システム導入を成功させるにはどんな企画書を書けばいい？項目やポイントについて解説
システム導入プロジェクトの発案には、企画書を作成するのが一般的です。しかし、「なぜ企画書が重要なのか」「どのように書けばいいのか」といった悩みを抱いている人も多いかもしれません。
この記事では、システム導入に企画書が重要な理由、企画書に書く項目。そして、良い企画書を書くためのポイントについて解説します。
説得力のある企画書を作成し、プロジェクトを成功に導きましょう。
システム導入に企画書が重要な理由
システム導入を行う場合、まずは企画書が必要になります。その理由を見ていきましょう。
必要性や効果予測は企画書から判断される
システムを導入する目的は企業や部署によって異なりますが、コストをかけて導入する以上リターンを見込まなければなりません。そのため、導入の可否を判断するには「そのシステムはなぜ必要なのか」「そのシステムによって得られるものは何か」あたりが要点になります。
それを説明するのが企画書に与えられた役割です。「このシステムを導入すれば当社に生じている○○といった課題を解決してくれる期待がある」「コストに対しこれだけのリターンが得られる」を文章にまとめることで、説得力が増し、上層部も判断しやすくなるわけです。
要点や概要を端的に説明できる
「要点や概要を説明するだけなら口頭でもよいのでは？」と考える人もいるかもしれません。口頭で伝えることにもメリットはありますが、企画書にして提出する利点としては下記のようなものが挙げられます。
- 文字だけでなく絵図やグラフを利用できる
- 好きなタイミングで閲覧できる
- 同じものを複数人で共有できる
文章だけでなく絵図やグラフを用いることで、見やすく分かりやすいドキュメントを作ることができます。「見やすく分かりやすい」ことは「目を通しやすい」にも繋がり、企画書自体が持つ説得力を周知させる動機づけにもなるでしょう。
企画書には何を書くか
企画書には一体どのようなことを書けばいいのでしょうか。次に、企画書にまとめる項目について解説します。
プロジェクトの背景や目的
まず大事なのは、「なぜシステム導入プロジェクトを推進しなければならないのか」「その目的はなにか」です。企画書の根幹とも言える部分なので、ここがしっかりと定まっていないと導入に踏み切るのは難しいでしょう。
一般的に、システムやツールは自社に発生している何らかの課題を解決するために導入します。たとえば、下記のような例が考えられるでしょう。
- 顧客管理を改善し効率化するためにCRMを導入
- 営業プロセスを可視化し効率を上げるためにSFAを導入
合わせて、「その課題がなぜ発生しているか」まで言及することで、説得力を高められます。
導入予定のシステムの構成
「どのようなシステムをどのような形で導入するのか」も、企画書において重要なポイントです。「どのようなシステム」の部分はもちろん「自社の課題解決に繋がるシステム」になるわけですが、「システムを導入してどのように課題を解決するのか」まで言及する必要があります。
「どのような形で」という部分は、たとえばオンプレミスなのかクラウドなのか、パッケージなのかスクラッチなのか、などが挙げられます。オンプレミスを選択するのであれば機器を購入する必要も生まれるため、その点も企画書に盛り込んでおく必要があるでしょう。
現行システムとの兼ね合い
現行で使っているシステムが存在するのであれば、兼ね合いも考える必要があります。連携は可能なのか、可能なのであればどのように連携するのか、などを考えなければなりません。
原則的に、利用するシステムは連携させた方が業務効率化に繋がります。同じデータを扱う場合においてそれぞれのシステムが固有のデータベースを参照していると、Aシステムでは最新の値が反映されているがBシステムは古いままということが起こります。
データの同一性が保たれていないと、現場が混乱したり経営判断に支障が出る恐れがあります。
プロジェクトの進め方
「システム導入をどのように進めるか」という点も重要です。導入するシステムにもよりますが、協力部署や開発会社との打ち合わせ、納入予定、稼働予定などが挙げられます。
導入するシステムが固まっているのであれば、それほど難しい項目ではありません。速すぎず遅すぎず、適切なスケジューリングを行いましょう。
納期や予算
システムの納期や予算を記載するのも忘れないようにしたいところです。しかし、納期（スケジュール）や予算（コスト）は企画書製作段階では完全に定まっていないこともあるため、その場合は必ずしも書く必要はありません。
