システム移行を始めるに前に知っておくべき注意点と失敗しない為の進め方
老朽化したシステムを使っている場合、新システムへの移行を検討する余地があるかもしれません。しかし、システムの移行に関して不安な気持ちを抱いている担当者も多いのではないかと思います。
この記事では、システム移行の手順やポイントについて解説します。システム移行についてしっかりと学び、自社にとってベストな選択を行いましょう。
システム移行の手順
システムを移行する際は、一般的に下記のような手順に沿って行います。しっかりと確認し、漏れのないように注意しましょう。
新システムに移行すべきデータを確定する
まずは、どのデータを新しいシステムに移行するのかを確定します。会社によっては全てのデータを移行する必要があるかもしれませんが、場合によっては一部のみの移行で事足りるケースもあるでしょう。
念のため全てのデータを移行するにこしたことはありませんが、いかんせん移行するデータが多くなればなるほど時間や労力がかかります。加えて、それだけのストレージ容量も用意しなければならないため、費用がかかるケースも多いでしょう。
移行すべきデータを必要最低限に抑えることができれば、コストやリソースを節約できます。しかし、データを選別しすぎて「必要なデータが足りなかった」とならないよう注意しましょう。
変換・移行作業
移行するデータが決まったら、次はそのデータを新システムに沿った形式に変換し、移行します。どのようなデータ形式に変換するかはシステムによりますし、場合によっては変換の必要なくそのまま移行させることもできるでしょう。
変換せずそのまま移せるにこしたことはありませんが、データ形式によっては効率が悪くなるというケースもあります。テクノロジーの規格は日進月歩の世界であり、日夜最適なシステム形態やソフトウェア、データ形式が開発されています。
そのままのデータを活用できる場合でも、データ形式を変換することによるメリットがないかどうかをチェックしておきましょう。
テスト・確認作業
データの移行が完了したら、テストおよび確認作業に移ります。テストでは一般的に考えられる利用や状況を多岐に渡って列挙し、全ての項目をチェックすることになるでしょう。
新しいシステムに移行したことでバグが発生してしまう場合、それを取り除かなければなりません。「新システムが正常に起動しないため、移行した意味がなかった」とならないように注意する必要があります。
そのためにはテストの項目を漏れなく設けることも重要ですが、データ形式の対応範囲や移行作業の手順にもこだわりましょう。一般的には難しいことですが、テストや確認の段階でバグや不具合が出ないよう処理することが大事です。
システム移行に関して事前に知っておきたい点
では次に、システム移行に関して事前に知っておきたい点をいくつかご紹介します。システム移行を行う際は、あらかじめ下記のような点を理解しておきましょう。
場合によっては新規開発より難しいことも
「システムの移行」と聞くと、「単なるデータの入れ替え」や「既存のもののアップデート」くらいの感覚で捉える人もいるかもしれません。それが完全に間違っているわけではないのですが、システムの移行は場合によっては新規導入するより難しいケースもあります。
システム移行に関する難題としては、やはり「相性（連携）問題」が挙げられます。現在使っているシステムとスムーズに連携してくれればよいのですが、そうでない場合はどのように連携をとるのか（とらないのか）を考える必要があります。
また、扱えるデータの形式が旧システムと新システムで異なる場合もトラブルが発生しやすいため、気をつける必要があります。なるべく、同じタイプのデータを扱えるものを選びましょう。
オンプレミスとクラウド間の移行は工夫が必要なケースがある
オンプレミスとクラウド間でシステムを移行する場合、工夫が必要なケースがあります。オンプレミスというのは専用の機器を自社で購入し、データやソフトウェアを自社で管理するタイプのシステムです。
一方、クラウドタイプのシステムはソフトウェアやデータをベンダー側のデータセンターで管理するのが一般的です。両者は同じ「ITシステム」という位置づけでも、料金や管理運用、導入方法などが大きく異なります。
オンプレミスからクラウド、もしくはクラウドからオンプレミスに移行する場合、さまざまな面で勝手が違うことを覚えておきましょう。
システム移行時に注意したいポイント
では、次にシステム移行の際に注意したいポイントについて解説します。システムの移行を行う際は、下記のような点に気をつかうことが求められます。
移行プロジェクトを軽視しない
「たかがシステム（データ）の移行」と考える人もいるかもしれませんが、移行自体は一つのプロジェクトとして考えるべき作業です。移行プロジェクトを軽視してしまうと思わぬミスに繋がり、システムの正常運用が難しくなってしまうかもしれません。
通常の移行作業であればバックアップをとるため、不具合が生じてもロールバックして対処することができるでしょう。しかし、移行プロジェクトを軽視してしまったためにバックアップを疎かにしてしまうと、万一の際にシステムの復旧が難しくなってしまいます。
システムが復旧しないとなると、最悪データが全て消失してしまうかもしれません。そのような事態を防ぐためにも、移行プロジェクトを軽視せず、万全の体制で取り組みましょう。
しっかりと計画を立てる
移行プロジェクトに着手する際は、しっかりと計画を立てておくことも重要です。システムの移行に限らず、仕事における段取りの重要性は今更語るまでもありません。
段取りやプランニングをしっかりと行っていれば、実行フェーズが楽になりリソースに空きが生じます。リソースに空きができれば不測の事態に備える余裕も生まれるため、プロジェクトの成功率を上げることができるでしょう。
もちろん、立てた計画に沿って注意深く処理することも大事です。そのためにも、時間的に無理のない範囲で、なるべく余裕を持ってスケジューリングする必要があります。
移行前システムの仕様をしっかりと調べておく
