システムの導入には費用がかかるため、場合によっては導入することで経営にマイナスの影響を及ぼしてしまう可能性もあります。
この記事では、システム導入時に重要視したい「費用対効果」について解説します。
システムの費用対効果とは？
システムを導入する際には、「費用対効果」という考え方が欠かせません。まずは、費用対効果について解説します。
費用対効果とは、導入によって得られた効果を金額ベースに換算したもの
費用対効果とは、「システムを導入したおかげで得られた効果を金額ベースに換算してコストと比較したもの」です。たとえば、50万円買い切りでシステムを導入し、得られた効果を金額換算したら70万円になった、というような場合、費用対効果は20万円のプラスになります。
実際には得られた効果を金額換算するのは複雑な計算が必要であり、かつシステムにかかるコストも初期費用のほかにさまざまなランニングコストがかかります。そのため、費用対効果を算出するのは容易ではありませんが、費用対効果が分からないままシステムを使うようなことは避けた方がよいでしょう。
費用対効果が高ければ高いほど「良い買い物」になる
一般的に、費用対効果が高ければ高いほど「良い買い物」になります。これはシステムの導入に限った話ではなく、たとえばある業務を外注した結果費用対効果がプラスになった場合「良い買い物」といえるでしょう。
システムを導入する際にも同様になるため、なるべく費用対効果がプラスになるようなシステムを選択する必要があります。しかし、どのようなシステムを導入すれば費用対効果がプラスになるかは実際の業務やシステムの特徴を照らし合わさなければ分かりません。それは簡単なことではありませんが、費用対効果がマイナスになるシステムを導入することは避けたいところです。
システム導入費用はいわば「投資」
上述の説明をざっくりまとめると、「システム導入費用イコール投資」という考え方ができるでしょう。事業というのは、まず投資して後から回収するのが基本になるため、システムに関しても同じような見方をすべきです。
システムを導入することにより費用対効果がプラスになった場合は投資が成功、逆の場合は投資が失敗したことになります。ただ、システムというのは導入してすぐに数字が反映されるわけではないため、ある程度長期的に計測する必要があるでしょう。
その辺りもシステムや業務内容によるところがありますので、あらかじめ両者に対する知識や分析が必要です。
システム導入費用の主な内訳
では、次にシステム導入費用の主な内訳について解説します。システムを導入する際には、一体どのような費用がかかるのでしょうか。
開発費・導入費などの初期費用
システムを導入する主な費用としては、まず初期費用が挙げられます。自社独自のものをスクラッチ開発するのであれば相応の開発費用がかかりますし、パッケージベースのものを導入するにも導入費用がかかります。
どれくらいの初期費用がかかるかというのは開発規模やシステムの内容によるため、千差万別です。当然ながら、初期費用をかければかけるほど回収が難しくなり、費用対効果が下がりやすくなります。
運用によるランニングコスト
2つ目の費用としては、運用時のランニングコストが挙げられます。システムは導入して終わりというわけにはいかず、日々の正常な運用を行ってこそ効果が発揮されるものでしょう。
こちらもどのようなシステムを導入するかで大きく変わりますが、おおよそ下記のような種類があります。
- 毎月の利用料
- メンテナンス費用
- アップデート費用
システムによっては、初期費用が安い代わりに月々の利用料がかかるものもあります。また、定期的なメンテナンスが必要なものであればメンテナンス費用が。そして状況に応じてアップデートが必要な場合はアップデート費用がかかるようなものもあるでしょう。
その他の雑費
最後に挙げられるのは、その他の雑費です。システムにかかる費用は主に前述した2つになるのですが、システムの内容によっては消耗品に対する費用がかかる場合もあります。
たとえば、印刷するための紙代やインク代、そしてネットワークに接続するインターネット利用料もそれにあたります。厳密に言えばこれらもランニングコストに含まれますが、システムによっては不要になるため、主だった出費という話にはなりません。
しかし、ソフトによっては最も大きなランニングコストになる可能性もあるため、導入時にしっかりと見積もっておきましょう。
システム導入の費用対効果を上げるには？
