これだけでOK!すぐに始められるテレワークに必要なツールをご紹介
テレワークを行うにあたり、ツールの活用は欠かせません。しかし、「どのようなツールを使えばいいのか」「自社に合ったものは？」といった疑問を抱いている担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、テレワークに必要なツールの種類、および実際に導入したいサービスについて解説します。自社やチームの特性に適したツールを見極め、テレワークへの移行をスムーズにしましょう。
テレワークに必要なツール
テレワークを行うにあたって、どのようなツールを導入すればよいのでしょうか。まずは、その辺りについて解説します。
リモートコミュニケーションツール
1つ目に挙げられるのは、リモートコミュニケーションツールです。リモートコミュニケーションツールと一口に言ってもさまざまなものがあり、それぞれに「チャット」や「音声通話」「動画通話」といった機能が搭載されています。
仕事を行うにあたってコミュニケーションが完全に不要という例は少なく、ある程度何かしらのコミュニケーションが必要となるでしょう。直接的に顔を合わせることのできないリモートワークであるからこそ、リモートコミュニケーションに適したツールが必須となります。
ファイル共有ツール
ファイル共有ツールも、テレワークには必須と言えるでしょう。ファイル共有ツールは「ファイルを複数人で共有できる」ものですが、これを活用することでリモートで多人数が参加するプロジェクトを進めることができます。
ただ単にファイルを共有するものもあれば、バージョン管理まで行ってくれるものまで多種さまざまです。自社が抱えているプロジェクトに都合のよいものを選びましょう。
進捗管理ツール
進捗管理ツールを活用すれば、参加メンバーがリモート状態にあるプロジェクトの進捗を明確に管理・共有することができます。スケジュールをメンバー間で共有するのはもちろん、今現在「誰が何を行っているか」といった予定まで管理することができるでしょう。
こちらも、ツールによって搭載機能が異なります。シンプルにスケジュールの管理（納期設定など）を行うだけのものもあればそれを視覚化できるもの。加えて、各メンバーのスケジュールや作業状況までを管理・共有できるものもあります。
グループウェア
グループウェアを導入することで、ナレッジの蓄積や社員間のコミュニケーションを促すことができます。グループウェアの機能にはさまざまなものがありますが、主なものとして下記が挙げられます。
- スケジュール管理
- ドキュメント管理
- タスク管理
- コミュニケーション機能
グループウェアには、業務遂行における包括的な機能が搭載されているのが特徴です。コミュニケーション機能だけを見たらチャットツールや社内SNSの方が優れているかもしれませんが、その他の機能と組み合わせることでグループウェア独自の使い方も考えられるでしょう。
テレワークにおいて、社内の情報を包括的に提供してくれる心強いツールです。
無料のものと有料のもの、どちらを選ぶべきか
世の中には無料で使えるツールもあれば有料のものも存在します。両者は一体どのような点が異なるのでしょうか。
無料ツールのメリットとデメリット
無料ツールのメリットとしては、何と言ってもコストがかからない点でしょう。有料のツールを導入すれば確かに業務効率は上がるかもしれませんが、その分コストがかかるため費用対効果を気にしなければなりません。
一方、無料で導入したものであればその心配は不要であり、効果がなければいつでも従来の体制に戻すことができます。コストがかからないことによる導入の容易さ、テストのしやすさといった利点も合わせて考えられるでしょう。
対して、無料ツールのデメリットとしては機能制限が設けられている点が挙げられます。中には無料で全ての機能が使えるものも存在しますが、通常はユーザー数や容量などに制限が設けられており、あくまでお試しといった立ち位置になります。
この場合、「現場に馴染むかどうかは無料で試し、本格運用は有料で」といった導入になるでしょう。いずれにせよ、コストがかかる前にある程度現場との相性を測れるのは利点以外の何物でもありません。
有料ツールのメリットとデメリット
有料ツールのメリットとしては、無料のものに比べ機能やスペックが優れている点が挙げられます。利用ユーザー数や使える容量、機能が比較にならないくらい向上するものが多いでしょう。
無料ツールが「お試し」的立ち位置なのであれば、有料ツールは「本格運用」的立ち位置になります。それだけに、幅広いスタイルのチームに適した設定がなされており、一層の業務効率向上が見込めます。
対して、有料ツールのデメリットはコストがかかる点にあります。前述の通り、コストがかかるということは導入後にそれを上回るパフォーマンスを期待しなければならず、そのせいで運用の柔軟性が損なわれてしまう面もあるでしょう。
本格導入前に無料版でテストできればよいのですが、中には即コストが必要になるツールもあるかもしれません。そういったものを導入する場合、もし「使い物にならなかった」という結果になればサンクコストが発生する形になります。
最初は無料で試し、本格運用で有料に切り替えるのも手
おすすめの導入方法としては、なるべく最初は無料版を試し、感触が良ければ有料版に切り替えるというやり方です。このやり方であればコストをかけずに小規模テストを行うことができ、必要とあらば元の環境に戻すことも容易です。
