社内メールが業務効率化の妨げに？メール利用で生じる問題点や改善点
現代はインターネットテクノロジーの発展により、連絡などのコミュニケーションを直接顔を合わせずに行えるようになりました。その手段として代表的なのはメールですが、社内メールを活用することで思わぬデメリットが発生しているケースもあります。
この記事では、社内メールの問題点や適切な削減方法について解説します。社内メールの問題点や改善手法について詳しく学び、正しい業務効率化を行いましょう。
社内メールの問題点
社内メールには、一体どのような問題点があるのでしょうか。まずは社内メールの問題点について見ていきましょう。
冒頭や末尾に定型文があり、文章が長くなる
社内メールを頻繁に使う人であれば馴染みが深いかもしれませんが、メールには冒頭や末尾に定型文をつけるのがマナーです。一例としては、「お世話になっております」や「貴社の今後益々のご発展をお祈りしております」などが挙げられるでしょう。
これらは相手を気遣うという意味では悪い表現ではありませんが、いかんせん文章が長くなってしまうというデメリットを抱えています。人によっては、「定型の挨拶はいいからさっさと本題に入ってくれ」という思いを抱く場合もあるかもしれません。
不要な情報は、業務効率化の妨げになります。
無用なCCにより、広範囲にバラまかれる
メールには「宛先」の他に「CC」や「BCC」という機能があります。CCに関係者各位のアドレスを入れることで、同じ内容のメールがそのまま送信されるという特徴があります。
一見便利に見えるCCですが、無闇やたらに使ってしまうと、メールが広範囲にバラまかれすぎるというデメリットがあります。送信者としては「念のため」という気持ちで送るのかもしれませんが、受信した方は不要なメールが積み上がってしまい、そのせいで重要な用件が埋もれてしまうようなこともあるかもしれません。
モバイルから確認しづらい
メールは手紙と違い物理的なスペースを要求せず、かつ保存も容易なので非常に扱いやすい伝達ツールです。しかし、スマホやタブレットといったモバイルデバイスから確認しづらいというデメリットも考えられます。
この辺りは当人の使い方によるところがありますが、一般的にメールはPCで確認し、モバイルデバイスはSMSやメッセージツールという人も多いかもしれません。しかし、伝達手段が複数あるとその分管理の手間が増えるのも事実です。
AIを活用して文章の要約を行う
社内メールの問題の一つは、長大な文章や冗長な情報が含まれることです。
これに対処するために、AIを活用して文章の要約を行うことができます。
ChatGPTはその点で非常に便利です。
以下に、ChatGPTを活用して社内メールの文章を要約する方法を説明します。
ChatGPTを使った文章要約の手順
1.ChatGPTへのアクセス
ChatGPTはオンラインで簡単にアクセスできます。
OpenAIのプラットフォームを利用して、チーム全体でChatGPTにアクセスするためのアカウントを作成しましょう。
2.要約のリクエスト
社内メールの長文を要約したい場合、ChatGPTに対して簡潔な要約を求めるリクエストを送信します。
たとえば、“以下のメールの要点を要約してください：”というようなリクエストをChatGPTに送ります。
3.リクエストの精査
ChatGPTが生成した要約を受け取ったら、その内容を確認しましょう。
要約が十分に明確でない場合、ChatGPTに追加の情報を提供して要約を改善するよう指示できます。
4.チーム内で共有
ChatGPTが生成した要約が満足のいくものであれば、それをチーム内で共有しましょう。
これにより、メンバー間での情報共有が効率的に行えるようになります。
5.フィードバックと学習
ChatGPTを利用した結果、フィードバックを受け取り、必要に応じてリクエストの改善を行いましょう。
ChatGPTは使用するたびに学習し、より賢くなります。
要約の自動化により、社内メールの効率を向上させることができ、メンバーの時間を節約するのに役立ちます。
ChatGPTのようなAIツールは、情報の把握と共有をスムーズにし、チームコミュニケーションを改善する一助となります。
社内メールによる問題を解決するには
社内メールにまつわる問題は、どのように解決すればよいのでしょうか。次に、社内メールによる問題の解決方法を見ていきたいと思います。
文書作成のルールを定める
まず挙げられるのは、文書作成のルールを定めるという点です。各々が自由にメール文書を記載できるのはメリットもありますが、不必要な文が並び可読性を下げるデメリットもあるでしょう。
「お世話になっております」などの定型文がその一例です。それらが必ずしも悪いわけではないのですが、効率を重視するのであれば省略するのも一つの考え方ではないでしょうか。
もちろん、外部に送信する場合はその限りではありません。相手先との関係性にもよりますが、一般的には効率より丁寧さを重視することが求められます。
必要以上のCCは使わない