続いて、システム導入における費用対効果を上げる方法を説明します。なるべく費用対効果を上げ、システム導入のメリットを最大限享受しましょう。
事前に運用のシミュレーションを行い、費用対効果を算出する
費用対効果を上げるためには、事前の運用シミュレーションが必須です。システムは実際に使わないとその成果は分からず、費用対効果の計算もできません。
もちろん、長期的に使ってこそ成果を発揮するものも多いため完全なシミュレーションは不可能ですが、それでもある程度の見積もりは可能です。導入時にはベンダーのサポートを受けられることも多いため、実際に運用している他社の例を聞いておくのもよいでしょう。
また、システムによっては期間限定の無料トライアルが用意されているものもあります。検討しているシステムに無料トライアルがある場合、積極的に利用することをおすすめします。
クラウド型のシステムを選択すればコストが下がる
システムにはいくつかの導入方法があり、どれを選ぶかで特徴やコストが変わってきます。現在主流なのは、ベンダーのデータセンターでソフトやデータを管理する「クラウド型」と呼ばれるものです。
クラウド型のシステムであれば、自社で専用の機器を購入することなくシステムを使うことができます。ということは、その分初期導入コストを下げられ、ひいては費用対効果にプラスの影響を及ぼせるでしょう。
また、メンテナンス費用やアップデート費用は、全て月額利用料に含まれていることもクラウド型の特徴です。クラウド型のシステムには、導入しやすく、かつランニングコストも抑えやすいというメリットがあります。
自社のニーズを明確にし、合致するシステムを導入しよう
会社はそれぞれ行っている事業も異なれば、組織形態も大きく異なります。そのため、どの会社にも適したシステムというのは存在せず、自社のニーズに合致するシステムを導入することが大切です。
あらかじめ自社の業務内容を把握し、「どのようなシステムが適しているか」を掴んでおきましょう。見当違いなシステムを導入してしまうと、費用対効果を上げるのは難しいところです。
AI(ChatGPT等）を活用し、人件費や時間を大幅に削減しよう
自社のシステム導入にあたり重要であるのが「費用対効果」です。
この費用対効果とは、導入によって得られる効果を金額ベースに換算し、その結果投資の元がいくら取れたのかを表現する指標なのです。
これはまるで投資と同じ。
システム導入費用は「費用」ではなく「投資」だと捉え、その投資によってどれだけのリターンが得られるかを重視するのが鍵となります。
システム導入の主な費用には、「開発費・導入費」や「運用時のランニングコスト」、「その他の雑費」があります。
一方で、それらの費用をかけながらも、システムの導入により業務効率が向上し人件費が削減されるといった効果も期待できます。
こうした費用対効果を高めるためには、事前に計画的に運用のシミュレーションを行ったり、自社のニーズに合ったシステムを導入することが有効です。
また、クラウド型のシステムを選択することもコスト削減につながります。
さらに、近年急速に進化しているAI（人工知能）の活用も大いに効果的となります。
具体的な活用例として、ChatGPTを挙げることができます。
ChatGPTは、人間らしい対話文を生成するAI技術で、情報共有など文章作成の多い場面で活用することができます。
その一方で、このようなAIツールをより効果的に使うためには全員がアクセスでき、簡単に使える環境が必要となります。
その点、UnionGAIというサービスならば、ChatGPTを全員が簡単に利用できる環境を提供しています。
大量の文章作成や、対話が必要な業務の多くにおいて、人間が行っていた作業をAIに置き換えることで、人件費や作業時間を大幅に削減できます。
これにより、費用対効果はさらに向上することでしょう。
要するに、システム導入の成功は費用対効果の向上にあり、その一環としてAIの活用がポイントとなります。
そしてUnionGAIのようなサービスを利用することで、その役割を高めることが可能です。
システム導入の投資に対し、高いリターンを期待できることでしょう。
まとめ
システムを導入する際には「費用対効果」という考え方が重要です。費用対効果とは、システム導入にかかったコストと実際に得られた効果を金額換算して比較したものであり、費用対効果が高ければ高いほど「良い買い物（投資）」といえるでしょう。
自社がどのようなシステムを欲しているかを探り、適切なシステムの導入を行いましょう。