テレワークに最適な環境とは。テレワーク環境を整えるポイントやおすすめアイテムをご紹介
テレワークの能率と環境要因の間には、どのような関係性があるのでしょうか。この記事では、テレワークと環境の関係性や効率アップのための環境について、そのためのおすすめアイテムなどをご紹介します。
テレワークの能率を上げるには環境が大事
テレワークの能率を上げるには、環境が大事です。まずは、テレワークと環境の関係性について見ていきましょう。
雑多な環境だと集中力が乱れる
オフィスワークでも同じですが、雑多な環境は集中力が乱れる原因になります。雑多な環境とはすなわち「物が多い環境」であり、物が多いと自然に目に入る情報が多くなります。
人間の脳は目や耳から入ってくる情報を無意識下で処理することになるため、情報量が多ければ多いほど認知リソースが枯渇することになります。認知リソースが枯渇すれば当然集中力が低下し、仕事の能率に支障が生じるでしょう。
プリンストン大学の研究でも、人の脳が秩序を好み、無秩序な状態が目に入り続けると集中力が低下することが示されています。経験則から実感している人も多いのではないでしょうか。
オフィスと違い自己管理が重要
テレワークでは、オフィスワーク以上の自己管理力が求められます。オフィスワークでもある程度の自己管理は必要ですが、テレワークはオフィスより自由になる部分が多いため、管理が甘いと仕事に支障が生じます。
たとえば、通勤時間をカットできるからといって夜遅くまで起きていると体内リズムが乱れる原因になるでしょう。そうなると業務時間に頭が働かなくなり、能率が落ちる要因にもなります。
自由が与えられているからこそ、しっかりと自己管理することが求められます。
アウトプットの差は評価の差に繋がる
テレワークでは各々の業務スタイルが見えづらくなるため、アウトプットの質が評価に直結することも多いのではないでしょうか。であれば、しっかりと環境を整えて能率良く質の高いアウトプットを行えば、評価の向上に繋がります。
逆に、環境整備や自己管理が甘くなってしまうとアウトプットの質が落ち、評価が下がる結果になりかねません。業務の質が直接的に評価に繋がるシビアな状況だからこそ、仕事環境をしっかりと整え仕事の質を高める必要があるわけです。
快適なテレワーク環境を整えるにはどうしたらいい？
では、快適なテレワーク環境を整えるにはどのようにすればよいのでしょうか。次に、テレワーク環境を快適にするポイントをご紹介します。
デスク周りを整理整頓する
デスク周辺を綺麗に整理整頓することで、快適なテレワーク環境に近づきます。前述の通り、視界に余計なものが入ると集中力を乱される原因になるため、デスク周りはなるべく秩序だった状態にするのが好ましいでしょう。
「綺麗に整える」と言ってもその意味は人によってさまざまですが、一例としては下記のようなものが挙げられます。
- モノを減らす
- スペースを広くとる
- 色調を統一する
デスク周りのモノを減らすことで視覚情報の低減に繋がり、集中力アップが見込めます。また、スペースを広く確保することで密集度合いによる雑然さを減らし、能率アップに寄与してくれるでしょう。
そして、色調を統一することでも目に入ってくる情報の均一化が見込め、余計なリソースを使わずにすみます。自身のリソースは、なるべく仕事に集約させるのがベターです。
できる限り他の人が入ってこない個室で行う
テレワークは、できる限り他の人が入ってこない個室で行うのがベターです。誰かが後ろにいたら自分も気が散りますし、映像通話を行っている場合は相手にも気をつかわせることになります。
それ以前に、カメラやマイクに他の人の姿や音声が入ってしまうのはマナーとしてNGです。子供がいる等ある程度許容されるケースもありますが、スムーズなコミュニケーションを阻害するのはなるべく避けた方がよいでしょう。
もちろん、自分自身の集中を乱す原因にもなります。仕事の能率を上げるためにも、邪魔が入らない個室で行うことが重要です。
部屋が雑多な場合は簡易ブースを作るのも手
テレワークはなるべく整然とした環境で行うのが好ましいですが、住環境によっては準備できないケースもあるかもしれません。そのような場合は、部屋に簡易的なブースを設けるのも手です。
たとえば、部屋が雑然としていてカメラに映せないケースなどが挙げられます。簡易ブースを設置すれば背景もブース内で完結するため、部屋全体の雑然さを隠すことができるでしょう。
また、ブースによっては防音効果が見込めるものもあるため、音による集中の阻害を防ぐことも可能です。ただ、防音性能の高いものは重量や価格が現実的でない場合もありますので、環境に合ったものを選ぶことが大事です。
テレワーク環境を快適にするためのおすすめアイテム
それでは、最後にテレワーク環境を快適にするためのアイテムをいくつかご紹介します。マストというわけではありませんが、選択肢の一つとして積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
椅子、机
椅子や机を整えることで、テレワーク環境を快適に保つことができます。「椅子や机なんて何を使っても一緒」と思う人もいるかもしれませんが、その効果は馬鹿にできません。
特に、椅子は自身の健康を守るためにも重要です。粗悪な椅子に長時間座り続けていると背中や腰に負荷がかかり、体を痛めてしまう原因になりかねません。
高価すぎるものを使う必要はありませんが、自分に合ったものをセレクトしましょう。良い仕事は、健全な精神と肉体から生まれることも多いです。
