デスクワークの基本の「き」。エクセルを活用するために知っておくべき基本操作
エクセルを業務に取り入れている会社も多いのではないかと思います。しかし、「エクセルの基本操作が分からない」「より便利な使い方は？」といった疑問を抱いている人も多いかもしれません。
この記事では、エクセルの基本操作からワンランク上の使い方までを解説します。
エクセルを使いこなせば業務効率化に繋がる
エクセルを使いこなすことができれば、大幅な業務効率化に繋がります。まずは、エクセルと業務効率化の関係性について見ていきましょう。
エクセルはデスクワークにほぼ必須
エクセルは、デスクワークにほぼ必須なソフトウェアといっても過言ではありません。今やビジネスに数字や計算をまったく扱わない分野を探すのは難しく、それらは通常デジタル情報にて管理されています。
アナログではなくデジタル情報で管理されている理由は、単純に扱いが楽だからです。デジタルであれば保存メディアに何かが起きない限り劣化はしませんし、コピーや編集といった作業も容易に行うことができます。
また、エクセルは表計算ソフトといった位置づけであることから、数字や計算を扱うのが非常に得意です。入力したデータから特定の属性を抽出して合計値や平均値を割り出すといった作業を人の手で行うのは大変ですが、エクセルであれば（正しいデータが入力されていれば）瞬時に計算できるでしょう。
上手く活用できれば大幅な業務効率化
それ故に、エクセルを上手く活用することができれば、大幅な業務効率化が可能です。エクセルはセルという単位で数字やデータを管理するのですが、セルには数値や計算式、関数といったさまざまな情報を入力することができます。
単に数値を入力しただけでは何も起こりませんが、「特定範囲の合計値を算出する」や「今季の売上と前年度の売上を比較する」といった命令を入力しておくことで、データから結果を反映してくれるでしょう。
普段行っている業務を自動化して効率化することも可能ですが、役立ちそうな指標を割り出して分析に活用することもできます。
機能が非常に多いため、使いこなすためには勉強が必須
そのように業務活用すれば非常に有用なエクセルですが、その分搭載機能が非常に多く、使いこなすためには勉強が必要と言えるでしょう。基礎的な機能のみであれば覚えるのはそれほど難しくありませんが、計算や分析といった部分までしっかり手を入れるのであれば本格的に学ぶ必要があります。
とはいえ、業務に関係のない部分まで勉強するのは逆に効率が悪くなってしまいます。「自分はエクセルをどのように業務に活用したいのか」「そのためには一体どのような機能を使えばいいのか」といった部分を明確にすることで、エクセルの迅速な業務活用が可能となるでしょう。
知っておきたいエクセルの基本操作
それでは、次に知っておきたいエクセルの基本操作について解説します。一つずつ見ていきましょう。
オートフィル
エクセルを活用する上で非常に便利な基本操作の一つに「オートフィル」というものがあります。オートフィルとは、たとえば「1月1日」と入力したセルをオートフィルでコピーすると、「1月2日」「1月3日」・・・のように自動的に値を繰り上げていってくれる機能です。
規則的かつ連続している値をいちいち入力するのは手間がかかりますが、オートフィルを活用すれば瞬時に作成可能です。
セルのコントロール
エクセルにおいて数値ほかさまざまな値を入力するフィールドのことを、「セル」と呼びます。セルに入力した値は通常黒字で表示されますが、文字の色や背景色を変更することも可能です。
さまざまな装飾を施すことにより、見やすいシートを作ることができるでしょう。
コピー＆ペースト
エクセルに限らず多くのソフトやアプリで活用できる基本操作が、「コピー＆ペースト」機能です。コピー＆ペーストは同じ値をそのまま瞬時に複製することができるため、同じ値を連続して入力したり、一部変更すれば事足りる元データの複製などに役立ちます。
オートフィルと合わせて使うことで、入力にかかる手間を大きく削減できるでしょう。
シートの作成、管理
エクセルの中には複数のシートを作ることができ、それぞれに表やリストを作成することができます。シート1とシート2を別々のファイルにする必要がないため、関連するシートはまとめておいた方が何かと都合がよいでしょう。
作成したシートは名称を変更したり、削除することも可能です。
数式
なぜエクセルが便利かという理由の一つに、数式を入力できる点が挙げられるでしょう。特定のセルとセルを組み合わせて四則演算を行ったり、式さえ指定すればさらに複雑な計算を行うことも可能です。
数式をマスターすることで、表計算ソフトとしての本領を発揮することができます。他の機能も十分に役立つものではありますが、まずはセルを指定した数式の使い方を学ぶのがエクセルを業務活用するコツと言えるでしょう。
印刷・保存
他のソフトウェアと同様、作成したシートは印刷および保存が可能です。エクセルは基本的にソフト内で情報を完結させることが多いツールですが、場合によっては印刷した書類を資料として活用することも考えられるでしょう。
その際に大事なのは、印刷することが前もって分かっているのであれば、最初から印刷用のレイアウトを組んでおくことです。エクセルはワードなどと異なり、最初から印刷用のレイアウトにはなっていないため、印刷する段階で思わぬミスが発覚するかもしれません。
ワンランク上のエクセル活用術
最後に、ワンランク上のエクセル活用術をご紹介します。基礎的な操作をマスターしたら、次に学んでみてはいかがでしょうか。
オートフィルター
オートフィルターを活用することで、必要なデータを容易に抽出することができます。設定すれば見出しの部分がフィルター化され、項目を選ぶことによって該当するデータのみの表示がなされます。
「特定カテゴリのデータを参照したい」といったシーンに便利な機能です。
関数
エクセルをエクセルたらしめている機能の一つに、関数が挙げられるでしょう。関数とは、「ある値に対して特定の処理をした値を返す」ものであり、たとえば、「入力した値の合計値を返す」「入力した値を小数点切り捨てして返す」といったものがあります。
活用するのは少々難しいかもしれませんが、関数を使いこなすことでワンランク上のエクセル活用が可能となります。特に、数字や計算をよく扱う業務の場合、学んでおいて損はないでしょう。
VBA
VBA（Visual Basic Applications）もエクセルの機能の一つではありますが、プログラミング言語の一つといっても過言ではありません。それゆえに使いこなすには相当の学習が必要となりますが、活用すれば定形処理の自動化などが可能となるため、業務効率化の恩恵は大きいでしょう。
ただ、業務内容によっては「学んだが使わなかった」ということも考えられます。VBAに限らず習得が難しいものは、先に「学ぶべきかどうか（効率化に繋がるかどうか）」といった観点で判断しておくことが大事です。
まとめ
エクセルは非常に便利なソフトですが、その分搭載されている機能も膨大な数になります。「何を学ぶべきか」を明確にし、無駄のない学習を行いましょう。