最初から大規模に運用してしまうと、費用対効果を考えなければならず、本来の効率化とは逆の方向にベクトルが向いてしまう恐れもあるでしょう。
ツールを選ぶ際のポイント
では次に、ツールを選ぶ際のポイントについて解説します。テレワークのためのツールは、どのように選んだらよいのでしょうか。
自社のニーズを明確にする
第一に、自社のニーズを明確にすることが大事です。
- 自社にとってのテレワークはどのような位置づけなのか
- テレワークの目的を達成するためにどのような機能が必要なのか
あたりを明確にしなければ、何を選ぶべきかが不明確になってしまうでしょう。たとえば、下記のような例が挙げられます。
- コミュニケーションを重視したいので、ストレスのないチャットや通話ができるツールがほしい
- 使用するツールを統一し分かりやすくしたいので、多機能なものがほしい
この辺りはケースバイケースになるため、自社のニーズをしっかりと掘り起こしましょう。
費用（労力）対効果を重視する
ツールを導入する際は、費用対効果を重視することが大事です。ツールやシステムの導入には相応の労力やコストが発生しますが、それらを拠出した結果どうなったかを計測しなければ効果測定ができません。
「導入後は柔軟に活用し、駄目ならそれまで」という考え方もありますが、失敗したらしたで「何が悪かったのか」を積み重ねる必要があります。失敗の原因を突き止め記録しておくことで、後に活かすことができます。
将来性を鑑みる
ツールやシステムを導入する際は、将来性を鑑みるのも大事なポイントです。利用しているツールやシステムが途中でサービスを中断してしまうと、また新しいものを探さなければなりません。
どのツールがどのように運用されるかは誰にも分かりませんが、なるべく汎用性の高いものを導入するのがベターでしょう。もちろん、汎用性の高さを重視しすぎて本来必要な機能が搭載されていないようでは本末転倒です。
自社のニーズと汎用性を天秤にかけ、総合的に判断しましょう。
テレワークにおすすめのツール
それでは、最後にテレワークにおすすめのツールをいくつかご紹介します。どれも大変便利かつ有名なツールなので、上手く活用すれば業務効率向上が見込めるでしょう。
Slack
Slackはビジネスシーンで広く使われているチャットツールです。リモート状態であってもチャンネルを開設してメンバーと繋がることができ、リアルタイムでコミュニケーションを行うことができます。
有料プランと無料プランが容易されており、小規模なチームであれば無料プランで事足りるかもしれません。有料に移行すると、1対1を超えた複数人での音声通話やビデオ通話を行えたり、より便利な機能を使うことができるようになります。
G Suite
G SuiteはGoogle社が提供しているビジネスツールです。GmailやGoogleDriveを既に仕事に活用している人も多いのではないかと思いますが、G Suiteを利用することで一体どのような点が変わるのでしょうか。
それは、全体管理が可能になるという点です。GmailやGoogleDriveといったサービスは無料で利用できるため、「わざわざ有料版のG Suiteを使う必要はない」と考える人も多いかもしれません。
しかし、無料版のGoogleサービスはそれぞれのアカウントが独立しており、それらをグループ管理することができません。そのため、利用者一人ひとりの注意が不足している場合、容易に情報漏洩の恐れが発生します。
G Suiteであればそれらをまとめて管理することができ、セキュリティの設定が可能です。「閲覧は社内のみに限定する」「特定の人間に限定する」といった使い方も可能になるため、導入することでセキュリティリスクの低減が見込めるでしょう。
Dropbox
Dropboxは、ビジネスシーンでもそれ以外でも幅広く使われているクラウドストレージサービスです。Dropbox上に必要なファイルをアップロードしておけば、出先からスマホやタブレットといった端末で閲覧・編集が可能になります。
それだけでなく、特定のファイルを全体公開したり共有することもできます。無料で活用することもできますが、有料版に移行することでストレージ容量やセキュリティの向上といったサービスを受けられます。
Microsoft365
Microsoft365は、Windowsを開発しているMicrosoftからリリースされているビジネスアプリケーション群です。プランを契約すれば、文書作成ソフトであるWordや表計算ソフトのExcelなどが利用可能です。
その他にもチームコミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージであるOneDriveをセキュアに利用することができます。テレワークにおける強い味方になってくれるでしょう。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブ上でマークダウンを利用可能にする拡張サービスです。マークダウンとは一種の記法方式のことであり、活用すれば簡易的な記述で見栄えのよい文書を作成することが可能です。
テレワークでは、多様な環境からシステムやツールにログインされることが想定されます。汎用性の高いマークダウンであれば、どの端末から見てもある程度レイアウト崩れを防ぐことができます。
まとめ
テレワークを行うにあたり、ツールの活用は欠かせません。リモートコミュニケーションにせよファイルや情報の共有を行うにせよ、それに適したツールが必須です。
自社やチームの特性に合ったツールを見極め、テレワークを成功に導きましょう。