新人教育のコストを下げるにはWikiの活用が効果的。メリットや事例を解説
新人教育には少なくないコストがかかります。「なるべくコストをかけず新人を育成したい」と考える企業も多いかもしれません。
この記事では、新人教育コストを下げるための方法、そのために活用したいWikiについて。そして、Wikiを活用して業務効率を向上させた事例をいくつかご紹介します。
自社に合ったWikiを導入・活用し、新人教育にかかるコストを節約しましょう。
新人教育のコストを下げるには？
新人教育のコストを下げるには、どのような手法が有効なのでしょうか。さまざまな方法がありますが、一般的には下記のようなものが効果的です。
早期離職を防ぐ
まず挙げられるのは、早期離職を防ぐことです。人材育成には少なくないコストがかかりますが、それも全て育成後に戦力化し会社に利益をもたらしてもらうためです。
もし育成途中、または育成後に離職された場合、かけたコストが無駄になってしまう恐れがあるでしょう。職業選択は個人の自由意志によるため100％防ぐのは難しいですが、なるべく人材の定着を促し、長期的に戦力になってもらう工夫が大事です。
新人の自発性を高める
新人の自発性を高めることで、教育コストの削減に繋がります。自発性の高い人材であれば、分からないことを自分で調べたり、知っている人に自ら質問するなどして問題を解決できます。
一方、自発性の低い人材の場合は問題の提起から解決までを誰か他の人が行わなければなりません。その上で自発的な経験と比べても定着度合いが低いことが予想されるため、なるべく自発性の高い人材を採用したいところです。
OJTとOffJTをバランスよく組み入れる
OJTとOffJTをバランスよく組み入れることで、教育コストの削減が期待できます。OJTとは「On the Job Training」の略であり、日常的な業務を通してスキルや能力を身につけることです。
OffJTは「Off the Job Training」の略であり、研修やセミナーなど、現場を離れて行うトレーニングを指します。両者にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、これらをバランス良く配分することで、コストパフォーマンスの高い教育と成長が見込めるでしょう。
社内Wikiやマニュアルの整備
社内Wikiやマニュアルをしっかりと整備すれば、新人教育にかけるコストやリソースを節約できます。社内Wikiとは、社内の情報をまとめたWikiサービスであり、原則的にそこを見れば業務に必要な知見が得られます。
社内Wikiやマニュアルを活用すれば、新人が自発的に業務知識やノウハウを得られるようになるでしょう。本来であれば誰かに質問しなければならない事項を自発的に学べるため、さまざまな面での効率アップが期待できます。
社内Wikiのメリット
では次に、社内Wikiのメリットについてもう少し詳しく解説します。社内Wikiを導入すれば、下記のような利点が得られるでしょう。
いつでも必要な情報を取得できる
社内Wikiを導入すれば、従業員がいつでも必要な情報を取得できるようになります。基本的に社内Wikiには業務に関連する情報が豊富に記載されているため、分からないことがあったらWikiを見れば自発的に解決を図ることも可能です。
それにより新人教育コストの節約に繋がるのは前述の通りですが、新人以外の従業に対しても好ましい効果が得られるでしょう。検索機能に優れているWikiサービスを使えば、紙のマニュアルを見るより効率的に情報を得られるからです。
業務に必要な情報を、必要な時に必要な部分だけ抽出できるのが、社内Wikiのメリットです。
さまざまな環境から閲覧可能
一般的に社内Wikiは汎用性の高い構造をしているため、さまざまな環境から閲覧が可能です。社内からPC端末を使って、そして出先からスマホを使ってアクセスし、情報を得ることができます。
従来の社内ネットワークサービスにおいては、ある程度固定的な端末からのアクセスを想定していたかもしれません。しかし、現代はネットワークにアクセスできる端末が増え、それらを業務活用する機会も多いのではないでしょうか。
であれば、情報共有においても汎用性を意識する必要があります。いくら良質な情報が記載されていても、見づらく使いにくいサービスであれば足が遠のくからです。
情報が個人ではなく組織に積み上がる
社内Wikiを導入・活用することで、情報が個人ではなく組織に積み上がるようになります。従来、業務にまつわる知識やノウハウが組織ではなく担当者個人に蓄積されていた面もあったかもしれません。
それによるメリットももちろんあるのですが、下記のようなデメリットも生じます。
- 特定の担当者がいないと仕事が回らなくなる
- 担当者が退職・休業する際に引き継ぎの手間が生じる
- 顧客への対応品質にバラつきが生じる
業務知識やノウハウが個人に偏り、特定の担当者がいないと仕事が回らなくなるような状態を「属人性が高い」と表現します。業務の属人性が高まるとさまざまな面で業務効率が悪化するため、なるべく避ける必要があるでしょう。
また、業務知識やノウハウが共有されていない場合、顧客への対応品質が安定しません。そうなると顧客に余計な手間をかけさせてしまったり、満足度が下がったりする恐れも考えられます。
社内Wikiを整備し、情報を組織に蓄積させられれば、業務知識やノウハウの偏りを防ぐことができます。それにより業務効率の向上や対応品質の均質化、売上や利益の向上といった効果が得られるでしょう。
社内Wikiを導入し効率化した事例
では次に、社内Wikiを導入し業務を効率化した事例をいくつかご紹介します。
情報管理をWikiに集約：ヤフー株式会社
ヤフー株式会社は、インターネットにまつわるさまざまな事業を営んでいる大手通信企業です。同社では、元々法務や広報といった非技術系の分野で社内Wikiが使われていました。
その後に技術系情報の共有にWikiが使われだし、やがてエンタープライズ的なWikiに統合されるようになりました。現在では、業務にまつわる豊富な情報がWikiに記載されており、使い方を覚えることが新入社員教育の一環にもなっています。
バラバラに管理されていた情報を一元管理：株式会社メルカリ
株式会社メルカリは、オンラインフリマサービスである「メルカリ」を運営している企業です。同社では、元々複数のWikiを使い情報管理を行っていたのですが、それを一つのWikiに集約しました。
独立したWikiを複数活用することによるメリットもなくはないのですが、デメリットも目立ちます。Wikiを集約したことにより、現在は業務にまつわるほぼ全ての情報が一つのWikiで管理されるようになりました。
まとめ
新人教育のコストを下げるには、人材定着率の向上や自発的な人材の採用が効果的です。それに加え、Wikiやマニュアルを整備して誰もが必要な時に必要な情報を得られるようにすれば、業務の属人性を下げられます。
自社に合った社内Wikiを構築し、コスト削減および業務効率の向上に努めましょう。