社内メールを送信する際には、必要以上のCCを使わないようにしましょう。業務用メールはただでさえ数が多くなりがちなので、CCが手軽だからといって使いすぎると人によっては未読メールが大量に溜まってしまう恐れもあるでしょう。
そうなると、メールを確認するだけでも時間がかかり、本来の業務ができなくなってしまいます。それを防ぐためにもCCはなるべく必要最低限にとどめ、確認者の負担軽減を図ることが重要です。
CCについての決まりごとをあらかじめ整備しておくのも手です。
プライバシーの問題にはBCCを活用する
CCだと送り先全てが受信者側にも公開されることになりますが、それだとプライバシーの問題に発展する可能性もあります。CCではなくBCCを使うことで各受信者を隠すことができ、プライバシー保護に役立ちます。
社内メールにおいてプライバシーの問題が発生するのは、どのような時でしょうか。あくまで一例ではありますが、「受信者一覧が見られることによって好ましくない意図が看過される時」などが挙げられます。
会社というのは各従業員の複雑な関係性によって成り立っていることもあるため、CCの活用により送信者が不利益を被ってしまう恐れもあります。しかし、ケースによってはCCの方が信頼を得られることもあるため、使い分けが重要です。
他のツールと併用する
社内メールを活用する主目的として、「効率的な意思伝達」が挙げられます。メールは確かに利便性の高いコミュニケーションツールですが、より効率的な意思伝達ができるのであれば他のツールを使っても構わないわけです。
たとえば、社内SNSやグループウェア、チャットツールなどが挙げられるでしょう。これらを活用することで、メールに比べてカジュアルなコミュニケーションを行うことができ、やり取りが活発になるかもしれません。
合わせて、メールであれば個人のメールボックスに情報が蓄積されることになりますが、中央集中型のツールであれば基幹サーバーに情報が積み上がります。その情報やデータをある程度誰でも見られるようにしておけば、FAQ的な役割を果たしてくれる効果も見込めるでしょう。
メール自体を減らす
そもそもの問題源であるメール自体を減らすことで、さまざまなデメリットの解決に繋がります。メールが根幹的なコミュニケーションの軸になってしまっている場合は少々難しいかもしれませんが、多くの場合は上述した社内SNSやグループウェア、チャットツールなどで代用できるでしょう。
メールでのやり取りは、担当者間での閉ざされたコミュニケーションになりがちです。それはそれでメリットもあるのですが、できればコミュニケーションはオープンに行い、そこから得られた情報知財を社内に積み上げていくといった視点も重要ではないでしょうか。
社内メールを減らすとどうなる？
では、次に社内メールを減らすことによって何がどう変わるのかについて見ていきましょう。社内メールを削減することで、一般的に下記のような利点が生じます。
業務効率化に繋がる
社内メールを削減すれば、その分業務の効率化に繋がります。メールという伝達手段が優れているのは事実ですが、自分の意思を伝えるためには文章を考えタイピングし、適切なCCを設定して送信するといった作業が必要です。
人によっては、そのプロセスに多大な時間がかかってしまうケースもあるでしょう。また、届いたメールには一応目を通す必要がありますし、その中から重要なものとそうでないものを仕分けする手間も生じます。
場合によっては、CCによるバラマキで不要なメールが積み上がってしまい、業務が滞ってしまっている職場もあるかもしれません。
情報共有がしやすくなる
「メールを削減するのに情報共有が捗る？」と疑問に思うかもしれません。この場合は社内メールを減らす代わりにコミュニケーションのためのシステムを導入するという前提になりますが、コミュニケーションに長けたシステムを活用することで、情報共有が容易になります。
たとえば、チャットツールなどを使えばメールのようにかしこまった文章を作らなくても、気軽にメンバーに話しかけることができるでしょう。それにより情報伝達がスムーズになるのはもちろん、蓄積された情報を後から簡単に見返すこともできます。
必要に応じてナレッジ化しておけば、当人以外も必要に応じて目にすることが可能です。
閲覧するデバイスを制限しない
こちらもメールの代わりのコミュニケーションツールの話になりますが、一般的に専用システムやツールは閲覧するデバイスに制限がありません。厳密に言えばメールも閲覧デバイスに制限はありませんが、やはりPCに最適化されているケースが多いのではないでしょうか。
専用システムを活用すれば、モバイルデバイスを使って出先から情報を確認することができます。そこから気軽にコミュニケーションを行うこともできますし、情報を書き込むこともできるでしょう。
気軽な情報伝達は、ビジネスを加速させる可能性を秘めています。合わせて、効率化にもなるでしょう。
社内メールを減らすポイント
