実は簡単。一流のビジネスマンが密かにやっている究極の時短テクニックとは？
ビジネスを効率化する手法やテクニックを挙げると、枚挙に暇がありません。しかし、「具体的に何をすればいいのか？」「時短についてどのように考えればよいのか？」といった点に疑問を抱いているビジネスマンも多いのではないでしょうか。
この記事では、一流ビジネスマンが密かに行っている時短テクニックや、時短についての考え方についてご紹介します。自分に合った時短テクニックを見つけ、業務効率化を目指しましょう。
時短に取り組む際に考えたいこと
業務の時短に取り組む際には、以下のようなポイントが大事です。
短期・中期・長期のカテゴリに分ける
時短のためのアイデアやテクニックは、短期・中期・長期に分けて考えることをおすすめします。これは時短に限った話ではないのですが、短期的に成果が出るように見えるアイデアや手法も、実は長期的に見るとマイナスになってしまうということが少なくありません。
それだと何のために施策を実行したのかが分からなくなってしまうため、まずは短期・中期・長期にカテゴリ分けして特性を捉えましょう。また、「今すぐ実行するのは難しいがいつかは試してみたいもの」をメモしておくことで、余裕が出た際にやるべきことが明確になります。
全体的なワークフローを見直す
全体的なワークフローを見直すことで、業務の時短に繋がるケースも多いものです。仕事というのは一つ一つの細かな作業や処理が積み重なり、全体を形成しています。
基本的には一つ一つの作業や処理は全て大目的を達成させるためのものなのですが、場合によっては「この作業は不要では？」というものも存在するでしょう。それを思い切ってカットするなり別のやり方に転換することで、業務全体の時短になる可能性があります。
もちろん、一見不要に見えても実は重要な処理だったというものもあります。ワークフローを見直す際には、総合的かつ正しい判断を行いましょう。
自分のバイオリズムを把握する
自身のバイオリズムを把握しておくことも、業務の時短に繋がります。常に一定のパフォーマンスを発揮できればよいのですが、人間である以上は調子のよい時悪い時があるでしょう。
どういった時に自分はパフォーマンスが向上し、またどういった時に不調になるかなどを抑えておくことで業務効率向上の手助けとなります。100％思った通りのタイミングで仕事をこなすのは少々難しいものがありますが、調子のよい時には難度の高い仕事を行い、悪い時はルーチンワークを行うといった工夫も可能でしょう。
一流ビジネスマンが密かにやっている時短テクニック
それでは、次に一流ビジネスマンが密かに行っている時短テクニックをご紹介します。といっても何か超人的な裏技があるわけでなく、基本的な事柄を確実に行うのがポイントです。
業務の自動化
自動化できる業務を思い切って自動化することで、時短に繋がります。どういった業務をどういった方法で自動化するかは内容によって大きく異なりますが、一つにはPCのソフトや機能を活用して時短化するというものが挙げられるでしょう。
たとえば、表計算ソフトであるExcelを使いこなすことで、業務の自動化が可能です。Excelには多種さまざまな機能が搭載されており、シートを作り込むことで入力→結果の出力をオートマティックに行うことができます。
また、プログラミングができる人は思い切って簡易的なツールを開発するという手もあるでしょう。こちらは少々専門的な知識が必要となりますが、その分応用がきくため、多方面への反映が期待できます。
ToDoリストの作成・管理
やるべきことをまとめたToDoリストを作成し、適切に管理することで業務の時短に繋がります。ToDoリストは紙で管理してもよいのですが、スマホでもPCでも確認できるクラウド型アプリを活用すると非常に便利です。
一般的には、やるべき項目に対して期限やアラートを設定できるのですが、中には重要度などのカテゴリ分けが可能なものもあります。さらに、カレンダーアプリと連携してスケジュール管理のような形で行えるものもありますので、自分が使いやすいもの、必要十分な機能を備えているものを選びましょう。
忙しい時は始業時間前に出社する
忙しい時期は始業時間前に出社し、規定の出社時間までにある程度業務をすませておくのも時短に繋がります。「時間が長くなればその分業務量が増えるのは当たり前」といった意見もあるかもしれませんが、ポイントは時間を後ろにズラすのではなく前にズラすという点です。
時間を後ろにズラすのはいわゆる残業ですが、基本的に残業する人は多いため、通常業務と同じような環境になります。一方、（会社にもよりますが）早出して仕事をする人はそれほど多くないため、電話や雑談、不意の話しかけで集中を乱されることが少なくなります。
また、人間は朝にもっとも頭が冴えているという説もあり、早朝を有効活用している成功者も多いです。加えて、朝一で仕事を片付けるとさまざまな面で先手を打つこともできるため、ビジネス上有利に働くことも期待できます。
環境を整える
次にご紹介するのは、仕事する環境を整えるという点です。環境が仕事のパフォーマンスに影響を及ぼすのはもはや自明といっても過言ではありませんが、具体的な環境の整え方に不明点がある人も多いかもしれません。
まず考えたいのは、机や椅子を適切なものに交換するといった点です。自分の身長や座高に合った高さの机を使わないと肩こりや首こりの原因になりますし、椅子も粗悪なものを長期間使うことにより、腰や背中へのダメージが考えられます。
そのような状態ではとてもよい仕事はできませんので、自分の体に合ったものを準備するよう心がけましょう。
PC周りを効率化する
PC周りを効率化することにより、業務の大幅な時短が可能です。一例として、モニターを買い足してデュアルディスプレイにする、よく使う言葉をあらかじめ辞書登録するなどが挙げられるでしょう。
他にも、PC周りを効率化する方法は数え切れないほどたくさんあります。大事なのは、自分の業務内容や特性をしっかりと加味しつつ必要なものとそうでないものを判断することです。
たとえば、単一のソフトウェアのみを活用しシングルディスプレイで事足りる作業がメインの場合、ディスプレイをデュアルにする恩恵は薄いでしょう。しかし、複数のウインドウを同時に開いて作業することが求められている場合、作業領域が広がることによる効率化は無視できないものがあります。
捗らない時は思い切って休む
最後にご紹介するのは、仕事が捗らない時は思い切って休んでしまうという点です。前述の通り人間にはバイオリズムが存在するため、仕事が捗る時もあればそうでない時もあるでしょう。
どうしても短期的に終わらせなければならない作業がある場合は別ですが、調子の悪い時に無理して仕事をしても良い結果は得られません。基本的に調子が悪い時と良い時は交互に巡ってきますので、バイオリズムが低下している時はインプットに務め、好調な時にアウトプットに励むのも手でしょう。
まとめ
ビジネスを行うにあたっての時短テクニックには、広範囲にさまざまなものが存在します。自分が手掛けている業務内容や自身の特性に合わせ、しっかりと効果が見込めるものに取り組みましょう。