システム開発の進め方と導入後のメリットは？業務はどう変わる？
新たな年を迎えてはやひと月。この1年の売り上げ目標は達成できそうですか？
会社の業績アップのためには、目標と同じくらい大事なのが「現状把握」と「課題の明確化」です。
あなたの会社には、何か課題がありますか？
業績アップを阻んでいるものはありませんか？
もしあるなら、それが何か明確になっていますか？
会社の課題は「システムの導入」で解決できるかもしれません。システムの導入は大企業がすること、と思っていませんか？
会社の規模は関係ありません。更なる成果を出すためにシステムを検討する会社は増えており、システムを上手に導入できた会社は必ず飛躍します。
システム化検討の手順とは？
それでは、システムを上手に導入するにはどうすれば良いのでしょうか？その進め方を解説します。お客様の仕事をラクにしてくれるのが「業務システム」ですが、発注前のステップがとても重要です。ここが成功すれば業務システム導入はスムーズに行きます。
社内の課題を整理
なかなか業績アップしない原因は、第三者が聞いたほうが意外と分かるものです。私たちの場合はまず、お客様の仕事の現場を見せて頂き「業務分析」をさせて頂きます。誰がどの業務を担当しているのかなど、詳しく教えて頂きます。すると解決すべき問題は次の主に２種類に分かれてきます。
- 人の手で解決できること
- システムが手伝えば解決できること
エンジニアがお客様の悩みを伺うと、意外と１が多くあるものです。お客様がヒアリングの過程で、ご自分の会社の課題に気付いていかれることもあります。「現状把握」の作業はパワーが要りますが、最大限にお客様に寄り添い、システム開発のプロとしてご提案もさせて頂きます。
システム化する業務範囲を決定
システムを導入すればどんな問題でも解決できる！と思われるお客様は多いです。しかし、何でもシステムにやらせれば業績アップするわけではありません。お客様のビジネスがこれまで成長してこれたのは、お客様の商才、戦略、お人柄といった成功する要因の賜物なのです。
システムは、それらのお客様のアクションをサポートする立場です。機械ですので疲れないし、膨大な容量を持っています。ヒューマンエラーも起こしません。機械の特性を活かして、お客様のビジネスをより活性化させるパートナーというか、そういう存在です。縁の下の力持ち、と言われるようになれれば最高です。
業務改善
「こんなシステムはどうでしょう」と提案する前に、お客様にも業務改善を検討して頂きます。効率を落としているのは、たいてい次のようなところです。
- 作業工程が多すぎる
- やり方が人によって違う
- 他部署との連携が上手くいかない
日々の作業に追われるあまり、人によってやり方が変わったり、大事な情報の共有ができなかったりといった穴が生じている可能性があります。これを機に「標準業務」を設定していくこともお勧めしています。属人的な仕事をする会社は規模を拡大することはできません。システムを導入する機に「標準業務」とマニュアルの設定を徹底し、今後企業規模を拡大し優秀な人材を採用することも見据えて、現場のフローを整理しましょう。
システム会社の選び方
数あるシステム開発会社の中から、どのようにして会社を選べば良いのでしょうか？システム開発の知識などない場合、どんな基準で判断するべきか、悩むことでしょう。しかし、どうせシステムを発注するなら、慣れない最新技術で使いづらいものより、使いやすくて役に立つものを作って欲しいですよね？そうすると、会社のホームページに載っている業績だけで決めたり、会社の大きさだけで決めたりするとかえって上手くいかないこともあります。
必ずしも企業規模では決めない
システム会社の規模だけで選ぶことはやめましょう。実例として、株式会社サイバーエージェント社長藤田晋氏のトップメッセージを抜粋します。創業当時のサイバーエージェントは、まだ小規模だった堀江貴文氏のオンザエッヂに商品開発を一任しました。その後両者とも順調に上場するのですが、このときの藤田氏の選択は大正解だったことになります。
