事務職の作業を効率化!リーダーに知ってほしい時短テクニック
会社という一つの仕組みの中でも、作業の効率化に手を出し辛いのが事務職の作業です。
基本的に前任者から引き継いだやり方をそのまま進めることが多く、また、一人だけが流れを変えようとしても他の人との連携が進まないと、結局は元に戻すしかないというのがリーダーの悩みではないでしょうか。
しかし、ビジネスはスピードアップし進んでいきますから、事務仕事だけ過去のままというのでは効率が良くないものです。そこで事務作業を効率化するテクニックを見ていきましょう。
スピードアップしてミスを減らす事務仕事のポイント
事務職の作業を効率化し如何にしてスピードアップしながらミスを減らすのか。まずは事務処理の早い人の習慣を参考にしてみましょう。
探さなくて良い環境にする
事務職の作業で効率化的だなと感じる人は、総じて必要なものを探さなくて良い環境を作っています。
所定の用紙や印鑑、ホチキスや赤色のボールペン。ゼムクリップなど普段から使うモノは、迷わず探さずすぐに取り出せるように整理されています。
そして、資料や取引先の情報なども、決まったところへ保管。さらにパソコンのフォルダーも、パッと見ただけでわかるように書類やデータがどこにあるのかわかるように整理されています。
実は日々の仕事の中で、一番時間を使っているのが探すこと。まずはアナログですが、探さなくて良い環境を作ることが効率化への一歩です。
仕事の流れを定型化する
事務職の方で仕事が速いと言われる人は、仕事をパターン化しているという共通点があります。
事務職の仕事は、一つひとつは多岐にわたっているように見えますが、少し視点を変えてみると、ある程度の定型化されたパターンが浮き上がってきます。
仕事を定型化されたパターンと見ることで、ルーチン化することが出来ますので悩んだり迷ったりすることが減ってきます。また、ルーチン化された作業の中で答えが見つからない場合は、イレギュラーなことが発生しているということですから、すぐに周りや責任者へ報告連絡相談することができます。
また、似たような作業をまとめて行うこともできますので、効率化にもつながります。
全体の流れと優先順位を見る
急ぎの仕事を頼んだとき顕著になるのが、仕事の速い人とそうでない人の違いです。
仕事が速い人は頼まれたことが全体の流れの中で、どこの部分なのかわかっているため、丁寧にやるべきか必要最低限やるべきかを的確に判断します。
また、いつもとは違った流れに変えてみることで、無駄を省き効率化しながら事務職を進めていく傾向が強いものです。
もし、あなたの会社の事務職の方で、がんばってはいるんだけど仕事に時間が掛かるのなら、全体の流れと優先順位について確認してあげてください。
すぐできる事務仕事の時短テクニック
続いて事務職の方がすぐに効率化できる時短テクニックをお伝えします。
本当に、こういうことは今日からでも実施できますので、先延ばしにせず積極的に活用してください。
キーボードはブラインドタッチ
事務職の方は、キーボードを使って入力する仕事が多いです。もし同じ文字数の文書を、キーボードを見ずにブラインドタッチで入力する人と、キーを目で追いながら入力する人とでは、どちらが時間を短く入力できるでしょうか。
ほんの些細な違いなのですが、1文字入力するたびに、少しずつ時間が短くなると、最終的には大きな差が生まれてきます。
毎日パソコンで入力する仕事が多い人は、1文字単位の時短を狙った効率化のために、ブランドタッチをマスターすることをおすすめします。
マウスよりもショートカットキー
エクセルやワードを使うとき、キーボードから入力して、右手をマウスへ移動してクリックし、また右手をキーボードへ戻して入力を続ける。この繰り返し、意外に時間を使っています。
そこでネットや参考書を使うと簡単に調べられますので、エクセルやワードのようなよく使うソフトウェアのショートカットキーを見つけておきましょう。
一度覚えると作業効率もアップしますし、何といってもマウスに持ち替える面倒がなくなります。
いつも目にするところにTODOリスト
事務職の仕事は締め切りが詰まっています。ですから、忘れていると大変なことになりますし、期限に間に合わなかったで済まされない事象も当然出てきます。
ですから、普段から自分が一番視線を送る場所へ、TODOリストを作って張っておくことで事務職の仕事をミスなく効率化することができます。
机の前に仕切があるのなら、そこに付箋にTODOを書いて貼っておいても良いでしょう。パソコンを見ている時間が長い方なら、パソコンの付箋機能を使うことで、いつでも予定を把握することができます。
悩むよりも相談
難しい仕事や初めて頼まれた作業など、分からないことに出会ったときこそ、事務職の方の効率化が必要です。
分からないことについて、あれこれ悩んでみてもたいていは答えが出てきません。当然ですが、自分の経験値にないことなので答えを出すことはできません。
ですから、こういった状況の場合、効率的に進めるためには悩むよりも相談が一番の近道なのです。
どうしても人は分からないことが出てくると、明日にしよう、後にしようとしてしまい、最後に困ったことが起こるものです。悩むと考えるは別のこと。悩む時間はロスですから効率化を考えて進めましょう。
会社で効率化を進める方法
会社で事務職の効率化を進める場合、次のポイントを丁寧に構築してください。
事務仕事のルーチンワークをシステム化
事務仕事は、毎日止まることなく繰り返される仕事です。そして、その中にはルーチン化できる部分も当然存在しています。
まずは単純な繰り返し作業を洗い出し、次にその前後の作業をチェックしてみましょう。結構「前任者からそう言われたので」という理由だけで、よくよく見るとルーチン化できることだったということもあります。
また、社内で誰かが専任でやっているため、分からなかっただけで実はこれも他と同じ流れだったということもあります。
毎日の仕事からルーチンワークを見つけ出し、システム化することで効率化を進めることができます。
社員が共有できるコミュニティー環境の構築
社員同士が会社全体の流れを知る機会は多くありません。これは他の部署と連携している事務職であっても全体が分かっていることは少ないものです。
そこで会社で効率化を進めるための一つの方法としては、社員が共有できるコミュニティー環境を作ることが上げられます。
どの部署では、どのようなことを行っているのか。事務職なら経費申請について困っていることがあるとか。
毎回、ちょっとした情報共有のために長時間の会議を行うのなら、コミュニティー環境を構築することで、会議をはじめとする打ち合わせを効率化することができます。
前例をパッと見つけられるファイリングシステム
仕事で前例があるのなら、その情報をサッと取り出して使うことが効率化の一歩です。
しかし、よくあるシーンとして前例があることはわかっているけれど、どこに情報があるのかわからないため何時間も掛けて探し、結局は見つからず最初から作るという、負のサイクルに入っていることも多いはずです。
こういう無駄なことは、ファイリングシステムを導入することで解決できます。年月日から資料のタイトルやジャンルを登録しておくことで、いつでも欲しい前例を取り出すことができます。
「探す」という行動は一番の無駄です。ぜひここから効率化していきたいものですね。
まとめ
事務職の効率化は、意識して始めないと現状維持を選んでしまいます。そのためリーダーには現場レベルで簡単にできる効率化を推進しながら、平行してルーチンワークを見つけることが必要です。
ルーチンワークが見つかれば、そこをシステム化することは難しくありません。
無駄な仕事を続けるよりも一人一人が楽になり、創造的なスキルを使って仕事を楽しんでいく取り組みこそ、これから必要とされることではないでしょうか。