「業務効率」と「生産性」はどう違う？似て非なる二つの指標向上のためのポイント
仕事上、「生産性」や「業務効率」という言葉を耳にする機会も多いかと思います。両者は似たような意味で使われることも多いですが、一体どのような点が異なるのでしょうか。
この記事では、業務効率と生産性の違い、そして両者を向上させるにはどうすればよいかについて解説します。合わせて、生産性や業務効率を向上させた事例もご紹介しますので、しっかりと学んでおきましょう。
「業務効率」と「生産性」はどう違う？
「業務効率」と「生産性」は、一体どのような点が異なるのでしょうか。まずは、両者の違いを確認していきましょう。
「生産性」は産出を投入で割ったもの
「生産性」の定義は、「産出（アウトプット）を投入（インプット）で割ったもの」です。どのくらいの量のリソースからどの程度のアウトプットを得られたかを計る指標になるため、「生産性が高い」ということは、すなわち「投資効率が良い」ということになります。
対して、「生産性が低い」ということは、「一定量を投入したにも関わらず、僅かなリターンしか得られなかった」ということになるでしょう。当然ながら生産性は高い方が好ましく、生産性が高くなればなるほど事業がうまく回っているという話になります。
「業務効率」は業務のスピードやコストを重視
一方、「業務効率」という指標は主に業務のスピードやコスト面を重視しています。業務のスピードが早く時間あたりの生産が多い場合やコスト削減を達成した場合などに、「業務効率が良い」という言い方をするのが一般的です。
前述した「生産性」がインプットとアウトプットのバランスを見ているのに対し、「業務効率」はその限りではありません。インプット量に関わらず、単純にコスト削減やスピードの向上に繋がった場合にも「業務効率が良くなった」という言い方をするケースもあります。
もちろん、完全にインプット量を無視するわけではありませんが、「生産性」に比べるとやや軽い見方をされることもあるでしょう。
生産性は求め方が定義されているが、業務効率はそうとは限らない
「生産性」は求め方が定義されているが、業務効率は場合によって曖昧な定義になるとも言えます。生産性の求め方は前述の通り「産出量を投入量で除算する」ですが、業務効率の確たる求め方が存在するわけではありません。
そのため、「生産性は客観的指標だが、業務効率は主観的指標」と言える節もあります。もちろん、完全に主観的な目線になると業務効率を向上させる意味が薄くなってしまうため、ある程度は客観的な基準が求められるでしょう。
しかし、それをどこに置くか、という点は各企業によって異なります。逆に言うと、「業務効率」という言葉は柔軟性が高く、より実態に則した指標になるという表現もできるかもしれません。
業務効率や生産性を改善するには？
では、次に業務効率や生産性を改善するための方法について解説します。両者は意味が微妙に異なる言葉ですが、どちらも向上するにこしたことはありません。
生産性を改善するには、投入からどの程度の生産が行われたかを逐一チェック
生産性を改善するためには、投入したものからどの程度の生産が得られたかを逐一チェックすることが大切です。前述した通り、生産性は「アウトプットをインプットで除算したもの」になるため、アウトプットとインプットのバランスが重要になります。
事業というのは複雑に絡み合っているため、多くの投入を行ったにも関わらず産出が少ないケースもあるでしょう。あるいは、あまり見込みがないので投入量を絞ったにも関わらず思わぬ結果が得られる時もあるかもしれません。
それらも含め、全ての生産に対して記録をとっておくことをおすすめします。記録したデータを後から見直すことで、どのようなパターンの時に生産性が向上するのかが見えやすくなります。
法則がある程度分かれば再現性を高めることができ、結果として全体的な生産性の向上に繋がるでしょう。
業務効率を上げるには、プロセスの見直しや改善が有効
業務効率を上げるには、業務プロセスの見直しや改善が有効です。業務効率を向上させるにはプロセスの「ムダ」を省くのが効果的であり、そのためには現状の工程を知り、どこかにムダがないかチェックすることになるでしょう。
一見するとどこにもムダがないように見える場合でも、目をこらせば改善の余地があるケースも多いです。ここで注意したいのは、一見ムダに見えるものでも実は重要な意味を持っていたり、あるいはその逆のパターンもあるということです。
その辺りをしっかりと見極め、適切な判断を下しましょう。ムダを省けば省くほど業務スピードの向上やコスト削減に繋がり、結果として業務効率の向上に繋がります。
どちらもシステムやITを駆使することによって改善可能
生産性や業務効率向上のためには、ITシステムを活用するのも効果的です。現代は多くのシステムが開発リリースされており、適切なものを導入すれば事業の大きな助けとなってくれるでしょう。
システムを有効活用するためには、導入の目的や自社のニーズを明確にすることが重要です。「何のためにシステムを導入するのか」をあらかじめ決めておき、それに沿った製品選びやルール策定を行う必要があります。
誤った製品を導入してしまうと、コストがかかる割に効果が出ないということにもなりかねません。
業務効率や生産性を向上させた事例
では、最後に業務効率や生産性を向上させた実例をご紹介します。
事務作業の生産性向上のためにRPAを試験導入：リコージャパン株式会社
リコージャパンは各種オフィス製品の提供を通し、顧客の経営をサポートしている企業です。同社は事業規模が大きいため、毎月何十万件もの事務処理が発生しています。
主だったものはシステムに任せていたのですが、イレギュラーなものはシステムが対応できないため、手作業で処理していました。そこでRPAを導入して自動作業を試みたところ、業務領域によっては90％を超える工数削減を達成することができました。
エントリーシートの選考にAIを活用：ソフトバンク株式会社
ソフトバンク株式会社は、大手携帯キャリアとして社会のモバイル通信領域を担っている会社です。同社は、2017年からIBMのWatsonという人工知能を活用し、エントリーシートの選考を行っています。
しかし、完全にシステムに任せっきりなわけではありません。「選考の判断という重要なポイントを完全にAIに任せてしまってもよいのか」という点に疑問を抱き、不合格となったエントリーシートは人間の目で改めて判断しています。完全に自動化したわけではありませんが、それでも従来よりかかる時間を約75％削減できる見込みです。
まとめ
「生産性」と「業務効率」は同じような意味で使われることも多い言葉ですが、厳密に言うと両者の意味は異なります。生産性が「投入と産出のバランスを表した指標」であるのに対し、業務効率は「業務スピードやコストに重きをおいた指標」となります。
両者を共に向上させることができれば、多くのメリットが得られるでしょう。そのためには、生産における記録をとったり、業務プロセスの見直しや改善などが有効です。
もちろん、ITシステムの適切な活用も助けになるでしょう。自社の業務をしっかりと洗い出し、強い事業体質を目指しましょう。