ドキュメントを共同編集するには何が必要？具体的なツールや選び方をご紹介
ドキュメントを共同編集することにより、さまざまなメリットが生じます。この記事では、共同編集のメリットやおすすめのツールなどをご紹介します。
ドキュメントを共同編集することによるメリット
ドキュメントを共同編集することで、下記のようなメリットがあるでしょう。
情報の一元管理に役立つ
ドキュメントを共同編集することにより、情報の一元管理を促せます。共同編集ではなく各々が独自にドキュメントを編集するスタイルだと「ある箇所は正しく修正されているが別の箇所が未修正のまま」というドキュメントファイルが乱立する恐れがあります。
そうなると、正しく編集されているドキュメントを探すのも一苦労です。一つの（正しい）ドキュメントを共同編集すれば、それさえ見れば必要な情報が漏れなく記載されていることになります。
情報共有、および情報の一元管理に役立つのではないでしょうか。
リアルタイム性の高いやり取りができる
ドキュメントを共同編集することにより、リアルタイム性の高いやり取りを行えます。サービスやツールによっては細かな編集・管理機能が備わっていたり、中にはチャットをしながらドキュメントを編集することが可能なものもあります。
編集・管理機能を使えば、一元管理されているドキュメント上で「元データに対し誰がどのような編集を行ったか」「それに対し誰がどのようなコメントを残したか」などが明確になります。従来は別途メールやリアルなコミュニケーションで行っていたものをドキュメント上で完結させられる形になり、かつ履歴も残せます。
結果だけでなくプロセスまで記録できれば、問題が起きた際に原因を突き止めやすくなるでしょう。
リモートワークに対応できる
ドキュメントを共同編集することで、リモートワークへの対応も見据えることができます。多くのドキュメント共有サービスはクラウド型で運用されているため、インターネットにさえ繋がればどこからでもアクセスが可能です。（もちろん意図的に制限することもできます）
かつ、複数人による編集や管理をドキュメント上で行えるため、意思疎通に問題が生じにくくなります。働き方が大きく変わってきている昨今だからこそ、柔軟に対応できるスタイルやサービスが重宝されています。
共同編集のためのツールはどう選ぶ？
共同編集のためのツールやサービスはどのように選んだらよいのでしょうか。続いて、サービスやツールの選び方について解説します。
クラウドサービス（ストレージ）であること
一つ目は、活用しようとしているものがクラウドサービスであるかどうかです。クラウドサービスであればインターネットを介して場所や端末を選ばずアクセスできるため、さまざまな状況に対応できます。
加えて、クラウドサービスであれば比較的コストが安く（無料のものも多いでしょう）、かつメンテナンスや保守管理の手間がかからないといったメリットもあります。数少ないデメリットとしては「データを自社で（物理的に）管理できない」などが挙げられますが、管理のためのコストや人員、教育などが必要になることは言うまでもありません。
やり取りがスムーズであること
ドキュメントを共同編集するのは何のためでしょうか。企業や部署によっても異なりますが、多くは「正しいドキュメントを効率的に作成・管理する」ではないでしょうか。
そのために重要なのは、コミュニケーションのための機能です。複数人でドキュメントを編集管理する場合、それぞれのやり方や進め方などが混ざり合い、主軸が失われてしまう可能性もあるかもしれません。
コミュニケーションコストが低いツールであれば、提案や確認、承認などを気軽に行えます。履歴も残るため「言った言わない」のような水掛け論になることもないでしょう。
必要な機能が搭載されていること
どれほど優れたツール・サービスであっても、自社にとって必要な機能が搭載されていなければ活用が難しくなってしまいます。コミュニケーションを重視したいのにやり取りのための機能が少なかったり、体系的な管理を行いたいのに検索機能が弱いなどの問題があれば、本来の目的を達成することができません。
それを防ぐためにも、ツールを選ぶ際にはまず「自社にとって必要なもの」を明らかにしましょう。そのためには「自社は何故ドキュメント共有ツールを必要としているのか」といった部分から考える必要があるのではないでしょうか。
ドキュメント共有ツールは比較的安価で利用できるものが多いため「そこまで考える必要があるか？」という疑問を抱く人もいるかもしれません。しかし、ツールやサービスは（価格に関係なく）一度導入してワークフローに組み込むと変更が難しいため、最初にしっかりと軸を定めて選ぶことをおすすめします。
ドキュメントを効率的に共同編集するためのおすすめツール
それでは、最後にドキュメントを効率的に共同編集するための具体的なツールやサービスをご紹介します。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、個人向けクラウドストレージサービスであるDropboxが手掛けているドキュメント共有ツールです。Dropboxのアカウントがあれば無料で使えるため、普段からDropboxを活用している人におすすめです。
Dropbox Paperは「ドキュメント共有ツール」というよりは「共同作業のためのワークスペース」といった方が適切かもしれません。チームで活用すれば情報を集約し一元管理できるようになるため、検索や管理の手間を大きく省けるでしょう。
Microsoft Word
Microsoft Wordは、ビジネスアプリケーションであるOfficeの文書作成ソフトウェアです。従来は個人での文書作成に特化していたソフトですが、時代に合わせてドキュメントの共同編集が可能になりました。
そのため、古いバージョンを使っているメンバーがいる場合は共同編集が難しくなってしまうケースもあります。Wordで共同編集を行う場合は、まず最初に互いのバージョンを確認しておきましょう。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogleがリリースしている文書作成ソフトウェアです。Googleドキュメントはオンラインで運用されているため、文書作成に限らずドキュメントのクラウド保存、共有、複数人での共同編集などが可能です。
Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えるため、気軽に試すこともできるでしょう。Google Workspaceという有料プランも用意されており、こちらではストレージ容量がアップしたりセキュリティが高まったり、メールに独自ドメインを使用するなどの拡張が可能です。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブ上でマークダウン形式のファイルを扱えるようにするサービスです。マークダウンは記法の一種であり、記述の容易さや汎用性の高さが特徴です。
Googleドライブ上でマークダウンを扱うことにより、編集や共有の手間を大きく削減することができるでしょう。マークダウンおよびGoogleサービスを頻繁に活用する場合は検討をおすすめします。
まとめ
ドキュメントを共同編集することができれば、生産性向上に寄与します。適切なツールやサービスを選び、快適な共同作業スタイルを構築しましょう。