【テレワークを導入したい方向け】おススメのコミュニケーションツールをご紹介

ビジネス

働き方改革や新型コロナウィルスの影響により、企業のテレワーク導入が増えてきています。

テレワークを成功に導くうえで一番重要となるのが「コミュニケーション」になります。

この記事では、テレワークで活用のできるコミュニケーションツールをご紹介します。

対象となる読者は以下の通りです。
  • テレワークを導入しようとしている
  • コミュニケーションツールについて知りたい
  • どのツールを使えば良いか分からない
ツールごとの特徴を記事にしていますので、最適なコミュニケーション選定の参考になればと思います。

テレワークに必須なツール

まずはテレワークに必要なツールについてです。
テレワークを導入するうえで最低限必要となるツールは
  • グループウェア
  • Web会議ツール
  • チャットツール
  • タスク管理ツール

になります。

上記で色々とツールを列挙しましたが、結論から言ってしまうとグループウェアを導入すれば基本的な業務は事足りてしまうことが多いです。

ただし、「色々なツールの特性を知って自社にマッチしたツールを利用したい」という方もいらっしゃると思いますので、本記事ではグループウェアの他に機能ごとのツールもご紹介しています。

では、テレワークで利用できるツールには具体的にどのようなものがあるのでしょうか?

テレワークに必要な機能を網羅したグループウェア

グループウェアとは、簡単にいうと情報共有の為の機能を網羅したツールです。

グループウェアには複数の機能が含まれており、例として
  • チャット機能
  • Web会議機能
  • ファイル共有機能
  • タスク管理機能
  • ドキュメント作成機能

上記のような機能が1つのツールにまとまったようなイメージです。

前述の通り、「テレワークを導入しようと思ったけど、ツールが沢山あってどれを使えば良いか分からない…」という方は、グループウェアを1つ導入すれば全て事足りてしまうかもしれません。

グループウェアは機能ごとに全て同じ会社が提供をしていますので、機能ごとの親和性が高いのも特徴です。

G Suite

G SuiteとはGoogoleが提供しているグループウェアです。
内包されている機能としては
  • メール(Gmail)
  • ファイル共有(GoogleDrive)
  • ドキュメント作成(Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム)
  • Web会議機能(Googleハングアウト/ハングアウトMeet)

など、様々な機能が含まれています。

ここでは例としていくつかの機能を紹介しましたが、これ以外にも多数の機能がありますので興味のある方は是非調べて見てください。

また、これらはクラウド上で提供される為、管理するサーバも必要ありません。

Office365

Office365とはMicrosoftが提供しているグループウェアです。

GoogleのG Suiteと同じく、テレワークに必要な機能が網羅されています。

機能の例を挙げると
  • メール(Outlook)
  • ファイル共有(OneDrive)
  • チャット、ビデオ会議(Teams)
  • ドキュメント作成(Excel,word,PowerPoint,OneNote)

ExcelやWordは誰しも使ったことがあるのではないでしょうか。

これらの機能が利用できるうえに、Teamsなどのテレワークに必要な機能が内包されたというイメージです。

クラウド上のグループウェアを利用する場合は、多くの企業がG SuiteかOffice365を利用しています。

Web会議ツール

Web会議ツールとはその名の通り、Web上で会議をする際に利用するツールになります。

必要となるのはツールとマイクとスピーカー、それとカメラになります。

今回紹介するのはツールのみになりますが、マイクとスピーカーはノートPCであれば標準装備されていることが多いです。

カメラに関しては、ノートPCに埋め込まれているケースが多いですが無い場合は外付けのWebカメラを購入する必要があります。

Zoom

「Zoom飲み」という言葉が流行っていますが、Zoomという言葉を一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。

Zoomとは、アメリカのZoomVideoCommunications社が開発したツールです。

このZoomの特徴としては
  • 無料で100人までWeb会議が可能
  • アカウントは主催者だけが持っていればOK
  • 通信データ量が軽いので動作が安定している
  • 録画が簡単にできる

