社内面談の役割とは？ツールを用いて社内面談の効果を最適化しよう
社内面談は、何のために行うべきでしょうか。この記事では、社内面談を行う理由や効率化のポイント、そして社内面談の成果を向上させるツールについて解説します。
社内面談を正しく行うことで、面談する側とされる側双方に好ましい影響を及ぼせるでしょう。
社内面談は何のために行うのか
社内面談は何のために行うのでしょうか。まずは、社内面談の主な役割について解説します。
従業員のモチベーションアップ
社内面談を行う目的の一つは、従業員のモチベーションアップです。社内面談で従業員と仕事について建設的な意見交換を行うことで、双方の仕事に対する意識を高めることができます。
面談される側の意識が高まると同時に、面談する側の認識向上にも役立ちます。実際に話をすることで、互いの仕事に対する価値観や意識を共有できるからです。
人事評価の質の向上
社内面談を行うことで、人事評価の質を向上させられます。人材をどのように評価するかは各社ともに工夫していますが、それが正しいかどうか、そして評価される側が納得しているかどうかはなかなか分かりづらいものがあります。
絶対に正しい評価方法はありませんが、評価する側とされる側双方のコミュニケーションが大事です。自身に割り当てられた業務をどのように捉え、どのような目標を設定し、どのように達成したか。
および、それを通して今後どのようなキャリアプランを描いているか、などは実際に面談をしないと理解が及ばないのではないでしょうか。評価者がそこまで知る必要はないかもしれませんが、共有することでメリットが生じるのであればその限りではありません。
価値観の共有
社内面談を行うことで、改めて価値観の共有を促せます。普段から共通した価値観に基づいて業務を行っているかとは思いますが、価値観や意識は意図的に調整しない限り微妙なズレが生じるものです。
最初は微妙なズレだったものが、時間経過と共に修復不可能な溝になることも珍しくありません。定期的に面談を行い、自社および従業員が何を目指しているのかを確認し共有することが大事です。
社内面談を効率的に行うポイント
では次に、社内面談を効率的に行うポイントについて解説します。下記のような点を鑑みて社内面談を行えば、時間や成果効率の向上に繋がります。
口頭のみではなく、内容やフィードバックを記録する
口頭のみで終わらせるのではなく内容やフィードバックをしっかりと記録することで、社内面談の効果を上げることができます。社内面談に限らず多くの場面で言えることですが、記録をとることにより後から振り返ったり、新しい方法を試すことができるからです。
記録を取らない場合、業務の進行や成果は該当者の記憶を頼りにすることになるでしょう。当人の記憶が正しければよいのですが、そうでない場合は事実に基づかない根拠によって業務が進められてしまう恐れがあります。
また、業務の属人性が高まり、特定の人員がいないと業務の進行に支障が出ることにもなりかねません。しっかりと記録をとり共有知として積み上げることで、組織全体にノウハウや情報を集約させられます。
場合によってはオンラインで行う
社内面談をオンラインで行うことにより、さまざまなメリットが生じます。オフラインで行うかオンラインで行うかはケースバイケースですが、たとえば下記のような場合はオンラインを推奨できるでしょう。
- 双方のスケジュールが合わない場合
- 改めて記録を残すのが難しい場合
- 対面でのコミュニケーションに問題が生じる場合
面談をする側とされる側のスケジュールが合いづらい場合、オンライン面談が視野に入ります。オンラインであれば場所を同じくする必要はありませんし、やり方によってはリアルタイムで行う必要もないからです。
改めて記録を残すのが難しい場合にもオンラインを検討しましょう。オンラインで行われた面談は自動的にデジタル保存されることも多いため、それがそのまま記録になるからです。
そして、何らかの理由で対面のコミュニケーションが難しい場合にもオンラインは有用です。
ツールを活用する
ツールを活用することで、社内面談の効率化を図れます。どのようなツールを用いるかは場合によって異なりますが、一例として下記のようなものが挙げられるでしょう。
- ドキュメント作成ツール
- 情報共有ツール
- コミュニケーションツール
面談の記録を残すには、ドキュメントを作成するのが効果的です。作成したドキュメントを効果的に共有することにより、価値観や意識の再確認に役立ちます。
また、オンラインで面談を行う場合、オンラインでコミュニケーションが可能なツールを用いる必要があります。
社内面談の内容をツールに記録する際の注意点
続いて、社内面談の内容をツールに記録する際の注意点について解説します。
閲覧権限を適切に設定する
社内面談の内容はプライバシーが多分に含まれるため、適切な閲覧制限を設ける必要があります。場合によっては関係者全員に公開するやり方もありますが、公開された方はあまり気持ちのよいものではないでしょう。
アクセス権を設定し、当人および管理者（面談者）のみ閲覧可能にするのがベターです。そうすることで、当人はいつでも自身の過去の面談内容を確認することができ、仕事に対するモチベーションを保つ効果が見込めます。
社内面談の内容次第ですが、記録を取りフィードバックを得ることで、よりよい社内面談のやり方も模索できるでしょう。
見やすく分かりやすいレイアウトを施す
面談内容を記録したドキュメントは、見やすく分かりやすいものであることが求められます。そのためにも、一目で階層構造が理解できるレイアウトを施す必要があるでしょう。
ドキュメント作成ツールを活用することで、容易に見栄えのよいレイアウトを作成可能です。中でもMarkdownという記法を使えば、簡単な記述で汎用性の高い階層的なドキュメントを作成することができます。
どのようなフォーマットを使えばいいか迷っている場合、利用を検討してみてはいかがでしょうか
クラウドサービスを活用すれば、管理を効率化できる
クラウドサービスを利用することで、ドキュメントの管理を効率化できます。クラウドサービスでは自社でなくベンダー側のクラウドサーバーにアプリやデータを保管するため、インターネットに繋がればどこからでもアクセス可能です。
多くのクラウドサービスは汎用的に設計されているため、閲覧環境を限定しません。自宅やオフィスからはPCで、出先からはスマホでアクセスすれば、スキマ時間を有効に活用できるでしょう。
クラウドを活用したドキュメント管理サービスの一つに、Type.mdがあります。Type.mdを利用すれば、Markdown形式で作成されたドキュメントをGoogleドライブで扱えるようになります。
ドライブ側で権限設定をすればドキュメントが必要以上に公開されることもないため、安心して使えるのもメリットです。
まとめ
社内面談を正しく行えば、面談をする側にとってもされる側にとっても好ましい効果が得られます。面談内容を記録および適切に管理し、社内面談の成果効率を向上させましょう。