では、最後に社内メールを減らすポイントについて解説します。社内メールを減らすことで得られるメリットは上記の通りですが、闇雲に減らすだけでは逆にデメリットが生じてしまう可能性もあるでしょう。下記のようなポイントをしっかりと押さえ、上手に削減しましょう。
チャットツールなどのITシステムを活用しよう
上記でも触れましたが、社内メールをただ削減するのではなく、代替となるツールを活用する必要があります。色んなものが考えられるかと思いますが、一例としてはチャットツールが挙げられるでしょう。
チャットツールを導入すれば、メールのようにかしこまった文章ではなく、気になった時に気になったことを気軽に尋ねられるようになります。もちろん、相手の事情を鑑みることが大切ですが、メッセージを投げておけば先方が都合のよい時に確認でき、返信することが可能です。
それにより、業務の効率化が期待できます。
AIツールを導入してコミュニケーションを改善しよう
社内コミュニケーションの向上は、生産性と効率の向上につながります。
AIツールの導入は、コミュニケーションを改善するための強力な手段です。
ここでは、AIツールを導入してコミュニケーションをどのように改善できるかについて詳しく見ていきましょう。
ChatGPTをコミュニケーションに活用する方法
1. チーム内の知識共有
ChatGPTは、あらゆる種類の情報にアクセスできるため、チーム内の知識共有に役立ちます。
社内のプロジェクトやタスクに関する質問や情報を検索し、迅速な回答を得ることができます。
これにより、情報の断片化や不足を減少させ、プロジェクトの進行をスムーズにします。
2. チームコラボレーションの向上
ChatGPTをコミュニケーションツールに統合することで、リアルタイムのコラボレーションを促進できます。
チームメンバーは、チャットやメッセージを介してChatGPTに質問を投げかけ、即座に回答を受け取ることができます。
これにより、情報共有が迅速化し、プロジェクトの遅延を防ぎます。
3. メールの負担軽減
メールは効果的なコミュニケーション手段ではありますが、情報過多や長文のメールはストレスの原因になることがあります。
ChatGPTを活用して、必要な情報を簡潔に抽出し、メールの負担を軽減できます。
メールに代わる新たなコミュニケーション手段として、チーム内でのコミュニケーションの効率を向上させます。
4. カスタマーサポートの向上
AIツールを顧客対応に導入することで、カスタマーサポートの品質を向上させることができます。
ChatGPTを使用して顧客からの質問に迅速かつ正確に対応し、顧客満足度を高めましょう。
AIツールの導入に向けたステップ
ニーズの評価
チームのニーズを評価し、どのAIツールが最適かを検討します。
ChatGPTのような汎用的なAIツールから、特定の業務に特化したツールまで多くの選択肢があります。
トレーニングとカスタマイズ
選択したAIツールをチームに適用する前に、トレーニングとカスタマイズを行います。
これにより、ツールが特定の業界やプロセスに適合するように調整できます。
導入とトライアル
AIツールを導入し、チームメンバーにトライアルを行わせます。
実際の業務に適用する前に、ツールの効果を評価します。
フィードバックと改善
チームからのフィードバックを収集し、ツールの改善を継続的に行います。
ツールは使用するたびに学習し、より精度の高い応答を提供できるようになります。
メールの運用ルールを定めよう
社内メールを削減するためには、メールの運用ルールを定めるのも効果的です。運用ルールがない場合はメールの送信量が属人的になってしまい、人によっては不要なメールを大量に転送するということにもなりかねません。
たとえば、「内容別にCCを使う範囲を決める」「メールの返信は○日以内に行う」などが挙げられます。この辺りは会社の態様や業務内容によって適切なものを設定する必要がありますが、確たる運用ルールを設けることで、社内メールの削減につながるでしょう。
適切な情報共有を行おう
社内メールを削減するためには、適切な情報共有を行うことが大切です。メールを送るのは、一体どのような時でしょうか。もちろん、誰かとのアポイントを取るためにも活用されますが、多くは何かしらの情報を共有したり、意思確認をするためでしょう。
では、その役割を他の情報共有システムに代替すれば、社内メールを削減できるというわけです。こちらも、代替手法を用いずにただ社内メールだけを削減してしまうと業務に滞りが発生してしまう可能性がありますので、代わりをしっかりと用意しておきましょう。
まとめ
社内メールを削減すれば、「業務効率化」「情報共有の活発化」「利用デバイスの多様化」といったメリットが見込めます。メールには定型的な文頭文末文をつけるのがマナーですが、それらを入力するにも手間がかかることは否めません。
社内メール削減によるメリットを享受するには、メールの代わりになるコミュニケーションツールを用意しておくことが大切です。どのようなツールをどのように活用するかをあらかじめ考え、適切な情報共有を行いましょう。