システムを移行する際には、現在使っている移行前システムの仕様をしっかりと調べておくことをおすすめします。使われているデータやファイルの形式、運用やメンテナンス、トラブル対応などをあらかじめ知っておくことで、新システムへの移行をスムーズに進められます。
それらを知らないまま新システムに移行してしまった場合、下手をしたら取り返しのつかないことになるかもしれません。システム移行を成功させるためには、何よりも事前準備が大事です。
なるべくシステムを止めないようにする
ケースバイケースですが、システム移行の際にもなるべくシステム自体は止めないようにしましょう。多くの企業では「システムが止まる」イコール「業務が止まる」ことになる可能性が高いため、システムを止めてしまうとさまざまな部署で滞りが発生します。
担当者には相応の評価を
システム移行は、システムの新規開発や導入に比べると地味な業務に見えるかもしれません。しかし、前述の通りケースによっては新規導入より難しいケースもあるため、担当者には相応の評価を与えることが大事です。
難易度が高い上に成功しても評価が低いとなると、誰もやりたがらなくなってしまうでしょう。半ば無理やり担当者を据えてシステム移行に着手することもできますが、評価につながりにくい業務にアサインされた担当者は不満を抱え、システムの移行に支障をきたしてしまうことも考えられるのではないでしょうか。
自社で難しそうな場合はシステムコンサルティングを利用するのも手
システムの移行を完全に自社で行うという手もありますが、難しそうな場合はシステムコンサルティングを利用するという方法もあります。場合によっては、「システムの移行＝ただ単にデータを移すだけ」というケースもあるでしょうが、それでも「適宜バックアップを取る」「適切な順序で行う」などの注意点が生じます。
自社のリソースのみで移行を行えば、確かにコスト面は安くなります。しかし、思わぬ失敗をしてしまいシステムが使い物にならなくなってしまう可能性もゼロではないため、システムの専門家に相談して万一に備えるという考え方もあるでしょう。
AIツールの活用
システム移行時に注意したいポイントとして、AIツールの活用が挙げられます。
特に、OpenAIのChatGPTは、その優れた自然言語処理能力により、システム移行の際のコミュニケーションを効率化することができます。
ChatGPTは、人間が自然に話すような文章を生成することができ、これを業務に活用することで、多くのメリットを享受することができます。
まず、ChatGPTは、システム移行の際のプロジェクト管理を助けることができます。
プロジェクトメンバーがChatGPTに対して自然言語でタスクの進捗状況や問題点を報告すると、ChatGPTがそれを整理し、プロジェクト全体の状況を把握しやすい形で出力します。
これにより、プロジェクトリーダーは、プロジェクトの全体像を瞬時に把握することができ、適切な判断を下すことが可能となります。
また、ChatGPTは、システム移行の際のトレーニングや教育にも活用することができます。
新システムの操作方法や機能について、従業員がChatGPTに対して質問を投げかけると、ChatGPTがそれに対する回答を生成します。
これにより、従業員は自分のペースで新システムを学ぶことができ、システム移行のスムーズさを大いに助けます。
さらに、ChatGPTは、システム移行後の運用フェーズでも大いに役立ちます。
システムの問題点や改善点をChatGPTに報告すると、それを整理し、必要な改善策を提案することができます。
これにより、システムの運用をより効率的に行うことができます。
以上のように、ChatGPTの活用は、システム移行をスムーズに進めるための重要なポイントとなります。
AIツールの導入は、一見すると大きな投資を必要とするかもしれませんが、その効果は長期的に見れば大きなリターンをもたらすでしょう。
これからの時代、システム移行を成功させるためには、AIツールの導入と活用が不可欠となります。
システムコンサルティング活用のメリット
システムコンサルティングを活用することで、下記のようなメリットが生じます。一つずつ確認していきましょう。
自社では補いきれない部分にサポートが得られる
システムコンサルティングを活用することで、自社では補いきれない部分に有用なサポートが得られます。システムコンサルタントはシステムの専門家という位置づけになりますので、ITシステムに関して自社が知らない知識や経験を豊富に持っていることが想定されるでしょう。
その辺りはコンサルタントによって差異がありますが、自社と相性の良いシステムコンサルタントを見つけることができれば、システムの移行だけでなく包括的に良いパートナーとなってくれることが期待できます。
より確実なシステム移行を行える
システムコンサルティングを活用すれば、より確実なシステム移行を行えます。システムの以降はある程度の専門的知識や経験を要するため、自社のみでシステムの移行を行う場合、思わぬミスを誘発してしまう可能性があります。
復旧可能なミスならよいのですが、最悪の場合システムやデータが飛んでしまい、今まで蓄えていた情報財産が失われてしまうケースも考えられるでしょう。もちろん、自社のみで行う場合でもしっかりとした手順に沿って行えば滅多なことは起こりませんが、システムやデータをサルベージする際も、適切な復旧方法などの知識が必要になります。
適切なシステムを構築できる
システムコンサルティングを受けることで、自社にとって適切なシステムを構築することができるでしょう。前述の通り、システムコンサルタントはシステムの専門家と言えますので、自社にどのようなシステムが必要か、また移行するならどのようなシステムにすべきかなどのアドバイスを受けられます。
ITテクノロジーの進歩に伴い、現在は数限りないほどのIT製品が開発リリースされています。その中から良好なものを見つけるには、やはり専門家に相談するのが一番でしょう。
まとめ
システム移行は手順だけを見ればそれほど難しいわけではありませんが、知識や経験不足だと思わぬトラブルが発生する可能性もあります。手を抜かずしっかりと手順通り行い、スムーズな新システムへの移行を行いましょう。