営業活動を円滑に進めたい。営業案件管理をエクセルで行うメリットとデメリットとは
エクセルで営業案件管理を行っている企業も多いのではないでしょうか。エクセルは非常に便利かつ汎用性の高いソフトですが、エクセルでの営業案件管理にはデメリットや課題があるのも事実です。
この記事では、営業案件管理をエクセルで行うことによるメリットとデメリットおよび課題。そして、それを解決するための方法をご紹介します。
営業案件管理をエクセルで行うメリットとデメリット
まずは、営業案件管理をエクセルとで行うメリットとデメリットをご紹介します。
メリット
営業案件管理をエクセルで行うメリットは、下記の通りです。
業務の都合通りにフォーマットを作れる
エクセルは非常に自由度の高いソフトなので、業務で必要とされるフォーマットを作成することができます。営業案件管理はもちろんのこと、他にも費用精算や進捗管理といった他の業務においても活用することができるでしょう。
各業務に必要となる機能を過不足なく盛り込むことができるため、使い勝手なども自分達の都合通りに変えることが可能です。
コストがあまりかからない
エクセルは他の業務システムなどと比較してもそれほど高価ではなく、かつカバーできる業務の幅が広いため費用対効果の高いソフトです。小規模な事業であれば、エクセルのみで管理業務を行うことも可能でしょう。
ツールやシステムにあまりお金がかからないため、他の部分に金銭的リソースを割り当てることができます。
デメリット
一方、エクセルで営業案件管理を行うことによるデメリットは下記の通りです。
複雑な機能の搭載が難しい
エクセルはさまざまな業務に対応できますが、あまりに複雑すぎる機能の搭載は難しいと言えるでしょう。純粋にソフトウェアの仕様としてできないこともあれば、できるけど実装が難解すぎて現場レベルではできないということもあります。
どのソフトやシステムにも言えることですが、できることとできないことを見極めて活用するか否かを判断することが大事です。
リアルタイム性や連携性に乏しい
エクセルを使い営業案件管理を行っている場合、データのリアルタイム性や連携性の面で問題を抱えることがあります。エクセルファイルをどのように管理しているかにもよりますが、たとえば特定の担当者のPCで管理している場合はファイルを編集してサーバーに乗せるまでに若干のタイムラグが生じます。
また、他に使っているシステムやツールとの連携で問題が発生する場合もあるでしょう。連携に不備が生じれば、エクセルに入力したデータを他の環境で扱うのが難しくなってしまいます。
エクセルで案件管理を行う課題
他にも、エクセルで営業案件管理を行う場合、下記のような課題が生じるケースがあります。
フォーマットの設計から始める必要がある
エクセルは非常に自由度の高いソフトウェアですが、それだけに特定の業務に活用する際にはまず独自フォーマットの設計から始めなければなりません。どのような機能をどのように搭載し、ユーザーがどのように使うかを想定してデザインする、といった作業です。
使うのが自分だけなら簡易的な実装で構いませんが、多くの人が使うのであれば汎用的な設計が必要です。エクセルはできることの幅が大変広いソフトウェアですが、それだけにしっかりとカスタマイズしないと狙い通りの効果を得られません。
万一のために設計部分までを共有する必要がある
業務活用のために作成したフォーマットを通常利用する分には問題ありませんが、万一のためにフォーマットの設計部分までを共有しておく必要があります。たとえば、ユーザーの操作でフォーマットが崩れた場合はエラーが起きることもあるため、復旧させるためのマニュアルなどを用意しておくのがベターでしょう。
もちろん、フォーマットを設計した人間がその場にいれば直すことも可能ですが、不在のケースも想定されます。分かる人がいない時にフォーマットが崩れてエラーが出てしまうと業務に支障が出るため、可能な限りマニュアル化してベースの部分まで共有しておきましょう。
生産性の低下に繋がる
上記のようなエクセル特有の問題により、生産性そのものが低下してしまう恐れがあります。独自フォーマットの設計やマニュアルの準備など、本来は必要のない（直接的に生産性に関わらない）業務が増えることは由々しき問題です。
フォーマット自体は一度作ってしまえば後から触ることは少ないのですが、時代や環境の変化によりアップデートする必要が生じるかもしれません。その際はまたフォーマットを作り直す手間が生じたりデータそのものを見直さなければならない可能性もあるため、業務負担が増えてしまう恐れがあります。
エクセルの課題を解決するには？
そういったエクセルの課題を解決するには、どのような方法が有効なのでしょうか。最後に、エクセルによって生じる問題の解決方法をいくつかご紹介します。
作成したフォーマットのマニュアルを用意する
前述の通り、エクセルを業務に活用するには独自のフォーマットを作成しなければなりません。質の高いフォーマットを製作することができればその分業務効率は向上しますが、その内部処理をしっかりと共有しなければいざという時の対処に問題が発生してしまいます。
それを防ぐためにも、作成したフォーマットのマニュアルを用意しておきましょう。マニュアルがあればエラーやトラブルが発生した際の対処目安になりますし、時代に応じてフォーマットそのものをアップデートさせる時にも役立ちます。
エクセルのフォーマットは特定の従業員によって作成されることが多いため、業務の属人化を防ぐといった意味合いもあるでしょう。
ワークフローを見直す
エクセルが業務活用されているワークフローそのものを見直すことで、問題が解決する場合もあります。エクセルの活用範囲を変更したり、いっそのことエクセルの利用そのものをやめてしまうといったやり方が考えられます。
ただ、エクセルでの営業案件管理の問題を解決するために生産性を低下させてしまうようでは本末転倒です。基本的にエクセルで営業案件管理を行っている場合はエクセル抜きのワークフローの構築は難しいと思った方がよいでしょう。
変更するためには、何かしらの代替ツールやシステムが必要です。
システムを導入する
エクセルの代わりとなる業務システムを導入すれば、さまざまな問題解決への足がかりになります。業務システムはエクセルほどの汎用性はないものの、専門分野においてはエクセルよりはるかに優れた性能を発揮してくれます。
たとえば、顧客管理のためのCRMシステムでは顧客情報や購買データなどを分析し、顧客をステージに分けて適切に管理することなどが可能です。エクセルがデータを集約するソフトだとしたら、業務システムはさらにその先の生産性向上および売上アップを見込むために設計されています。
まとめ
エクセルは非常に汎用性の高いソフトなので、独自フォーマットを作ることで幅広い業務をサポートできます。一方、エクセルでの営業案件管理には限界があることも事実でしょう。
エクセルでの営業案件管理に限界を感じた場合は、業務システムの導入をおすすめします。自社に合ったシステムを選び、売上アップを目指しましょう。