情報共有ツールにはどんな種類がある？必要とされる背景やメリット、種類をご紹介
現代では、各種テクノロジーから取得できる大量の情報をいかに効率的に共有するかが重視されています。この記事では、情報共有の重要性や情報共有ツールのメリット、そしておすすめツールをいくつかご紹介します。
現代における情報共有の重要性
現代は、情報共有の重要性が増していると言われています。まずは、その理由を紐解いていきましょう。
テクノロジーの進化により、さまざまな情報が手に入るようになった
現代ではテクノロジーの進化に伴い、非常に多くの情報が取得できるようになりました。起きたニュースは瞬時にインターネットに掲載されますし、SNSを見れば人々が今何に興味を持っているかを知ることができます。
また、WebサイトやECを運営している場合、ユーザーの細かな挙動を取得して分析可能です。「どのページや商品が一番見られているか」「平均滞在時間はどのくらいか」「CV率は業界平均と比べてどうか」などが例として挙げられるでしょう。
このような細かな情報を活用することで、収益基盤を強固にすることができます。逆に言うと、情報を活用できない場合は市場優位が失われてしまうことにも繋がります。
情報の量および質、そして共有の即時性が求められている
大量の情報が取得できるようになった現代ですが、全ての情報を人が確認したり処理するのはもはや不可能です。そのため、元データをどのように選別・加工するかが鍵になります。
そのために重要なのは、情報の量と質です。量が足りなければそこから法則性を導き出しづらくなりますし、質が悪いと誤った結果がアウトプットされてしまうかもしれません。
そして、正しく加工されたデータをいかに瞬時に入手し共有するかも大事なポイントです。いくら正確性の高いデータを取得できても、入手するまでに多大な時間を要してしまっては意味がありません。
共有に手間がかかってしまう場合も同様です。データの把握に時間をかけすぎてしまうと、その間に状況が変化してしまう可能性があります。
情報共有を効率化することで、ビジネスが優位になる
情報共有を効率化することで、ビジネスを優位に進めることができます。ITやインターネットが進化する前の情報共有は、紙や口頭といったアナログなものがメインでした。
それによるメリットももちろんありますが、下記のようなデメリットがあったことは否めません。
- 知りたい情報の効率的な抽出が難しい
- お互いがその場にいないと情報伝達できない
ITシステムを駆使すれば、そういったデメリットを解消することができます。メンバーがオンライン状態であれば。インターネットを介して瞬時に必要な情報をやり取り可能です。
また、システムに情報を集約しておけば、必要に応じて閲覧することもできるでしょう。ビジネスにおける情報は血液に例えられることも多く、可能な限りスムーズに流れることが望ましいところです。
情報共有ツールを導入するメリット
情報共有を効率するためには、情報共有のためのツールを活用するのがベターです。次に、情報共有ツールを導入するメリットについて解説します。
情報共有がスムーズになる
情報共有ツールを導入することで、情報共有がスムーズになるでしょう。情報共有ツールは、主に下記のような機能により情報共有の効率化を図ります。
- メッセージやファイルを手軽に送受信できる
- 誰でも情報を記載し、閲覧できる
- 集約された中から、欲しい情報を瞬時に検索できる
手軽かつリアルタイムにメッセージやファイルを送受信することで、必要な情報を素早く共有可能です。また、業務に関する情報を誰でもツールに記載することができ、閲覧することもできます。
そして、集約された膨大な情報の中から、必要なものを瞬時に検索することも可能です。情報共有ツールを上手に活用すれば、必要な情報が必要な場所にスムーズに流れるようになるでしょう。
情報やデータを一元管理できる
情報共有ツールを導入することで、情報やデータの一元管理が可能になります。一元管理というのは「（情報が）ひとまとめに管理されている状態」のことであり、下記のようなメリットが生じます。
- 情報の正確性が増す
- 管理が容易になる
- リアルタイム性が向上する
情報を一元管理すれば、常に正しい情報を取得することができます。情報の集約場所が複数存在する場合、あるデータベースには即座に変更が反映されるが別のデータベースの値はしばらくそのまま、といったことが生じてしまいます。
それだと、見る場所によっては正しくない情報を取得してしまうかもしれません。一元管理することで、閲覧者は常に正しく最新の情報やデータを取得できるわけです。
暗黙知を形式知に変換できる
情報共有ツールを導入すれば、暗黙知を形式知に変換できます。暗黙知というのは「担当者個人が有している業務知識やノウハウ」のことであり、暗黙知はそのままだと組織の共有知になりません。
個人が得たノウハウを社内に還元するためにも、明文化や図解などの方法によって形式知化する必要があります。そのために必要なのは「暗黙知を形式知化するノウハウ」と「情報共有ツール」でしょう。
形式知を情報共有ツールに記載して共有すれば、誰もが必要に応じて閲覧可能になります。
おすすめの情報共有ツールはこれだ
次に、おすすめの情報共有ツールをいくつかご紹介します。自社に合ったものを見極め、情報共有の効率化に努めましょう。
グループウェア
グループウェアを業務に活用することで、幅広いコミュニケーションや情報共有が可能になります。他にも、各メンバーのスケジュールを統合的に管理したり、ワークフローを効率的に進めることができます。
情報共有という面から見ると、ドキュメント管理機能や掲示板機能などが該当するでしょう。業務にまつわる知識やノウハウをグループウェアにまとめておけば、必要に応じていつでも閲覧可能です。
社内向けポータルサイト
社内向けポータルサイトを作成することで、情報共有の効率化が見込めます。社内向けポータルサイトというのは「外部に公開しないWebサイト」のようなものであり、外部向けではなく内部向けの情報がまとめられているのが一般的です。
社内向けポータルを作成することで、業務に関連する知見を集約することができます。原則的に社内向けポータルは誰でも編集が可能なため、情報の量が集まりやすいのも特徴です。
社内wiki
社内wikiは、文字通り「社内向けのwikiサービス」です。wikiというのは「誰でも簡単に情報を編集できるサービス」のことであり、編集する人を限定しないことによる量の確保がメリットとして挙げられます。
社内wikiを作成するためのツールは数多くありますが、Googleドライブでマークダウンが使えるようになるType.mdなどがおすすめです。クラウドとマークダウンを活用することで、環境に左右されないレイアウトとアクセスを確保することができます。
まとめ
情報共有ツールを導入することで、情報共有の効率化が見込めます。自社に合ったツールを見極め、スムーズな情報共有を目指しましょう。