適正管理で業務効率化？プロジェクトにおいて欠かせない「タスク管理」とは
プロジェクトの進捗管理のために大切なのが「タスク管理」。しかし、プロジェクトにおけるタスク管理の仕方が分からなかったり、そもそも「タスク管理とは何か？」という疑問を持っている人もいるかもしれません。
この記事では、業務効率を上げるためのタスク管理について解説します。
業務効率化のはじめの一歩「タスク管理」とは？
業務効率化に取り組む際には、「タスク管理」が欠かせません。まずは、タスク管理について詳しく見ていきましょう。
タスク管理とは、プロジェクトで発生する「タスク」を管理すること
タスク管理とは、プロジェクトを進捗させる際に発生する「タスク」を管理することです。プロジェクトを細分化すると無数のタスクに分割でき、それらをプロジェクトメンバーに割り振る形になります。
場合によっては、誰がどのタスクを行うかによってプロジェクトの進捗率が変わってくるケースもあるでしょう。また、タスクはそれぞれ作業量や負荷が異なるため、一人あたりにかかる負荷をある程度公平化する必要もあります。
タスク管理を行うことにより、業務効率化に繋がる
それらのタスクを適切に管理すれば、業務効率化に繋がることが期待できます。上述の通り、タスクはそれぞれ作業量や難易度・負荷が異なるため、なるべく偏りがないように各メンバーに割り振る必要があります。
もし特定の人間にタスクが集中してしまうと、個別の遅れがプロジェクト全体の遅延に繋がってしまう可能性があります。それだけでなく、負荷の重いメンバーはそうでないメンバーに不満を持ち、プロジェクト内部がギスギスしてしまう恐れもあるでしょう。
プロジェクトの進捗を滞らせないためにはタスク管理が必須
プロジェクトの進捗を滞らせないためには、タスク管理が必須です。タスク管理を行えばメンバーに適切な作業を割り振ることができ、業務の効率化やプロジェクト全体のスムーズな進捗に繋がることが期待できます。
一概に「タスクを管理する」と言っても、そこには複数の意味があります。タスクの進捗や納期を管理するのか、あるいはタスクの作業量を管理するのかなどによってやることは違いますし、プロジェクトへの影響も異なってきます。
大切なのは、「何のためにタスク管理を行うか」です。業務効率化のためという目的が一般的ですが、さらに細分化できれば正しいタスク管理に近づけるのではないでしょうか。
タスク管理を行うメリット
では、次にタスク管理を行うメリットについて解説します。適切なタスク管理を行えば、下記のような恩恵を受けられるでしょう。
個人のやるべきことが明確化する
タスク管理を正しく行うことで、個人のやるべきことが明確化します。プロジェクトというのは、それを構成する無数のタスクをこなすことによって進捗するのが一般的です。
すなわち、個々が何をやるべきかによって進捗率や効率に変化が生まれることになります。その辺りが不明確なまま作業にとりかかっても効率が悪いどころか、プロジェクトが頓挫してしまう恐れもあります。
何事も事前準備が大事なのは言うまでもありません。着手する前に「誰が何をやるか」を明確にしておけば、いざという事態を避けることができます。
適正な作業量を割り当てることができる
適切なタスク管理を行えば、各メンバーに適正な作業の割り振りを行えます。タスクには時間がかかるものからそうでないもの、また難易度の高いものからそうでないものまでさまざまなものがあるでしょう。
個別のタスクの負荷を把握し、どのメンバーにどのタスクを任せるかをしっかりと調整することが重要です。その際に気をつけたいのは、作業量を平準化するだけでなく、メンバーの特性に合わせた作業の割り振りを行うことです。
人間にはそれぞれ向き不向きがあるため、各人に向いている業務をやらせた方が全体的な効率の向上が見込めます。しかし、そのためにはメンバー全員のパーソナルデータを細かく把握する必要があるので、現実的に難しいケースもあるかもしれません。
そのような場合は、通常通り作業量や難易度による平準化を行いましょう。不確定要素を適当な推察で勝手に判断すると、後々トラブルの元になります。
プロジェクト全体の進捗管理が容易になる
個別のタスク管理をしっかりと行えば、プロジェクト全体の進捗管理が容易になります。何度も触れている通り、プロジェクトというのは無数のタスクによって構成されているため、タスクの進捗率＝プロジェクト全体の進捗率といっても過言ではありません。
すなわち、タスクの管理が乱雑だとプロジェクト全体の進捗が不明確になってしまう恐れがあります。対して、「プロジェクトのどの位置にどのタスクが存在し、それを誰がいつまでに行うか」という部分がはっきりしていれば、タスクの進捗確認がそのままプロジェクトの進捗確認になることも多いです。
タスクの進捗管理とプロジェクトの進捗管理がぶつ切れになっていると、確認が二度手間になってしまいます。両者をできる限り連動させ、余計な手間は削減しましょう。
具体的なタスク管理手法
それでは、最後に具体的なタスク管理の手法をご紹介します。タスク管理を行う際には、下記のような方法が用いられることが多いです。
ToDoリストを作成する
タスク管理のポピュラーな手法として、ToDoリストが挙げられます。ToDoリストを作成しておけば、今現在何をやるべきかが明確になり、作業に集中できるでしょう。
ToDoリストのメリットは下記の通りです。
- 手軽に活用できる
- スマホやデスクトップなど、見やすい場所に設置できる
ToDoリストはシンプルな構造なので、比較的手軽に活用することができます。また、デスクトップに貼り付けたりスマホのロック画面に設定しておけば頻繁に見ることになり、「やるべきことを失念する」という事態を防げるでしょう。
専用システムやツールを使って管理する
もう一つの方法は、タスク管理のための専用システムやツールを活用することです。システムやツールを活用するメリットは下記の通りです。
- 便利な機能が豊富に搭載されている
- タスク管理とプロジェクト管理を一元化できる
専用のシステムやツールはToDoリストとは異なり、複雑な構造をしています。それだけに利便性が高く、単純なタスク管理だけでなく、他の多くの業務とも連携が可能です。
締切の設定を忘れないように
タスク管理を行う際は、締切の設定を忘れないようにしましょう。ToDoリストの中にはアラーム機能が搭載されているものもありますので、随時活用するのもおすすめです。
また、専用システムやツールであれば納期や締切の情報を共有することも可能です。メンバー全員がスケジュールを把握できれば、自ずと個人の納期超過を防ぐ効果も期待できるのではないでしょうか。
まとめ
適切なタスク管理を行えば、個人のやるべきことが明確になり、それぞれに適正な作業を割り振ることができます。特定のメンバーに作業が集中するとプロジェクトの遅延やトラブルに繋がるため、可能な限り業務量は平準化しましょう。
また、タスク管理を行う方法としてはToDoリストやシステムの導入が挙げられます。便利なシステムやツールを活用し、正しいタスク管理を行いましょう。