Web上での会議と聞くと、「難しそうだな…」と感じる方もいると思います。

しかし、Zoomで会議の主催者だけがアカウントを持っていれば、参加者はアプリをインストールだけしておけば簡単に会議に参加できます。

簡単な操作で誰でも気軽にWeb会議が出来るということを考えると、「Zoom飲み」が流行ったのも納得が出来ます。

また、録画も簡単に出来るので、会議の内容を見返して議事録として使うことも可能です。

※一時期セキュリティ上の問題が指摘されていましたが、現在はそのセキュリティ上のリスク修正したそうです。

GoogleMeet

GoogleMeetは、誰しも知ってるあのGoogleが開発したWeb会議ツールです。

現在ではZoomとGoogleMeetがWeb会議ツールの2強と言ったところでしょうか。

もともと、GoogleハングアウトというWeb会議ツールがありましたが、このGoogleMeetはその進化版になります。

Googleは今後、ハングアウトは全てMeetに移行するという内容を発表しています。

また、今まではgSuiteという有料のGoogleアカウントでないとGoogleMeetは利用できませんでしたが、2020年9月30日までであれば、誰でもWeb会議を主催することが可能となります。

そんなGoogleMeetの特徴ですが
  • ブラウザのみで利用できる(対応ブラウザのみ)
  • リアルタイムの字幕機能有り
対応ブラウザのみという制限はありますが、アプリをインストールしていなくてもWeb会議が可能となります。
ただし、Zoomでは会議の参加者はアカウントを持っていなくても参加(匿名で参加)できますが、GoogleMeetの場合は主催者側も参加者側もGoogleアカウントが必須となります。

チャットツール

チャットツールとは、普段の連絡業務を行う際に利用します。
よく、「メールとチャットはどう使い分けたらいいか」という質問がありますが、
【チャット】
  • 緊急性のあるもの
  • 複数人に展開したい内容
  • 気軽な連絡
【メール】
  • 証拠として残しておく必要があるもの
  • 社外向けへの連絡

という使い分けをしているところが多いようです。

会社生活では、日常の些細な会話によって社員同士のコミュニケーションができたり、新しいビジネスアイデアが生まれるものです。

しかし、テレワークではお互いに離れている為、気軽な会話が発生しません。

そのため、チャットツールという気軽に連絡が出来るツールを利用することで、日常的なコミュニケーションを図ります。

また、チャットツールではチームメンバーのステータスが確認できます。

具体的なステータスとしては、以下のようなものがあります。
  • 仕事中
  • 仕事中(集中しているので連絡しないでほしい)
  • 休憩中
  • ログアウト中
このように、相手の状況がステータスで確認できる為、テレワークでなく通常勤務の場合でもチャットツールを利用している企業が増えてきています。

Slack

Slackとは、    Slack Technologies社が開発したチャットツールです。

今、世界中で大流行しているチャットツールになります。

そんなSlackの特徴ですが
  • パソコン、スマホ、タブレットなど様々なデバイスで利用できる
  • 過去のチャットのやり取りを閲覧できる(検索も可能)
  • 多数の絵文字が用意されていたり、オリジナルの絵文字を作成することが出来る

Slackではチャンネルというグループを作成し、チャンネルの中でチャットをします。

また、誰かがチャットした内容に対してスレッド形式でチャットをすることが可能です。

ですので、チャンネル内が沢山のチャットで埋め尽くされることが有りません。

基本的にチャットはテキストのみでのやり取りとなります。

例えば、「今はどういう状況?」という文言をチャットで送るとします。相手からしたら「怒っているのかな?」とか「単純な質問なのかな?」と色々と捉えられてしまいます。

詳細な内容をテキストで打ち込めばいいだけの話ですが、それだとチャットツールのメリットを失ってしまいます。

しかし、Slackでは多数の絵文字が利用できるため、言葉にすることが難しい感情表現などを絵文字で利用することで円滑なコミュニケーションが可能となります。

このような理由から、Slackは若い世代からも「使っていて楽しい」と評判になっています。

Microsoft Teams

Teamsは、マイクロソフト社が提供しているチャットツールです。

Skypeというチャットツールを聞いたことはありますでしょうか?