誤った納期や予算を元にプロジェクトの承認が行われてしまうと、後からトラブルが発生する恐れもあります。確実に固まっているなら書いても構いませんが、そうでない場合は臨機応変に対応しましょう。
AIの活用計画
システム導入の成功には、AIの活用計画も一つの重要な要素として取り入れることがおすすめです。
AIは効率的な情報処理や分析を行う能力を持ち、ビジネスプロセスの最適化に大いに貢献できます。
以下は、AIの活用計画の立て方と具体的な実践方法です。
プロジェクト内でのAIの役割
プロジェクト内でAIがどのような役割を果たすかを明確にしましょう。
ChatGPTやUnionGAIなどのAIツールを導入して、顧客データの分析や問い合わせ対応、文書生成などの業務を効率化することが考えられます。
それぞれの業務にAIをどのように組み込むかを詳細に検討しましょう。
AIツールの選定
プロジェクトに適したAIツールやプラットフォームを選定することが重要です。
チーム内でChatGPTやUnionGAIなどのツールを共有し、その特性や適用範囲を理解しましょう。
例えば、顧客対応にAIを活用する場合、即座に的確な返答を生成することができるChatGPTが役立つでしょう。
データの準備とトレーニング
AIの活用には適切なデータが必要です。
プロジェクトに関連するデータを整理し、AIモデルのトレーニングに使用するデータセットを構築しましょう。
データのクオリティと量は、AIの効果に大きな影響を与えます。
チームメンバーと協力して、必要なデータを収集し、トレーニングを行いましょう。
導入と評価
AIの活用計画を実行する際は、段階的な導入と評価が重要です。
まず、限られた業務からAIを適用し、その効果を評価します。
導入後はチーム内での使用状況を共有し、改善点や課題を洗い出しましょう。
ChatGPTやUnionGAIを使用して、具体的な業務にAIを組み込むことで、効果の検証がしやすくなります。
AIの活用はシステム導入を成功に導く力強い手段です。
具体的なツールを用いてAIの導入を試み、チーム内で共有することで、迅速な効果検証や改善が可能になります。
AIの力を借りて、効率的なシステム導入を実現しましょう。
良い企画書を書くためのポイント
良い企画書を書くためには、どのような点に気をつければよいのでしょうか。最後に、良い企画書を書くためのポイントについて解説します。
要点を簡潔に記載する
企画書を書く目的は、企画内容を分かりやすく説明し趣旨を理解してもらうことで、企画自体が承認されることです。なので、不要な文面を長々と記載するのは逆効果になるでしょう。
要点を簡潔に記載することで、言いたいことがしっかりと伝わります。加えて、絵図やグラフを使えば見やすい企画書を作ることができますし、客観的なデータを参照すれば説得力の向上が見込めます。
必要に応じて活用しましょう。
枚数を増やしすぎない
分厚い書籍のような企画書を提出されて、それを読む気になる人は多くありません。企画書は要点を簡潔に記載し、かつ枚数を増やしすぎないことが大事です。
では、何枚が企画書として適切なのでしょうか。完璧な答えはありませんが、必要事項が記載されており説得力もあるのであれば、少なければ少ないほど好ましいという見方もできます。
極端な話、企画書が一枚であれば読む方も負担なく手に取ることができます。しかし、場合によっては「熱意が足りない」と見なされる可能性もあるため、企業や部署、承認者の特性に合わせて作成することが大事でしょう。
アウトラインをしっかり構成する
アウトラインをしっかりと構成することで、読みやすく説得力のある企画書を作ることができます。アウトラインというのは「骨格」「構成」という意味であり、大まかに言うと文章（書類）の階層構造のことです。
たとえば、当記事においては「大見出し」の下に「中見出し（小見出し）」が構成されています。文章のみを延々と記載するやり方もありますが、アウトラインを丁寧に整えることにより、読み手に伝えるべきことを伝えられる流れを作出することが可能です。
また、アウトラインの出来がよければ、本文を読まずともアウトラインのみで意図を伝えることもできます。企画書においてはあまり褒められたやり方ではないかもしれませんが、場合によっては有効かもしれません。
まとめ
システム導入には数多くのメリットがありますが、企画書一つで可否が決定されるケースも少なくありません。説得力に長けた見やすい企画書を作り、システム導入プロジェクトを成功に導きましょう。