マイク、カメラ
次に挙げられるのは、マイクやカメラです。テレワークを行うにあたり問題となるのは「どのようにコミュニケーションを行うか」という点ではないでしょうか。
一般的にはチャットや音声通話、映像通話などが候補として考えられます。チャットであればマイクやカメラは必要ありませんが、多くの場合は音声や映像によるコミュニケーションが必須でしょう。
マイクやカメラはPCに標準搭載されていることもありますが、そうでない場合は別途購入する必要があります。その場合、あまり安価すぎるものは避けた方がよいかもしれません。
特に遠隔で顧客対応を行うような場合、質の悪いマイクやカメラを使うと相手に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。逆に質の高いものを使えば明確や音声や綺麗な映像でやり取りすることができ、印象アップも狙えます。
ノイズキャンセリングヘッドホン
最後に挙げられるのは、ノイズキャンセリングヘッドホンです。音楽を聴く際などによく使われるものですが、テレワークでは周囲の雑音をカットする目的で使うのがよいでしょう。
視覚もそうですが、聴覚情報を整えるのも集中をキープするのに大事な要因です。不快な音が常に聞こえてくるようだと仕事に集中するのは難しく、アウトプットの質も上がりづらくなってしまいます。
同じ目的のアイテムとしては、他に「耳栓」や「イヤーマフ」などもあります。音に悩まされている場合は、一度試してみてはいかがでしょうか。
ハイスペックPC
次にご紹介したいのは、ハイスペックPCです。ハイスペックというのは「高性能」とも言いかえられ、CPUやメモリといった各パーツの性能が高いマシンのことを差します。
ハイスペックPCを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。もちろんあらゆる方面において恩恵がありますが、テレワークにおいては特に下記のようなものが挙げられます。
- 通信スピードの向上
- 業務処理速度の向上
- マルチタスクの可能性
ハイスペックPCにすると規格そのものがパワーアップされることもあるため、回線プランを変更しなくても速度向上に繋がる可能性があります。また、通信のためのソフトウェアのオフライン処理が高速化されることにより、体感的に通信速度が向上したように感じることもあるでしょう。
高性能なスマホやタブレット
高性能やスマホやタブレットを用意することで、テレワークの効率化が見込めます。理屈としてはハイスペックPCの導入と似たような感じですが、高性能なスマホやタブレットであればより柔軟性の高い使い方が可能な面もあるでしょう。
たとえば、下記のようなものが考えられます。
- 負荷の高い処理
- マルチタスク
- セキュアな認証
性能のよくない端末で負荷の高い処理を行うと、最悪アプリが落ちてしまいます。その場合、未保存だった部分が削除されてしまうこともあるため、再度同じ作業をしなければならなくなる可能性もあります。
テレワークを効率化するおすすめツール
続いて、テレワークを効率化するおすすめツールをいくつかご紹介します。
Microsoft365
Microsoft365は、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社が手掛けている広範なクラウドサービスです。プランを契約することでWordやExcelといった馴染みのあるアプリをクラウド上で利用することができ、ファイルの共有や共同作業なども簡単に行なえます。
また、MicrosoftTeamsを使えばチーム内のコミュニケーションを効率化できるでしょう。MIcrosoft365は原則的にクラウド上で動作するため、インターネットにさえ繋がればどこからでもアクセス可能なのも特徴です。
Googleサービス
既にGmailやGoogleカレンダーといったGoogleサービスを業務に活用している人も多いかもしれません。検索エンジンでお馴染みのGoogleですが、Googleドライブなどのクラウドストレージサービスや、ドキュメント・スプレッドシートといったビジネスアプリケーションもリリースしています。
これらはGoogleアカウントさえあれば無料で使えますが、無料とは思えないほどの機能が搭載されているのも特徴です。使い勝手はMicrosoft社のWordやExcelと似ていますが、それらが全てクラウド上で動作するため、共有や共同作業を容易に行えるといった利点もあります。
もちろん100％互換性があるわけではないので、他の有料アプリケーションが必要なシーンもあるでしょう。しかし、簡単な処理であれば十分事足りるケースも多いのではないでしょうか。
Type.md
Type.mdを導入することで、Googleドライブ上でマークダウンが扱えるようになります。マークダウンは記法の一種であり、簡単な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できるのが特徴です。
また、マークダウンで書かれた文書は汎用性が高いため、マルチデバイスでの閲覧にも適しています。それらをGoogleドライブ上で管理することにより、情報共有の面で多くのメリットが生じます。
まとめ
テレワーク環境を快適に整えるためには、視覚情報や聴覚情報を整理したり、椅子や机にこだわることが効果的です。快適なテレワーク環境を手に入れ、アウトプットの質を高めましょう。