このTeamsはSkypeのビジネス版であるSkype for Businessの進化版となっています。

Teamsはグループウェアと呼ばれるツールとなっています。

グループウェアとは、ネットワーク間で情報共有するためのツールで、チャットのみならずファイル共有機能やビデオ通話機能など、テレワークに必要な機能を網羅しています。

マイクロソフトも、今後はSkype for BusinessをTeamsに移行していくと発表しています。

そして、Teamsの特徴は以下の通りです。
  • ビデオ会議の機能がある
  • ファイル共有機能がある
  • ExcelやWordなどのMicrosoft製品との親和性が高い

MicrosoftOfficeの製品は多数の企業で利用されています。
同じMicrosoft社の製品であるTeamsは、Officeを利用している会社には取り入れやすいツールだと思われます。

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が開発、運営しているチャットツールです。

これまで紹介してきたツールは基本的に海外製となっていますが、Chatworkは日本の会社です。

このツールの機能としてはSlackとあまり変わらないのですが、この国産ツールというところが強みでもあります。

Chatworkの特徴としては
  • 国産なのでマニュアルも分かりやすい
  • 日本企業のニーズにマッチした機能を提供してくれる
  • タスク管理機能やファイル共有機能もある
が挙げられます。

タスク管理ツール

テレワークをする上での課題として上位に上がってくるのが「社員の成果が見えなくなる」ということです。

会社にいたときは社員が目の前にいるので、誰が何をやっているのかある程度見えましたが、テレワークだとそうはいきません。

そのため、タスク管理ツールを利用して社員の成果の見える化を図ります。

TimeCrowd

TimeCrowdはラフノート株式会社が提供している時間管理ツールです。

このTimeCrowdではタスクを管理することが出来、そのタスクの開始時と終了時にボタンを押すことでどのタスクにどれくらいの時間が掛かったのかを一目で把握することが出来ます。

このようなタスク計測ツールを利用することで社員のスキルなどの観点から人事評価を行うことも可能です。

Timecrowdの特徴としては
  • メンバーの稼働状況が分かる
  • 時間と単価を掛け合わせることで、タスクにどれくらいのコストが掛かったかが分かる
  • SlackやChatworkと連携ができる

ということが挙げられます。

Asana

Asanaは、Facebookのエンジニアが自社のタスク管理の為に開発したツールです。

もともと、自社のタスク管理のみに利用していたのですが、Asanaのタスク管理機能があまりにも優秀だった為、別会社を興してAsanaをサービス化しました。

日本企業ですとSoftbankやJALなど計1000社以上の会社がAsanaを利用してタスク管理を行っています。

そんなAsanaですが、以下のような特徴があります。
  • タスクとプロジェクト両方を管理できる
  • GoogleDriveやSlackなど多数のツールと連携ができる
  • 操作が直感的で分かりやすい

Asanaではまずプロジェクトを作成し、そのプロジェクトに対してリスト方式、またはカンバン方式でタスク管理をすることが可能です。

リスト方式はタスクに対してチェックを入れるだけでタスクが完了するのに対し、カンバン方式ではタスクの状況をステータス毎に管理が出来るので、複雑なタスクを行う際に活用できます。

また、多数のツールと連携することが可能です。

例えば、Googleカレンダーと連携した場合、タスクに期日を指定しておくとGoogleカレンダーに自動的に同期してくれますので、二重に管理をする必要が無くなります。

 

円滑なコミュニケーションには社内SNSも有効

これまで色々なツールを紹介してきましたが、社員とのコミュニケーションは非常に重要です。

例えば、会社にいるときでは「〇〇の部署にいくついでに〇〇さんと雑談をする」ということができましたが、テレワークではそれが難しくなります。

一見、仕事に関係なさそうなこのような会話が人と人とのコミュニケーションを形成していく上で非常に重要な役割を果たします。

もちろん、このような会話はSlackなどのチャットツールで行うことも可能ですが、業務以外の連絡はしにくいものです。

そんな時は、社内用のSNSを利用することをおススメします。

社内用のSNSでは業務外の連絡(オンライン飲み会や雑談など)のみをやりとりする場所とすることで、実際の会社生活と変わらないコミュニケーションがとれます。

実生活では無口な人も、社内SNS上では流暢になったりすることもあります。

社内SNSは無料で簡単に作成できるものあります。

また、ユニークなSNSを利用して社員のモチベーションをあげたい場合などはシステム開発会社に依頼をして自社独自のSNSを構築するのも良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

世の中には膨大な数のテレワークに使えるツールがあります。
自社の業務に合わせた最適なツールを利用することが、テレワークを成功させる近道といえるでしょう。

テレワークを導入する上でツールを選定するのは簡単に思えても、労力が掛かります。

色々なツールを利用してみるのも良いですが、ツールが頻繁に変更となることで社員の負荷にもなります。

そうならない為にも、コンサルタントに依頼をしてテレワーク導入の相談をしてみるのも良いでしょう。