営業活動を効率化したい！そのための方法やシステム導入のメリットを解説
営業活動は、自社の売上を立てるためには欠かせない業務です。しかし、「いまいち営業の効率化ができない」「そもそも何をどうすればいいのか」という点に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、営業活動効率化の方法を具体的に解説します。
営業活動を効率化したい！その方法は？
営業活動を効率化するための方法には、一体どのようなものがあるのでしょうか。まずはその辺りについて見ていきたいと思います。
ワークフローを見直す
まず考えたいのは、「ワークフローの見直し」です。ワークフローというのはいわゆる業務の流れのことであり、ここに省けそうなものがあるかどうかをチェックします。
営業活動の場合、通常は「見込み客の獲得」や「アプローチ」「クロージング」など、重要なワークフローが大半を占めているのではないでしょうか。その場合は大きなワークフローを省くのではなく、一つ一つのワークフローを細分化し、その中で省略できそうなものがないかどうかをチェックすることをおすすめします。
営業活動の目的は、売上を立てることです。売上に繋がる可能性の低い業務は排除し、効率的な業務に注力しましょう。
無駄を減らす
業務の中に無駄がある場合、それを省くことも重要です。上述したワークフローの見直しと重複する点があるかもしれませんが、無駄を削ることこそ業務効率化への第一歩です。
たとえば、とある業務を行う際に必ず自社に戻らないといけない決まりがある場合、それは無駄に含まれるかもしれません。「何のために自社に戻る必要があるのか」という点を突き詰め、代替できる手法を探しましょう。
専用のシステムやツールを導入する
営業活動効率化の最たる手法は、専用のシステムやツールを導入することです。現在はインターネットやテクノロジーの発展により、多くの業務をITに置き代えることができるようになりました。
営業活動もその例に漏れないため、SFAやMA・CRMといったシステムを導入すれば、大きな効率化に繋がるでしょう。従来は人の手で行わなければならなかった業務をシステムが代替してくれるのはもちろん、インターネットに繋がっていればどこからでもシステムにアクセスすることができるようにもなります。
すなわち、出先から必要な情報を得たり、業務を行えるようになることを意味します。
営業活動において減らすべき「無駄」
では、次に営業活動において減らすべき「無駄」について考えてみましょう。上述の通り、「営業活動の効率化」＝「営業活動の無駄を減らす」と言い換えることもできます。会社によっては下記のような点が必ずしも無駄になるとは限りませんが、多くの場合削減した方が業務の効率化に繋がるのではないでしょうか。
移動時間
顧客を訪問することは。立派な営業活動の一環です。しかし、移動時間には具体的な業務を行えないため、無為に過ごしているケースも多いのではないでしょうか。
移動時間を考える際には、移動時間そのものを減らすか、もしくは移動時間にも仕事ができるシステムを整えることが大事です。顧客への不必要なアプローチを減らしたり、後述するシステムの導入などが解決策として考えられるでしょう。
しかし、特別用がない場合でも相手の顔を見に行くことによって決まる商談もあるため、必要不要の線引きが難しい場合もあります。
社内でしかできない業務
社内でしかできない業務も「無駄」の一環となりえます。昨今はコンプライアンスの関係もあり、機密情報の持ち出しが難しく、それらを必要とする業務は社内でしか行うことができないかもしれません。
しかし、そうでないものまで一律に社内に縛る必要はないでしょう。業務効率化を考えるのであれば、情報はなるべくどこからでもアクセスできるのが好ましく、簡単な業務程度であれば外からでも行えるようにした方が何かと捗るものです。
もし自社に社内でしかできない業務があるのであれば、「それは本当に社内に縛る必要があるのか」という点を一度考えてみるのもよいでしょう。
非効率的な情報共有
現代では、仕事におけるさまざまな面で情報共有を行う必要があります。それ故に、もし情報共有の方法が非効率的であれば業務を効率的に行うのは難しくなってしまうでしょう。
非効率的な情報共有とは、たとえば現地に行かないと取得できないデータがあったり、特定の個人しか知りえない情報があるケースです。このような場合は、情報を取得するために遠方に赴いたり担当者を探し回らないといけなくなってしまいます。
情報共有はなるべくスムーズに、気軽に行えることが大切です。情報取得は業務の一環ではありますが本質的な目的ではありませんので、その段階で躓いてしまっては業務に支障をきたしてしまうことが懸念されます。
専用システムを導入したらどうなる？
営業活動を効率化するための強い味方が「ITシステム」です。ここでは、専用システムを導入したら営業活動がどのように変化するのかについてご説明します。
外出時の隙間時間に雑務をこなせる
専用システムはクラウド上に設置されているものも多いため、インターネットにさえ繋がればどこからでもアクセス可能です。すなわち、外出時の隙間時間等でも業務をこなせるようになるということです。
出先で本格的な業務を行うのは難しいかもしれませんが、経費精算や簡単な日報の記載等であれば問題なく行えるでしょう。また、相手先で商談を行った際、記憶が確かなうちに記録しておくという使い方も可能です。
そうすることにより情報が正確になるだけでなく、帰社する前に先方から連絡があったような場合でもある程度は対応が可能になります。
データベースから営業に必要な情報を素早く取得できる
システムのデータベースには、多種様々なデータが格納されています。それらを営業活動に用いれば、より効率的なアプローチや提案が可能になるでしょう。
従来、営業という仕事は非常に属人性が強く、担当者によって成果が大きく異なるものでした。しかし、誰が見ても同一の意味を持つデータを参照すれば、ある程度属人性を排除し、業務の標準化を行うことができます。
営業マン一人あたりの売上が安定すれば、経営予測が立てやすくなることは言うまでもありません。システムに蓄積されたデータは営業分野だけでなく、マーケティングや商品開発にも役立てることが可能です。
課題や目標、成果の可視化に繋がる
システムを導入することにより、従来は曖昧だった部分を可視化することができるでしょう。それにより、現在の問題や課題は何か、それはどのようにすれば解決できるのかなどの明確化が期待できます。
ビジネスというのは問題解決の連続とも言われていますが、そもそもどのような問題が発生しているのかを知らなければ解決のしようがありません。システムを導入して各種データを見える化しておけば、どのような点に問題があり成長や成果を阻害しているのかが分かりやすくなります。
まとめ
営業活動の効率を上げるためには、「ワークフローの見直し」「無駄の削減」「専用システムの導入」などが効果的です。中でも専用システムを導入すれば多くの面で有用であり、営業のみならず他部門でも取得したデータを役立てることができます。
自社の営業プロセスを見直し、業務効率化を目指しましょう。