外注先を検討し始めたとき、私には一つ気になる会社がありました。それが現在パートナー企業となっているオンザエッヂなのですが、私は何故かその当時エッヂのホームページにブックマークを付けていました。 真っ先にこの会社に相談しに行って、初めてオンザエッヂの社長の堀江さんと会いました。 （中略）私は妙にこの会社が気に入って周囲のアドバイスを無視して他のシステム会社と合い見積もりを取ることもしませんでした。
株式会社サイバーエージェント
良きビジネスパートナーとなってくれるシステム会社を選ぶ
エンジニアによるヒアリングで「この人はうちの会社を分かってくれる」と感じたなら、あなたの直感は正しいと思います。是非、夢や悩みを話すことのできるシステム会社を選んで頂きたいと思います。
ヒアリングがシステム導入成功のポイント
信頼できる会社を選んだら、ヒアリング→設計と進んでいきます。システム開発会社のエンジニアと交渉するのが初めての場合は、うまく行くのだろうかと不安に思われるかもしれません。しかし、エンジニアも「クライアントの課題を上手く解決してあげられるシステムを作りたい」その一心でヒアリングに来るはずです。はじめの一歩から具体的なシステムの提案まで、すべて共同作業でおこなわれていきますので、安心してヒアリングを受けていきましょう。
業務課題の明確化
第三者も加わると、何が業績アップの足かせになっているか見えてくるものです。時には言いにくいことを話す必要もあるでしょうから、信頼できるシステム会社と出会うことが大事です。
目標の明確化
目標を具体的に立てると、正確な距離感がつかめるというものです。確実に業績アップしている会社は、具体的な目標を立てています。
必要な機能を絞る
システムは多機能なら良いものではありません。コストも高くなるし、お客様が使いこなせなくては意味がないからです。人とシステムの役割分担をして、システムに頼る部分を絞っていきます。
プロトタイプで手戻りなし
初めて聞かれる言葉かもしれませんが、私たちは「プロトタイプ」という試作品を作ることを推奨しています。実物通りの操作が可能なので、実際に動かしてお客様のイメージ通りに発注できているか確認して頂きます。こうすると作り直しの手間がなくなります。
システム導入によってもたらされるメリットとは？
最後に、システムを導入するメリットを挙げてみましょう。システム導入の最も大きなメリットとは、これまで会社の貴重なヒューマンパワーを奪っていた業務を代わりにシステムが担当して、効率的に処理する状態になることです。それによりお客様の貴重な労働力は、会社の発展に寄与する業務のためにこそ、使って頂けるようになるはずです。システム導入はその他にも、業務を遂行しやすい環境を提供できますので例を挙げていきましょう。
業務が効率化できる
まずは、コンピューターの正確さで入力ミスなどのヒューマンエラーを激減できます。処理スピードも人間とは比較にならないほど早いです。膨大な情報を格納できるうえ、情報が一元化できるのでミスコミュニケーションを防ぐことができます。
人件費などのコストが削減できる
今まで人手でやっていたものが自動化できるため、人件費が削減できます。今あるヒューマンパワーを回して、手が足りない部署や新規事業の充実を図ることもできます。情報をデータ化するのでペーパーレス化も進みます。
営業支援ツールの幅が広がる
営業ツールがパンフレットなど紙媒体であれば、データ化してタブレットやスマホでも閲覧可能にします。Webシステムを使った営業ツールにすれば、全PCに商品情報をインストールする手間がなくなります。受注もシステム上でおこなえば、自動入力され一元管理できます。営業マンとお客様のやりとりにはチャットサービスが導入でき、交渉履歴が全て残る点も好評です。
まとめ
システム導入の進め方の参考にして頂けたでしょうか。ご自分の会社にはどんなシステムが必要なのか、分からない方が多いのです。そんな不安もエンジニアに気軽に打ち明けてほしいですね。進め方のなかでも重要なのが「現状把握」「課題の明確化」です。今年飛躍を図りたいなら、是非この機会にエンジニアのヒアリングを受けてみませんか？